Annexe 4c: Référentiel des livrables (Programme)
Ce document contient la liste des livrables documentaires prévus dans le cadre de la gestion des programmes. Ils sont basés et adaptés à partir des résultats selon HERMES 2022.
Liens de téléchargement
Merci de télécharger les documents et ne pas les éditer directement depuis le dépôt SharePoint online.
L'information [CODE ABVPG] présente dans l'en-tête des pages est à modifier dans la propriété "Objet" des documents.
Phase: Conduite
Conduite du programme
Ce livrable générique est un regroupement de plusieurs livrables HERMES utiles, voire requis, pour la gestion et le suivi du programme. Chacun de ces livrables est présenté sous la forme d'un référentiel (tableau) avec des exemples de contenu.
Référence HERMES 2022: Expériences acquises dans le cadre du programme, Liste de l'état des modifications du programme, Liste des décisions relatives au programme, Liste des parties prenantes
Recommandation MPRO: obligatoire pour le suivi des activités et des décisions du programme.
Règle de nommage: CODE_ABVPG_ConduiteProgramme.xlsx
Présentation pour le COPIL
Ce livrable est un modèle de présentation de base pour les comités de pilotage.
Référence HERMES 2022: N/A
Recommandation MPRO: obligatoire pour les séances de comité de pilotage, à adapter selon le contexte de la séance.
Règle de nommage: CODE_ABVPR_CoPil_aaaammjj_Presentation.pptx
Procès-verbal
Le procès-verbal documente d'une part les décisions prises et les mandats qui ont été donnés ou pris lors d'une réunion ou d'une discussion, et d'autre part les processus de conduite et d'exécution importants qui devront être retracés ultérieurement si nécessaire. Les points importants de discussion et d'action sont consignés. Les mandats définis dans le procès-verbal sont gérés dans une liste des points en suspens. De manière générale, le recueil de tous les procès-verbaux permet d'assurer la traçabilité des décisions, des procédures et des processus.
Référence HERMES 2022: Procès-verbal
Recommandation MPRO: obligatoire pour les séances de comité de pilotage, facultatif pour les autres (mais notes obligatoires).
Règle de nommage: CODE_ABVPR_[TypeSeance]_aaaammjj_PV.docx (remplacer [TypeSeance] par le type de séance, ex. CoPil)
Mandat de travail du programme
Le mandat de travail contient toutes les informations pertinentes pour l'exécution d'une tâche. Avec ce document, le chef de programme délègue des tâches aux collaborateurs du programme dans le cadre de la planification, de la conduite, de l'information et du contrôle. Les mandats de travail peuvent être octroyés à l'interne ou à l'externe. Les éventuels mandats spécifiques à la solution doivent être convenus au préalable avec le représentant des utilisateurs.
Référence HERMES 2022: Mandat de travail du programme
Recommandation MPRO: obligatoire pour lancer un projet ou une mission dans le cadre d'un programme.
Règle de nommage: CODE_ABVPG_MandatTravailProgramme.docx
Phase: Initialisation
Mandat d’initialisation du programme
Le mandat d'initialisation du programme constitue la base formelle pour la libération de la phase d'initialisation. Il s'agit d'un accord entre le mandant et le chef de programme pour la phase d'initialisation.
Référence HERMES 2022: Mandat d'initialisation du programme
Recommandation MPRO: facultatif, selon les dispositions prises en amont du démarrage du programme.
Règle de nommage: CODE_ABVPG_MandatInitProgramme.docx
Analyse des bases légales du programme
L'analyse des bases légales décrit les bases légales existantes pour le résultat du programme ainsi que l'éventuelle nécessité de les modifier. Une attention particulière est accordée aux exigences légales communales, cantonales, nationales et, le cas échéant, internationales ainsi qu'aux exigences relatives aux produits et à la réglementation que la solution envisagée doit respecter, y compris ses répercussions sur les systèmes environnants (conformité des produits) (Product Compliance).
Référence HERMES 2022: Analyse des bases légales du programme
Recommandation MPRO: facultatif, selon les dispositions prises en amont du démarrage du programme.
Règle de nommage: CODE_ABVPG_BasesLegalesProgramme.docx
Mandat d’exécution du programme
Le mandat d'exécution sert de cadre et de base contraignante pour l'élaboration de la solution ainsi que pour la clôture subséquente du programme et permet la poursuite de ce dernier. Il contient toutes les données essentielles spécifiques à la solution ainsi que des indications sur la manière de procéder dans les phases suivantes. Il s'agit d'un accord contraignant entre le mandant et le chef de programme.
Référence HERMES 2022: Mandat d'exécution du programme
Recommandation MPRO: obligatoire pour libérer la phase d'exécution du programme.
Règle de nommage: CODE_ABVPG_MandatExecProgramme.docx
Phase: Exécution
Phase: Clôture
Appréciation finale du programme
L'appréciation finale du programme constitue la base de la décision concernant la clôture du programme. Elle résume les appréciations finales des projets et apporte des compléments concernant la conduite et le pilotage du programme. Elle fournit au mandant du programme une comparaison entre les objectifs visés et les objectifs du programme et des procédures en matière de contenus, délais et coûts. Les contenus des résultats des expériences acquises sont documentés sous forme résumée. L'évaluation définit aussi le contenu et les délais du contrôle de la réussite du programme.
Référence HERMES 2022: Appréciation finale du programme
Recommandation MPRO: obligatoire pour valider la clôture du programme.
Règle de nommage: CODE_ABVPG_EvalFinaleProgramme.docx