Documentation MailPoet

L’outil MailPoet est une extension WordPress pour créer et gérer l’envoi de newsletter. Après le réglage de l’extension par le CI, vous êtes prêt-e à l’utilisation de cet outil !

Afin de créer une newsletter, trois composantes sont nécessaires :

• des abonné-e-s (les personnes à qui je souhaite envoyer ma newsletter)
• une liste (le regroupement de mes abonné-e-s)
• un mail (la newsletter en tant que telle)

Les abonné-e-s

Vos abonné-e-s sont absolument nécessaires, créer une newsletter sans personne à qui l’envoyer ne fait aucun sens. Il existe trois manières d’obtenir ces personnes dans votre base de données :

• Ajouter une liste de diffusion de l’Université
• Ajouter manuellement chaque personne, les unes après les autres
• Créer un formulaire d’inscription à la newsletter

 

La première solution est la plus simple et la plus rapide, mais reste soumise à la validation des gestionnaires de liste à chaque envoi. Assurez-vous au préalable que vous soyez autorisé-e à transmettre des emails via ces listes. La deuxième solution, bien que simple, reste chronophage. Elle est à privilégier si vous souhaitez envoyer votre newsletter à un groupe restreint de personnes (entre 5 et 50). La troisième et dernière solution est celle la plus employée. Vous vous êtes déjà sûrement inscrits à une newsletter sur un autre site, puis reçu ces mêmes newsletters. Cette inscription s’effectue par le remplissage d’un formulaire ; et donc requiert la rédaction de ce formulaire au préalable.

 

Les listes

Chaque newsletter est envoyée à tous les abonné-e-s compris dans une liste ; d’où l’intérêt de bien composer sa liste. L’intérêt premier d’avoir plusieurs listes consiste à pouvoir envoyer des newsletters avec un contenu spécifique au destinataire. Ainsi, il devient aisé d’envoyer les nouvelles spécifiques aux doctorant-e-s, étudiant-e-s, partenaires institutionnels, etc.

Les formulaires

Il existe différents types de formulaires : pour s’inscrire à la newsletter, se désinscrire et concernant la RGPD. Celui qui va nous intéresser particulièrement est celui d’inscription.

Afin de permettre à tout un chacun de s’inscrire à votre newsletter (« Abonné-e-s », point 3), il est nécessaire de constituer un formulaire à cette fin. L’intégration de ce formulaire se fera ensuite très aisément sur votre site WordPress via la page des widgets. Il est important de noter que chaque thème WordPress est différent, et affiche les widgets différemment. Si vous ne pouvez pas intégrer le formulaire sur le côté du site (sidebar), il est fort probable que votre thème ne contienne pas d’espace pour ceci. Par contre, vous retrouverez au minimum un espace de widget dans le pied de page (footer).

Naturellement, un nouveau formulaire demande au minimum l’adresse mail de l’individu, ainsi que la liste à laquelle il/elle souhaite s’inscrire. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires tels que nom ou prénom.

Vous pouvez retrouver les étapes en détail au lien suivant : Création d'un formulaire, doc MailPoet

Les emails

Pour MailPoet, tout envoi est considéré selon un mail. Ainsi, on retrouve plusieurs éléments, certains plus pertinents que d’autres :

• Les mails de bienvenue
• Les notifications de post
• Les newsletters

Le mail de bienvenue

C’est le second contact que vous aurez avec votre abonné-e, avec donc un fort impact sur la relation clientèle future. Il consiste à la confirmation d’abonnement de la personne, directement après inscription, ou même d’envois multiples. Imaginons le cas où vous souhaitez organiser un colloque, dont vous connaissez déjà plusieurs de vos intervenants et leurs discours : le premier mail pourrait confirmer l’inscription, le second le lendemain, présenter un premier intervenant, et le troisième, le surlendemain, présenter un second intervenant.

Les notifications de post

Si WordPress est votre site principal et que vous écrivez des articles suffisamment souvent, cet outil peut vous intéresser. Ce type de mail consiste à envoyer, soit après publication d'un article, tous les jours, semaines ou mois, un résumé de l’article ou des articles de la période. Ainsi, vous pouvez tenir au courant vos abonné-e-s de vos activités.

Les newsletters

L’outil qui vous intéressera (et sûrement celui pour lequel vous lisez cette documentation). La newsletter permet d’envoyer, par mail à vos abonné-e-s l’information que vous souhaitez transmettre. Une première distinction de base peut être faite ici : la newsletter reprenant tout ou partie du contenu de votre site WordPress, et la newsletter réalisée à partir de contenu exclusivement externe.

Style et layout

Le template

La première étape de la création d’une newsletter consiste à choisir son template. Un template est un modèle, que vous avez créé ou qui est disponible, comprenant une identité visuelle ainsi que des éléments fixes qui se retrouvent dans vos différentes newsletters.

Choisir un template vide ou en reprendre un déjà existant pour le modifier peut devenir un choix épineux ; voici quelques conseils :

Le template vide est idéal pour une personne avec des connaissances graphiques soutenues, ainsi que des compétences créatrices. Ou alors une personne préférant garder un style très simple.

Pour une personne avec peu d’expérience graphique, ou en recherche d’idées, la reprise d’un modèle est le bon choix. Cela vous permet de reprendre une structure déjà éprouvée ainsi que d’apprendre/vous inspirer des possibilités offertes par MailPoet.

Style

Au niveau design, les possibilités sont quelques peu limités. En effet, seules les couleurs d’écriture (texte, titres et liens) ainsi que la couleur de fond sont à choix. Vous pouvez, cependant, également choisir la police d’écriture de ces différents niveaux de texte ainsi que l’espacement.

Le contenant (mise en page)

MailPoet vous propose deux types de mise en page, avec soit des colonnes de largeur équivalente ou d’un format 1:2 / 2:1.

Le premier format vous propose soit 1, 2 ou 3 colonnes. Le choix du nombre dépendra du style que vous souhaitez donner à votre newsletter. Pour proposer un article avec sa miniature on préférera le format en deux colonnes, de même concernant les X derniers articles.

Le style sur une seule colonne permet une lecture plus attentive du texte, de même qu’une image pourra s’afficher comme bannière.

Le second format, celui en 2 tiers gauche / 1 tiers droite, ou son contraire, permet un contenu quelque peu différent. On l’utilisera davantage pour placer un bouton (call to action) ou encore un pictogramme. Deux autres outils vous seront précieux afin de gérer la mise en page de votre newsletter :

• Spacer
• Divider

Le Spacer permet d’ajouter de l’espace là où vous le souhaiter, que ce soit dans un bloc de colonne, une colonne, ou entre des blocs. Comme il n’existe pas d’alignement vertical automatique, cet outil vous permettra d’aligner le contenu d’une colonne adjacente à la deuxième.

Le Divider remplit la même fonction que le Spacer, c’est-à-dire de séparer les contenus. La différence réside dans l’aspect visuel ; le Divider se voit par une ligne de la couleur de votre choix séparant les contenus, avec une hauteur personnalisable.

Le contenu

MailPoet vous propose 8 types de contenu qu’il est possible d’ajouter :

• Texte
• Image
• Bouton
• Social
• Posts
• Dernier contenu
• En-tête
• Pied de page

Texte

Principal outil de création de contenu, la boîte « Text » inclus un éditeur de type « wysiwyg ». Il vous sera donc possible de faire une mise en forme simple, avec l’italique, gras, souligné, liste à puce, etc. La possibilité supplémentaire de cet éditeur est l’inclusion de shortcodes propres à MailPoet. :

• Nom, prénom, adresse mail de l’abonné
• Sujet et numéro de la newsletter
• Nombre d’articles, de pages ainsi que le titre du dernier article du site
• La date automatique

Image

Comme pour WordPress ou Jahia, l’outil image permet d’inclure un visuel de votre choix qui est présent dans votre bibliothèque de médias. MailPoet laisse très peu d’options, seulement la largeur de l’image, son alignement et la présence ou non d’un padding.

Bouton

Cet outil consiste à un lien cliquable visuellement amélioré. Vous pouvez définir sa couleur, l’angle de ses bords, sa taille et sa police.

Social

Cette petite boîte permet d’afficher des icônes renvoyant à vos différentes plateformes sociales, comme Facebook, Twitter, Instagram ou même votre adresse mail. Comme toutes les plateformes ne sont pas proposées par défaut, il vous est offert la possibilité d’ajouter votre propre image.

Posts

Si vous utilisez votre site WordPress pour produire du contenu, cet outil va vous intéresser. MailPoet permet d’inclure automatiquement le contenu d’un article ou d’une page et y ajouter un lien pour lire la suite de celui ou celle-ci.

Automatic Latest Content

Cet outil vous permettra d’afficher automatiquement les derniers contenus du site, que ce soit des articles, pages ou médias. Vous pourrez choisir le nombre d’éléments à afficher de manière simple. Dans « display options » sont, par contre, très riches. Il est possible de choisir l’alignement, le style de titre, le type de « lire la suite », l’ordre d’appartition, des critères d’inclusion ou d’exclusion, etc. Si ce contenu vous intéresse, regardez dans le détails toutes les options qui vous sont offertes d’afficher ces contenus.

En-tête

L’en-tête (« Header ») est un bloc de texte standard, à la différence qu’il génère automatiquement un lien pour faire apparaître la newsletter dans le navigateur.

Pied de page

Tout comme l’outil précédent, c’est un bloc standard de texte qui incluent automatiquement deux éléments : un lien pour se désabonner (légalement obligatoire), et un lien pour gérer son abonnement.

Envoi

Lorsque votre email est prêt (ou non), vous rendre en bas de page permettra l’apparition d’une boîte de dialogue afin de :

• Sauvegarder en tant que template
• Exporter en tant que template
• Continuer l’envoi

Vous n’avez pas besoin d’enregistrer votre mail pour le continuer ultérieurement, MailPoet enregistre automatiquement vos modifications en cours de travail.

De quoi ? A qui ? De qui ? Quand ?

Pour finaliser votre envoi il est nécessaire de mentionner certaines informations.

En premier lieu, le sujet de votre mail, qui, comme pour un mail standard, apparait en gras lorsque vos abonné-e-s le voient dans leur boîte mail. En deuxième, définissez à qui vous souhaitez envoyer ce mail par la sélection d’une, ou même plusieurs listes. Troisièmement, vous pouvez spécifiez de qui provient le mail et à qui répondre ; le plus courant étant de spécifiez votre mail générique ou même un no-reply@exemple.com. Dernièrement, vous avez la possibilité de sauvegarder comme brouillon ce mail, paramétrer une date et heure d’envoi ultérieur, ou de l’envoyer directement.

Les réglages

Peu de réglages vont nous intéresser ici, bien que quelques-uns peuvent être utiles. Ils concernent principalement les réglages par défaut que l’on retrouve dans les mails, ou encore la façon dont sont traités les nouveaux abonnés et l’affichage des newsletters sur le site WordPress.

Comme nous l’avons vu, lors de l’envoi d’un mail il est nécessaire de paramétrer les coordonnées de la personne qui envoi celui-ci, et à qui répondre. Plutôt que de définir ce paramètre à chaque envoi, vous pouvez indiquer cette information par défaut dans ces réglages qui sera automatiquement reprise.

Chaque newsletter génère des statistiques, comme le nombre d’envoi réussi, le nombre d’ouverture du mail et de cliques. Ces statistiques peuvent vous être envoyées à l’adresse souhaitée ou complètement.

Les abonné-e-s également entraînent une notification pour chaque souscription. Vous pouvez choisir d’en être informé par mail à une adresse mentionnée dans les réglages.

Dernièrement, mais pas le moins intéressant, il vous est possible d’afficher automatiquement vos newsletters passées sur votre site WordPress. Pour ceci, le shortcode indiqué sous « Archive page shortcode » doit être ajouté dans une page de votre site. Si vous utilisez l’éditeur classique un simple copié/collé suffira. Par contre, avec le nouvel éditeur Gutenberg, le shortcode doit figurer dans une boîte de « code court ». Plus en détail, la possibilité vous est offerte de filtrer les newsletters selon le type de liste, par exemple pour n’afficher que la newsletter « générale » et non pas celles plus spécifiques. La sélection de la liste provoquera un nouveau shortcode spécifique à cette liste.