Fonctionnalités

Outils de gestion (accès, synchronisation)

SWITCHdrive vous permet d'accéder en tout temps à vos fichiers depuis tout type d'appareil. Pour cela, vous avez diverses solutions:

Vous pouvez utiliser l'interface web https://drive.switch.ch pour consulter, ajouter et partager vos fichiers (pas de synchronisation).
Vous pouvez installer un programme client directement sur l'appareil (Mac, Windows, Linux). Celui-ci se chargera de synchroniser vos fichiers.
Vous pouvez installer une app sur vos appareils mobiles (Android, IOS) pour consulter vos fichiers (pas de synchronisation).
Il est aussi possible d'accéder à SWITCHdrive via le protocole WebDAV par l'adresse https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/ (pas de synchronisation). Cette fonctionnalité permet notamment de synchroniser ses références avec Zotero.

La synchronisation fonctionne selon le principe suivant: si vous modifiez ou ajoutez un fichier depuis un ordinateur, l'ajout ou la modification sera d'abord répercutée sur SWITCHdrive, puis, dans un second temps, sur tous vos appareils.
Voir Premiers pas pour savoir comment mettre en place la synchronisation.

Partage

SWITCHdrive vous permet de partager avec d'autres personnes les fichiers ou dossiers qui s'y trouvent. Les opérations de partage (autorisations, droits d'accès) s'effectuent via l'interface web https://drive.switch.ch.

Le partage peut s'effectuer avec d'autres utilisateurs de SWITCHdrive. Vous trouverez ici la liste de toutes les universités et HES suisses ayant adopté SWITCHdrive: https://cloud-id.switch.ch/organizations

Il est parfaitement possible de partager fichiers et dossiers avec une personne n'ayant pas de compte SWITCHdrive. Pour cela, il suffit simplement de générer un lien via l'interface web https://drive.switch.ch, puis de l'envoyer à la personne. Ces liens permettent tant la consultation que le dépôt de fichiers. De plus, l'accès peut être protégé par mot de passe.

Voir Premiers pas pour savoir comment faire pratiquement.

Dossier de projet

SWITCHdrive permet la création de dossiers de projet. Ces dossiers sont destinés à un projet où plusieurs utilisateurs collaborent et nécessitent un endroit où stocker des fichiers, ou travailler à plusieurs sur des documents. Ces dossiers sont transmissibles et si la personne ayant faite la demande de dossier de projet venait à quitter l'université, le dossier et son contenu peut être transféré à un autre utilisateur sur demande au helpdesk.

Si vous souhaitez un dossier projet, veuillez s'il vous plait:

contacter le helpdesk, en expliquant vos besoins
il faudra nous donner un nom de projet. Le dossier sera sous la forme PROJET_nomduprojet
il faut nous donner le nom de la personne responsable du dossier. Celle-ci devra ensuite partager le dossier dans SWITCHdrive avec les personnes nécessaires.

Gestion des conflits

Lorsque SWITCHdrive est utilisé dans le cadre d'un travail d'équipe, le risque qu'un fichier se retrouve simultanément modifié par 2 personnes est réel. Ce genre de problème est nommé «conflit».

Un mécanisme est prévu pour gérer ce genre de cas de figure: si deux personnes modifient simultanément un fichier, SWITCHdrive va détecter cela et va automatiquement créer une copie du fichier. Ainsi, la première personne travaillera sur le fichier original, tandis que la seconde travaillera sur la copie. Et les deux fichiers seront enregistrés dans le système.

Ce qui n'est pas géré par SWITCHdrive, c'est la fusion des deux fichiers en un seul. Cette tâche est malheureusement dévolue à l'utilisateur.

Corbeille et historique

SWITCHdrive possède deux mécanismes permettant de conserver quelque temps des fichiers ou dossiers devenus obsolètes :

La corbeille (Fichiers supprimés): fonctionne selon le même principe que sur tout ordinateur. Lorsqu'un fichier est supprimé dans un dossier synchronisé ou depuis l'interface web, il est automatiquement déplacé dans la corbeille de SWITCHdrive.
L'historique (Versions): à chaque modification d'un fichier dans un dossier synchronisé ou depuis l'interface web, SWITCHdrive enregistre automatiquement une copie du fichier avant modification. Il est donc possible de restaurer un fichier dans un état antérieur.

Important :

Aucun de ces mécanismes n'est un moyen de sauvegarde fiable. Les fichiers doivent toujours être sauvegardés via un outil spécifique (par exemple CrashPlan).
Soyez prudent avec la restauration: la restauration d'une version antérieure d'un fichier écrasera la version actuelle.
L'espace dévolu à la corbeille et au système de gestion des versions égale 50% de votre espace restant. Donc plus votre espace SWITCHdrive est rempli, moins longtemps les fichiers seront disponibles dans la corbeille ou via le système de gestion des versions.

Suite bureautique en ligne

SWITCHdrive, via la suite OnlyOffice offre des outils de bureautique directement intégrés au service, vous permettant de gérer les fichiers Word, Excel, PowerPoint, etc. directement dans votre navigateur.

Outil de collaboration

OnlyOffice est aussi un outil de collaboration, permettant a plusieurs utilisateurs de travailler en même temps sur un même document, chaque utilisateur voyant les autres utilisateurs travailler sur le document en temps réel.

Attention, il est important que lors de la collaboration tous les utilisateurs travaillent sur le document via l'interface web. Si un seul utilisateur travaille sur le document en local, tous les changements seront perdus!

Espace utilisé

Chaque utilisateur SWITCHdrive dispose d'un quota de 100 Go.

Veuillez noter que :

Le contenu de la corbeille n'est pas pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé.
Les anciennes versions des fichiers ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'espace utilisé.
Les fichiers ou dossiers que d'autres utilisateurs partagent avec vous ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé.
Les fichiers ou dossiers que vous partagez avec d'autres utilisateurs sont pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé, y compris les fichiers qu'ils pourraient déposer.