Importation des notes MoodleExam vers Sylvia

 

Afin d’importer les notes depuis un fichier de notes généré depuis Moodle il faut copier les notes vers le fichier d’importation de note de Sylvia. Ceci est nécessaire car le fichier d’importation de notes contient des informations supplémentaires pour chaque ligne afin de garantir la cohérence de l’importation (session, modalité d’examen, code de contrôle, etc…).

PRÉREQUIS :

-               Avoir téléchargé le fichier d’importation de notes libres de Sylvia :

o    202401_biologie_E.xlsx

 

-               Avoir téléchargé le fichier de notes de Moodle déjà traité (notes arrondies au bon format) :

o   Biologie (Automne 2023) Biologie. Prof. Lavenex - Session Hiver 2024.xlsx

Afin de simplifier le processus, renommez le fichier qui contient les notes depuis Moodle (même si pas obligatoire, enlever les accents, espaces et caractères spéciaux simplifie la manipulation).

Dans cet exemple on va renommer le fichier de notes de Moodle à Biologie-202401-moodle.xlsx

LANGUE D’EXCEL :

Avant de procéder vous devez savoir si votre installation d’Excel est en français ou en anglais, cela va déterminer la formule à insérer par la suite.

 

MISE EN PLACE :

Ouvrez les deux fichiers avec Excel.

Cette manipulation est plus simple lorsqu’on peut avoir les deux fichiers sous les yeux au même temps.

 

 

 

LA FORMULE

Pour copier les notes du fichier Moodle vers le fichier d’importation on va utiliser la fonction VRECHERCHE (VLOOKUP) pour rechercher la valeur de la note saisie pour chaque étudiant (en fonction de son numéro d'immatriculation) sur la feuille exporté depuis Moodle puis l'inserer sur la colonne "E" de la feuille d'import générée depuis Sylvia.

Il faut inserer la formule suivante sur la premiere celulle de note du fichier d’importation (E8) :

Si Excel en Fr :

=SIERREUR(VRECHERCHE(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0);"Absent")

 

Si Excel en En :

=IFERROR(VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0),"Absent")

 

 

Bien sur, cette formule va changer en fonction des fichiers donc pour comprendre :

On va chercher la valeur dans D8 (Matricule) : 

VLOOKUP(D8,

Parmi les valeurs dans la feuille Vue d’ensembe du fichier Biologie-2024-01-moodle.xlsx

VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'

Qui se trouve entre les cellules A2 et F382 :

VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0)

 

On recupere la 6eme valeur de chaque ligne (colonne F du fichier Moodle) :

VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0)

Et nous voulons que ce soit un match exact :

VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0)

 

 

Si la fonction ne trouve pas le numero de matricule parmi les valeurs dans la feuille moodle, nous voulons afficher “Absent”, donc on encapsule le VLOOKUP dans une fonction IFERROR.

=IFERROR(VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0),"Absent")

 

=SIERREUR(VRECHERCHE(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0);"Absent")

 

!! Attention à la difference entre virgule et point-virgule selon la langue.

VISUELLEMENT

On peut aussi remplir les valeurs necessaires en selectionnant les colonnes correctes sur l’interface.

Il faut commencer par ecrire sur la cellule E8 : =IFERROR(VLOOKUP(

Puis on selectionne la valeur à chercher D8 et on rajoute une virgule

On selectionne alors les celulles sur le fichier moodle où l’on veut trouver les valeurs en cliquant sur A2 puis avec la touche “SHIFT” pressée sur F382:

On rajoute encore la virgule, la valeur qu’on va inserer (6èmevaleur, colonne F), le match exact et on ferme la parenthese.

=IFERROR(VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0)

Et on fini avec la valeur par defaut du IFERROR puis cliquer sur la coche verte a gauche de la formule :

=IFERROR(VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0),”Absent”)

 

Vous devriez voir la note qui s’affiche, si ce n’est pas le cas, il faut changer le type de la colonne en "Standard" (General en anglais) en cliquer à nouveau sur la coche verte.

Une fois la formule est juste, tirez le petit carré vert vers bas de la cellule pour appliquer la formule aux reste des lignes:

 

IMPORTATION DU FICHIER DANS SYLVIA

Vous pouvez desormais l’ancer l’importation normalement depuis la page “Saisie de notes via fichier Excel”.