Importation des notes MoodleExam vers Sylvia

Afin d’importer les notes dans Sylvia depuis un fichier de notes généré par Moodle, il faut copier les notes vers le fichier d’importation de note de Sylvia. Ceci est nécessaire car le fichier d’importation de notes contient des informations supplémentaires pour chaque ligne afin de garantir la cohérence de l’importation (session, modalité d’examen, code de contrôle, etc…).

Pré-requis :

• Avoir téléchargé le fichier d’importation de notes libres de Sylvia :
  • exemple : 202401_biologie_E.xlsx

• Avoir téléchargé le fichier de notes de Moodle déjà traité (notes arrondies au bon format) :
  • exemple : Biologie (Automne 2023) - Session Hiver 2024.xlsx

Afin de simplifier le processus, renommez le fichier qui contient les notes depuis Moodle (même si pas obligatoire, enlever les accents, espaces et caractères spéciaux simplifie la manipulation).

Dans cet exemple on va renommer le fichier de notes de Moodle à Biologie-202401-moodle.xlsx

Langue d'Excel

Avant de procéder, vous devez savoir si votre installation d’Excel est en français ou en anglais car ceci va déterminer la formule à insérer par la suite.

 

Mise en place

Ouvrez les deux fichiers dans Excel.

Cette manipulation est plus simple lorsqu’on peut avoir les deux fichiers sous les yeux au même temps.

 

Formule à utiliser

Pour copier les notes du fichier Moodle vers le fichier d’importation, nous allons utiliser la fonction XRECHERCHE (XLOOKUP) pour rechercher la valeur de la note saisie pour chaque étudiant·e (en fonction de son numéro d'immatriculation) sur le fichier exporté depuis Moodle, puis l'insérer sur la colonne "E" du fichier d'import générée depuis Sylvia.

Il faut insérer la formule suivante sur la premiere cellule de note du fichier d’importation (E8) :

Si Excel est en français :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xls]Notes'!$I:$I,"Absent")

Si Excel est en anglais :

=XLOOKUP(TEXT(D8,"@"),TEXT('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$I:$I,"Absent")

Cette formule va changer en fonction des fichiers, donc voyez ci-dessous pour les détails.

On va chercher la valeur de la cellule D8 (Matricule) : 

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@")

... parmi les valeurs dans la feuille "Notes" du fichier "Biologie-2024-01-moodle.xlsx" :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'

... qui se trouvent dans la colonne C :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@")

... puis on récupère les valeurs (notes) depuis la colonne  I du fichier Moodle :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xls]Notes'!$I:$I

Si la fonction ne trouve pas le numero de matricule parmi les valeurs dans la feuille moodle, nous voulons afficher “Absent” :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xls]Notes'!$I:$I,"Absent")

Attention à la difference entre virgule et point-virgule selon la langue.

Finalement, recopier la cellule E8 vers le bas jusqu'à la fin  du tableau.

Vous pouvez desormais l’ancer l’importation normalement depuis la page “Saisie de notes via fichier Excel”.