Importation des notes MoodleExam vers Sylvia

Afin d’importer les notes dans Sylvia depuis un fichier de notes généré par Moodle, il faut copier les notes vers le fichier d’importation de note de Sylvia. Ceci est nécessaire car le fichier d’importation de notes contient des informations supplémentaires pour chaque ligne afin de garantir la cohérence de l’importation (session, modalité d’examen, code de contrôle, etc…).

 

Pré-requis :

 

• Avoir téléchargé le fichier d’importation de notes libres de Sylvia :
  • exemple : 202401_biologie_E.xlsx

• Avoir téléchargé le fichier de notes de Moodle déjà traité (notes arrondies au bon format) :
  • exemple : Biologie (Automne 2023) - Session Hiver 2024.xlsx

Afin de simplifier le processus, renommez le fichier qui contient les notes depuis Moodle (même si pas obligatoire, enlever les accents, espaces et caractères spéciaux simplifie la manipulation).

Dans cet exemple on va renommer le fichier de notes de Moodle à Biologie-202401-moodle.xlsx

 

Langue d'Excel

 

Avant de procéder, vous devez savoir si votre installation d’Excel est en français ou en anglais car ceci va déterminer la formule à insérer par la suite.

 

Mise en place

 

Ouvrez les deux fichiers dans Excel.

Cette manipulation est plus simple lorsqu’on peut avoir les deux fichiers sous les yeux au même temps.

 

Formule à utiliser

 

Pour copier les notes du fichier Moodle vers le fichier d’importation, nous allons utiliser la fonction XRECHERCHE (XLOOKUP) pour rechercher la valeur de la note saisie pour chaque étudiant·e (en fonction de son numéro d'immatriculation) sur le fichier exporté depuis Moodle, puis l'insérer sur la colonne "E" du fichier d'import générée depuis Sylvia.

Il faut insérer la formule suivante sur la premiere cellule de note du fichier d’importation (E8) :

Si Excel est en français :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xls]Notes'!$I:$I,"Absent")

Si Excel est en anglais :

=XLOOKUP(TEXT(D8,"@"),TEXT('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$I:$I,"Absent")

Cette formule va changer en fonction des fichiers, donc voyez ci-dessous pour les détails.

On va chercher la valeur de la cellule D8 (Matricule) : 

=XLOOKUP(TEXT(XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@")

... parmi les valeurs dans la feuille "Notes" du fichier "Biologie-2024-01-moodle.xlsx" :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'

... qui se trouvent dans la colonne C :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@")

... puis on récupère les valeurs (notes) depuis la colonne  I du fichier Moodle :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xls]Notes'!$I:$I

Si la fonction ne trouve pas le numero de matricule parmi les valeurs dans la feuille moodle, nous voulons afficher “Absent” :

=XRECHERCHE(TEXTE(D8,"@"),TEXTE('[Biologie-2024-01-moodle.xlsx]Notes'!$C:$C,"@"),'[Biologie-2024-01-moodle.xls]Notes'!$I:$I,"Absent")

Attention à la difference entre virgule et point-virgule selon la langue.

Finalement,

Visuellement

On peut aussi remplir les valeurs necessaires en selectionnant les colonnes correctes sur l’interface.

Il faut commencer par ecrire surrecopier la cellule E8 :vers =IFERROR(VLOOKUP(

le

Puisbas on selectionnejusqu'à la valeur à chercher D8 et on rajoute une virgule

On selectionne alors les celulles sur le fichier moodle où l’on veut trouver les valeurs en cliquant sur A2 puis avec la touche “SHIFT” pressée sur F382:

On rajoute encore la virgule, la valeur qu’on va inserer (6èmevaleur, colonne F), le match exact et on ferme la parenthese.

=IFERROR(VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0)

Et on fini avec la valeur par defautfin  du IFERROR puis cliquer sur la coche verte a gauche de la formule :tableau.

=IFERROR(VLOOKUP(D8,'[Biologie-202401-moodle.xlsx]Vue d’ensemble'!$A$2:$F$382,6,0),”Absent”)

Vous devriez voir la note qui s’affiche, si ce n’est pas le cas, il faut changer le type de la colonne en "Standard" (General en anglais) en cliquer à nouveau sur la coche verte.

Une fois la formule est juste, tirez le petit carré vert vers bas de la cellule pour appliquer la formule aux reste des lignes:

IMPORTATION DU FICHIER DANS SYLVIA

Vous pouvez desormais l’ancer l’importation normalement depuis la page “Saisie de notes via fichier Excel”.