Fonctionnement général

Cette application est destinée à aider les organisateurs d'événements de l'UNIL à gérer les inscriptions et les entrées auxà ces événements.

L'application est entièrement générique, permettant aux administrateursorganisateurs de créer leur propre événement avec leurs propresles données d'enregistrement requises.
requises, sans l'aide du Centre informatique.

Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique auto-généré pour chaque événement en fonction des options d'inscription définies, qui permettra aux participants peuvent ensuite s'inscrire et d'obtenir instantanément leur billet électronique pour l'événement.

IlL'application yest adonc destinée à 2 façonstypes d'accepterde public, les inscriptionsparticipants et les organisateurs.

Participants

Les participants ont seulement accès à la partie publique de l'application : https://conference.unil.ch/e-ticket.

Cette page publique liste tous les événements en cours (ouverts), toute personne peut donc s'inscrire à un ou plusieurs de ces événement:
nements.

Si vous avez besoin de restreindre votre public, vous pouvez pré-importer une liste de participants, afin que seuls ceux-ci puissent confirmer leur inscription. Voir Créer un événement.

Les participants peuvent aussi accéder directement au formulaire d'inscription simple:d'un ajoutezévénement simplement les champs d'inscription nécessaires, puis chaque personne peut remplirvia le fornlien etdirect enregistrer l'événement
- participants avant l'importation (c.-à-d. cérémonies de remise des diplômes): ajoutez les champs d'inscription et d'importation nécessaires, définissez les champs correspondants, puis importez le fichier Excel. De cette façon, seuls les participants importés peuvent inscrire l'événement

Les champs Prénom, Nom et E-mail sont obligatoires et ne peuvent pas être supprimés, ils doivent être demandés sur le formulaire d'inscription ou pré-importésasocié à partircet d'un fichier Excel.

Le panneau d'administration de l'application est protégéévénement, par Shibboleth,exemple seulshttps://conference.unil.ch/e-ticket/register?ceremony=1 les, membres(1 du personnel deétant l'UNIL sont autorisés.

Un ticket électronique (e-ticket) est généré pour chaque inscription.
Le ticket électronique contient l'adresse e-mail du participant, l'ID du participant et l'IDidentifiant de l'événement.
Ilnement). Ce lien sera affiché dans la liste de vos événements dans la partie administration si vous souhaitez le communiquer directement (ce qui est cryptéconseillé).

AES

Après puisavoir encodérempli enet base64.
Unenvoyé le formulaire, le participant recevra son e-ticket peutpar êtree-mail valable(contenant le QR code). Il lui sera aussi proposé d'ajouter l'événement à son calendrier.

Organisateurs

Les organisateurs d'événements ont accès en plus à la partie administration leur permettant de créer et gérer des événements.

L'administration est accessible à l'adresse suivante : https://conference.unil.ch/e-ticket/management (ou en cliquant sur le lien "admin" en haut à droite sur la page publique).

Seuls les membre du personnel UNIL sont aurotisés à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.

Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour plusieursles personnesorganisateurs (selon:

le

nombre
• Administration des participants
• Administration des événements
• Scan de QR codes
• Fonctionnalité d'invitéexport de données
• Fonctionnalité d'envoi de mail

Une fois l'événement créé, si celui-ci est en statut "ouvert", il sera directement disponible et pourra dès autorisé).lors recevoir des inscriptions.

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalité ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.