Fonctionnement général

Cette application est destinée à aider les organisateurs d'événements de l'UNIL à gérer les inscriptions et les entrées auxà ces événements.

L'application est entièrement générique, permettant aux administrateursorganisateurs de créer leur propre événement avec leurs propresles données d'enregistrement requises.
requises, sans l'aide du Centre informatique.

Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique auto-généré pour chaque événement en fonction des options d'inscription définies, qui permettra aux participants peuvent ensuite s'inscrire et d'obtenir instantanément leur billet électronique pour l'événement.

IlL'application yest adonc destinée à 2 façonstypes d'accepterde public, les inscriptionsparticipants et les organisateurs.

Participants

Les participants ont seulement accès à la partie publique de l'application : https://conference.unil.ch/e-ticket.

Cette page publique liste tous les événements en cours (ouverts), toute personne peut donc s'inscrire à un événement:
-ou plusieurs de ces événements.

Si vous avez besoin de restreindre votre public, vous pouvez pré-importer une liste de participants, afin que seuls ceux-ci puissent confirmer leur inscription. Voir Créer un événement.

Les participants peuvent aussi accéder directement au formulaire d'inscription simple:d'un ajoutezévénement simplement les champs d'inscription nécessaires, puis chaque personne peut remplirvia le fornlien direct asocié à cet événement, par exemple https://conference.unil.ch/e-ticket/register?ceremony=1 , (1 étant l'identifiant de l'événement). Ce lien sera affiché dans la liste de vos événements dans la partie administration si vous souhaitez le communiquer directement (ce qui est conseillé).

Après avoir rempli et enregistrerenvoyé le formulaire, le participant recevra son e-ticket par e-mail (contenant le QR code). Il lui sera aussi proposé d'ajouter l'événement
- participantsà avantson l'importationcalendrier.

(c.-à-d. cérémonies de remise des diplômes): ajoutez les champs d'inscription et d'importation nécessaires, définissez les champs correspondants, puis importez le fichier Excel. De cette façon, seuls les participants importés peuvent inscrire l'événement

Organisateurs

Les champsorganisateurs Prénom,d'événements Nomont accès en plus à la partie administration leur permettant de créer et E-mailgérer sontdes obligatoiresévénements.

et

L'administration neest peuventaccessible pasà êtrel'adresse supprimés,suivante ils: doiventhttps://conference.unil.ch/e-ticket/management être(ou demandésen cliquant sur le formulairelien d'inscription"admin" ouen pré-importéshaut à partirdroite d'unsur fichierla Excel.page publique).

Le panneau d'administration de l'application est protégé par Shibboleth, seulsSeuls les membresmembre du personnel de l'UNIL sont autorisés.aurotisés à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.

UnDepuis ticketcette électroniquepage (e-ticket)d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :

• Administration des participants
• Administration des événements
• Scan de QR codes
• Fonctionnalité d'export de données
• Fonctionnalité d'envoi de mail

Une fois l'événement créé, si celui-ci est généréen pourstatut chaque"ouvert", inscription.
Leil ticketsera électroniquedirectement contient l'adresse e-mail du participant, l'ID du participantdisponible et l'IDpourra dès lors recevoir des inscriptions.

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalité ci-dessus dans les sections correspondantes de l'événement.
Ilcette est crypté AES puis encodé en base64.
Un e-ticket peut être valable pour plusieurs personnes (selon le nombre d'invités autorisé).documentation.