Fonctionnement général
Cette application est destinée à faciliter la gestion d'événements à l'UNIL en proposant une interface permettant de gérer les inscriptions et les entrées à ces événements via un système de billet électronique (QR code).
L'application est générique, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leur propre événement en toute autonomie, avec les données d'enregistrement requises, sans l'aide du Centre informatique.
Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique auto-généré pour chaque événement en fonction des options d'inscription définies au niveau de celui-ci, qui permettra aux participants d'obtenir instantanément leur billet électronique pour l'événement (QR code).
L'application est donc destinée à 2 types de public, les participants et les organisateurs d'événements.
Participants
Les participants ont seulement accès à la partie publique de l'application : https://conference.unil.ch/e-ticket.
Il s'agit d'une page publique qui liste tous les événements en cours (ouverts). Toute personne, membre de l'UNIL ou non, peut s'inscrire à un ou plusieurs de ces événements.
Si vous avez besoin de restreindre votre public, vous pouvez pré-importer une liste de participants,participants (depuis un fichier Excel ou directement depuis une campagne Salesforce), afin que seuls ceux-ci puissent confirmer leur inscription. Voir Créer un événement.
Les participants peuvent aussi accéder directement au formulaire d'inscription d'un événement via le lien direct associé à cet événement, par exemple https://conference.unil.ch/e-ticket/register?event=1 , (1 étant l'identifiant de l'événement). Ce lien sera affiché dans la liste de vos événements dans la partie administration si vous souhaitez le communiquer directement.
Si l'événement est complet et que la liste d'attente n'est pas activée pour l'événement, alors l'utilisateur ne pourra pas accéder au formulaire, un message lui indiquera que l'événement est complet (ce message peut être défini lors de la création de l'événement).
Si la liste d'attente est activée pour l'événement, l'utilisateur pourra remplir et envoyer le formulaire, puis :
- si l'événement n'est pas complet, il recevra son e-ticket par e-mail (contenant le QR code). Il lui sera aussi proposé d'ajouter l'événement à son calendrier (fichier ICS)
- si l'événement est complet, il recevra simplement un e-mail lui indiquant qu'il est placé sur liste d'attente, il ne recevra pas de e-ticket.
Le contenu de ces 2 e-mail est à définir lors de la création de l'événement.
Il est ensuite du ressort des administrateurs de l'événement de gérer la liste d'attente, et de renvoyer les e-tickets pour les personnes concernées.
Organisateurs
Les organisateurs d'événements ont accès en plus à la partie administration leur permettant de créer et gérer des événements.
L'administration est accessible à l'adresse suivante : https://conference.unil.ch/e-ticket/management (ou en cliquant sur le lien "admin" en haut à droite sur la page publique).
Seuls les membres du personnel UNIL sont autorisés à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.
Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :
- Administration des participants
- Administration des événements
- Scan de QR codes
- Fonctionnalité d'export de données
- Fonctionnalité d'envoi de mail
Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalité ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.