Modifier un événement

Pour créermodifier un événement, rendez-vous dans le menu "Administration des événements", puis dans le menu en bout de ligne, choisissez l'option "Modifier". Vous serez rediriger vers l'onglet "Créer/modifier un événement" etavec remplissezles ledonnées formulaire.de Des infobulles sont disponiblesl'événement en facequestion, il vous suffit ensuite de certains champs pour préciser quelques informations.

Veuillez bien saisirmodifier les informations danssouhaitées les 2 langues lorsque demandé, cela est nécessaire afinet de permettre aux utilisateurs d'affichersauver le formulaire dansen bas de page.

Pour plus d'information sur les 2options langues.disponibles Si vous ne souhaitez pas faire de traduction, vous pouvez simplement copierdans le contenuformulaire, d'uneconsultez langue dans l'autre.

Il y a 2 façons d'accepter les inscriptions àCréer un événement :.

1. Champs d'inscription

   Vous souhaitezpouvez permettretout lesà inscriptionsfait sansajouter restriction.ou Danssupprimer ce cas ajoutez simplement lesdes champs d'inscriptioninscription, nécessaires dans la partie "Données d'inscription". Toute personne accédant au formulaire pourramême s'inscrireil ày a déjà des inscriptions pour l'événement

nement.
2. Vous

   Les souhaitezparticipants restreindredéjà lesinscrits inscriptionsn'auront àbien unsûr certainpas publicde identifiévaleur au préalable (par exempledéfinie pour les cérémoniesnouveaux dechamps remise des diplômes, ou seuls les diplômés doivent valider leur inscription). Dans ce casd'inscriptions, vous pourrez importerles une liste de participantsdéfinir depuis unla fichier Excel ou depuis une campagne Salesforce. Pour cela il faudra vous rendre dans le menu "Gestiongestion des inscriptions"inscriptions puissi utiliser le bouton "Ajouter des participants" sous la liste, cela vous donnera accès à 3 options d'import :
   

   1. Import d'un participant, manuellement en saisissant ses informations
   2. Import des participants depuis un fichier Excel, vous pourrez indiquer un fichier contenant une liste de participants à importer, qui eux seuls pourront soumettre le formulaire pour confirmer leur inscription
   3. Import des participants depuis une campagne Salesforce, vous pourrez rechercher une campagne Salesforce, visualiser les membres de la campagne, et sélectionner cette campagne. Seuls les membres de cette campagne pourront ainsi soumettre le formulaire pour confirmer leur inscription

Les champs Prénom, Nom et E-mail sont obligatoires et ne peuvent pas être supprimés, ils doivent obligatoirement être demandés sur le formulaire d'inscription ou pré-importés à partir d'un fichier Excel.besoin.

SiAttention, si après le début des inscriptions vous supprimez un champ au niveau de l'événement, qui contient des données, toutes les données récoltées pour ce champ seront également supprimées. Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions. Si un champ ne doit plus être demandé vous pouvez simplement le désactiver.

Liste d'attente

VousLes pouvezparticipants qui sont définirjà vous-même,inscrits dans(sur liste d'attente ou non), ne sont pas impactés par le changement de limite de participants.
Il n'y a rien d'automatique concernant la partie "Donnéesliste d'inscription",attente tous(pour éviter les champsproblèmes).
Cela d'inscriptionsimpactera queseulement les nouvelles inscriptions.
Vous devrez toujours manuellement changer le statut des participants si vous voulezdevez enles fonctionplacer desou donnéesles queretirer vousde souhaitezla récolterliste end'attente.

plus

On despeut nom, prénom, et e-mail (par exemple numéroimaginer d'étudiant,les participation à un dîner, moyen de transport, etc.). Les champs peuvent être obligatoires ou non et être désactivés à tout moment.

La seule limite est le type de réponse acceptée, qui ne peut qu'être des typesscénarios suivants :

• Textesi (lignevous simplediminuez oula multi-lignes)limite de participants, en dessous du nombre d'inscriptions courantes, alors les utilisateurs ne pourront plus s'inscrire, et le surplus de personnes inscrites ne sera pas passé sur liste d'attente, il faudra changer les statuts manuellement
• Numériquesi (entiervous ouaugmentez la limite de participants, alors qu'il y avait décimal)jà des participants sur liste d'attente, le surplus de personnes sur liste d'attente ne sera pas passé sur la liste principale, vous devez là aussi changer les statuts manuellement
• Oui/nonsi vous désactivez la liste d'attente, mais que la limite de participants avait été dépassée (boutonsil radios ou case à cocher)

Il n'y a actuellement pas de support pour des listespersonnes desur valeurs.

Modesliste d'authentificationattente), pouralors l'inscription

les

Vousutilisateurs pouvezne choisirpourront plus s'inscrire, et les personnes sur liste d'attente resteront sur la manièreliste dontd'attente, l'utilisateuril doit être authentifié afin de pouvoir s'inscrire à l'événement,faudra les choixpasser suivantsmanuellement sont disponible lors desur la créationliste de l'événement :

• Authentification facultative : Ce mode rend l'authentification facultative, c'est à dire que lors de l'inscription, si le participant n'est pas authentifié, il lui sera proposé de s'authentifier mais aussi de continuer l'inscription sans s'authentifier (dans ce cas il devra fournir ses informations personnelles non récupérable via l'authentification)
• Authentification ignorée : Ce mode ignore simplement l'authentification, l'utilisateur devra dans tous les cas remplir le formulaire au complet (y compris ses données personnelles même s'il est authentifié)
• Authentification obligatoire (compte local ou Edu-ID) : Ce mode force l'utilisateur à s'authentifier lors du processus d'inscription, tout en lui laissant le choix de se connecter avec un compte Edu-ID, ou avec un compte local à la plateforme (qu'il peut créer à tout moment, comme le compte Edu-ID d'ailleurs), il ne pourra pas s'inscrire sans être authentifié
• Authentification obligatoire (seulement compte Edu-ID) : Ce mode force l'utilisateur à s'authentifier lors du processus d'inscription avec un compte Edu-ID, il ne pourra pas utiliser un compte local à la palteforme ni s'inscrire sans être authentifiéprincipale

Import de participants depuis un fichier Excel

SiVous vouspouvez toujours utilisez l'option "Ajouter des participants" depuis un fichier Excel, sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), vousmême pourrezs'il alorsy importeza un fichier Excel contenant une liste de participants pré-enregistrés, qui eux seuls pourront valider leur inscription.

Généralement ce fichier Excel contient pour chaque participant un code unique qui leur aura été communiqué au préalable (afin d'être certains qu'eux seuls peuvent valider leur inscription).

Le fichier doit contenir une ligne d'en-tête (la première ligne n'est pas importée)

Pour importer le fichier, sélectionnez tout d'abord les champs que vous souhaitez importer depuis le fichier Excel dans le champs "Ordredéjà des colonnesinscriptions à importer".

Il est très important de respecter l'ordre des colonnes et leur type. Si par exemple votre fichier contient les colonnes "Nom", "Prénom", "E-mail" et "Code", alors vous devez indiquer ces colonnes dans cette ordre dans le champ "Ordre des colonnes à importer", et si vous avez défini une colonne de type numérique (par exemple le code), alors les valeurs correspondantes dans le fichier Excel devront aussi être des valeurs numériques.

Vous devez ensuite indiquer les champs qui devront impérativement correspondre aux valeurs importées depuis le fichier Excel lors de la validation du formulaire d'inscription, ceci afin de pouvoir identifier le participant (généralement l'adresse e-mail ou un code d'invitation, ou les deux). Par exemple si votre formulaire contient les champs "Nom", "Prénom", "E-mail" et "Code" et que vous indiquez les champs "E-mail" et "Code" comme devant correspondre, alors les valeurs saisies par le participant lors de l'inscription devront correspondre exactement aux valeurs pré-importées (si ce couple de valeur n'est pas trouvé, le formulaire ne pourra pas être validé), les champs "Nom" et "Prénom" eux pourront être différents (et les nouvelles valeurs seront appliquées à la place des données pré-importées).

Si vous souhaitez ajouter d'autres participants par la suite,existantes, vous pouvez importer un autre fichier Excel (ou le même fichier Excel complété avec de nouveaux participants) qui viendra compléter la liste des participants déjà importées.

Seuls les participants non déjà importés pour cet événement (basé sur l'adresse e-mail) seront importés

Import de participants depuis une campagne Salesforce

SiVous vouspouvez toujours utilisez l'option "Ajouter des participants" depuis une campagne Salesforce, sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), vous aurez alors accès à un champ vous permettant de rechercher une campagne Salesforce par son nom. La campagne Salesforce doit donc exister dans Salesforce et les membres doivent avoir été ajoutés à cette campagne avant de pouvoir être importés dans le système de gestion des événements :

1. Saisissez le nom (ou une partie) de la campagne dans le champs de recherche puis cliquez sur le bouton "Rechercher"
2. La liste des campagnes trouvées sera chargée dans le tableau sous le champ de recherche, vous pouvez également pour chaque campagne visualiser la liste des membres
3. Sélectionnez la campagne souhaitée en cliquant sur le bouton "Choisir" dans la ligne de tableau correspondante

Ainsi lors de la finalisation de la création de l'événement, les membres de la campagne indiquée seront importés dans le système (noms, prénoms et e-mails).

L'identifiant unique de la campagne Salesforce sera stockée dans le système pour l'événement.

Les identifiant uniques de chacun des membres de la campagne Salesforce seront également stockés dans le système pour chaque participant.

Dans le cas de la modification d'un événement, seulsSeuls les membres non déjà existants dans le système seront importés (basé sur l'identifiant Salesforce), ainsi vous pouvez à tout moment ajouter des membres dans la campagne Salesforce et resynchroniser les participants en modifiant l'événement. Si des membres ont été mis à jour (nom, prénom, adresse e-mail), ils seront également mis à jour dans le système

Si vous avez supprimé des membres d'une campagne Salesforce, ils seront également supprimés dans le système si vous modifiez l'événement en ré-indiquant cette campagne