Modifier un événement
Pour modifier un événement, rendez-vous dans le menu "Administration des événements", puis dans le menu en bout de ligne, choisissez l'option "Modifier". Vous serez rediriger vers l'onglet "Créer/modifier un événement" avec les données de l'événement en question, il vous suffit ensuite de modifier les informations souhaitées et de sauver le formulaire en bas de page.
Pour plus d'information sur les options disponibles dans le formulaire, consultez Créer un événement.
Champs d'inscription
Vous pouvez tout à fait ajouter ou supprimer des champs d'inscription, même s'il y a déjà des inscriptions pour l'événement.
Les participants déjà inscrits n'auront bien sûr pas de valeur définie pour les nouveaux champs d'inscriptions, vous pourrez les définir depuis la gestion des inscriptions si besoin.
Attention, si après le début des inscriptions vous supprimez un champ au niveau de l'événement, qui contient des données, toutes les données récoltées pour ce champ seront également supprimées. Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions. Si un champ ne doit plus être demandé vous pouvez simplement le désactiver.
Liste d'attente
Les participants qui sont déjà inscrits (sur liste d'attente ou non), ne sont pas impactés par le changement de limite de participants.
Il n'y a rien d'automatique concernant la liste d'attente (pour éviter les problèmes).
Cela impactera seulement les nouvelles inscriptions.
Vous devrez toujours manuellement changer le statut des participants si vous devez les placer ou les retirer de la liste d'attente.
On peut par exemple imaginer les scénarios suivants :
- si vous diminuez la limite de participants, en dessous du nombre d'inscriptions courantes, alors les utilisateurs ne pourront plus s'inscrire, et le surplus de personnes inscrites ne sera pas passé sur liste d'attente, il faudra changer les statuts manuellement
- si vous augmentez la limite de participants, alors qu'il y avait déjà des participants sur liste d'attente, le surplus de personnes sur liste d'attente ne sera pas passé sur la liste principale, vous devez là aussi changer les statuts manuellement
- si vous désactivez la liste d'attente, mais que la limite de participants avait été dépassée (il y a des personnes sur liste d'attente), alors les utilisateurs ne pourront plus s'inscrire, et les personnes sur liste d'attente resteront sur la liste d'attente, il faudra les passer manuellement sur la liste principale
Import de participants depuis un fichier Excel
Vous pouvez toujours utilisez l'option "Ajouter des participants" depuis un fichier Excel, sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), même s'il y a déjà des inscriptions existantes, vous pouvez importer un autre fichier Excel (ou le même fichier Excel complété avec de nouveaux participants) qui viendra compléter la liste des participants déjà importées.
Seuls les participants non déjà importés pour cet événement (basé sur l'adresse e-mail) seront importés
Import de participants depuis une campagne Salesforce
Vous pouvez toujours utilisez l'option "Ajouter des participants" depuis une campagne Salesforce, sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), vous aurez alors accès à un champ vous permettant de rechercher une campagne Salesforce par son nom. La campagne Salesforce doit donc exister dans Salesforce et les membres doivent avoir été ajoutés à cette campagne avant de pouvoir être importés dans le système de gestion des événements :
Seuls les membres non déjà existants dans le système seront importés (basé sur l'identifiant Salesforce), ainsi vous pouvez à tout moment ajouter des membres dans la campagne Salesforce et resynchroniser les participants en modifiant l'événement. Si des membres ont été mis à jour (nom, prénom, adresse e-mail), ils seront également mis à jour dans le système
Si vous avez supprimé des membres d'une campagne Salesforce, ils seront également supprimés dans le système si vous modifiez l'événement en réindiquant cette campagne