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Configuration

Après la livraison du prototype, vous devez en premier lieu vous rendre dans la partie configuration de l'interface d'administration afin de faire quelques réglages. Vous trouverez ci-dessous la liste des réglages auxquels vous avez accès.

Réglages généraux

  • Langue par défaut : La langue par défaut de l'application, l'utilisateur pourra ensuite changer de langue en utilisant les petits drapeaux. Cette langue pourra toujours être surchargée via l'URL (i.e. /registration?lang=fr)
  • Nombre maximum de participants : Le nombre maximum de participants autorisés à s'inscrire, une fois cette limite atteinte, le formulaire d'inscription ne sera plus accessible (un message informera les utilisateurs que l'événement est complet). Laissez le champ vide si vous ne souhaitez pas de restriction
  • Message d'information à afficher en haut de chacune des pages : Un message qui sera affiché au-dessus de chacune des pages de l'application, pour notifier vos utilisateurs d'une information importante. Laisser vide si pas besoin
  • Conditions que doit accepter l'utilisateur avant de s'enregistrer : Des conditions que l'utilisateur devra accepter (case à cocher) avant de pouvoir soumettre le formulaire d'inscription. Laisser vide si pas besoin

Dates

  • Date de fin de l'événement : Cette date est utilisée pour la mise à disposition des certificats de participation sur la page personnelle des participants, qui seront donc téléchargeable qu'après cette date
  • Date d'ouverture des inscriptions : Date d'ouverture du formulaire d'inscription, avant cela un message informera les utilisateurs que les inscriptions ne sont pas encore ouvertes
  • Date de fermeture des inscriptions : Date de fermeture du formulaire d'inscription, après cela un message informera les utilisateurs que les inscriptions sont fermées
  • Date inscription prix réduit : Date "early bird" permettant les inscriptions à prix réduit, pour utiliser cette option il faut bien sûr nous avoir communiqué les prix standard et réduits en amont lors de la phase de prototypage
  • Date d'ouverture des soumissions : Date d'ouverture du formulaire de soumission d'abstract, avant cela un message informera les utilisateurs que les soumissions ne sont pas encore ouvertes
  • Date de fermeture des soumissions : Date de fermeture du formulaire de soumission d'abstract, après cela un message informera les utilisateurs que les soumissions sont fermées
  • Date d'ouverture du paiement : Avant cette date le paiement ne sera pas possible (le bouton de paiement ne sera pas disponible sur la page personnelle des participants)
  • Date limite de paiement : Date à partir de laquelle le paiement ne sera plus possible (le bouton de paiement ne sera pas disponible sur la page personnelle des participants)

Les heures sont inclusives, ainsi si vous souhaitez par exemple une date de fermeture à la fin de la journée du 15 juillet 2018, indiquez 15 Jul 2018 23:59 ou 16 Jul 2018 00:00

Soumissions

  • Fichier joint requis : permet d'activer ou non la saisie d'un fichier joint (obligatoire) lors de la soumission d'un abstract
  • Nombre maximum de résumés par participant : Nombre maximum d'asbstracts soumissibles par un participant
  • Nombre minimum de mots pour la soumission : Nombre minimum de mots pour le contenu de l'abstract
  • Nombre maximum de mots pour la soumission : Nombre maximum de mots pour le contenu de l'abstract
  • Nombre maximum de mots-clés pour la soumission : Nombre maximum de mots-clés à indiquer lors de la soumission de l'abstract

E-mails

  • E-mail de confirmation d'inscription
  • E-mail de confirmation de soumission
  • E-mail de résumé accepté
  • E-mail de résumé refusé
  • E-mail de mot de passe perdu
  • E-mail de confirmation de paiement reçu

Vous pouvez pour chacun des e-mails définir le sujet et le contenu. Vous pouvez aussi les activer ou les désactiver (hormis pour l'e-mail de rappel de mot de passe qui est obligatoirement toujours activé).

Dans le sujet et le contenu des e-mails, vous pouvez utiliser des constantes, dont le texte sera automatiquement remplacé lors de l'envoi de l'e-mail, voici quelques exemples de constantes utilisables :

%USER_FIRSTNAME% : Prénom de l'utilisateur
%USER_LASTNAME% : Nom de l'utilisateur
%USER_EMAIL% : E-mail de l'utilisateur
%REGISTRATION_START_DATE% : Date de début des inscriptions (format dd MMM yyyy)
%REGISTRATION_END_DATE% : Date de fin des inscriptions (format dd MMM yyyy)
%SUBMISSION_START_DATE% : Date de début des soumissions (format dd MMM yyyy)
%SUBMISSION_END_DATE% : Date de fin des soumissions (format dd MMM yyyy)
%REGISTRATION_HOME% : Adresse URL de la page d'inscription
%SUBMISSION_HOME% : Adresse URL de la page de soumissions
%ACCOUNT_PAGE% : Adresse URL de la page de connexion au compte utilisateur

Ainsi "Bonjour %USER_FIRSTNAME%" sera remplacer dans l'e-mail reçu par Bob par "Bonjour Bob".

Une fois ces réglages effectués, vous pouvez faire des tests puis communiquer les liens.

Suivant le scénario que vous envisagez, la communication des liens pour les inscriptions et/ou les soumissions sera différente, voir ci-dessous.

Communication des liens

L'application a été développée pour gérer plusieurs scénarios, voici les étapes à effectuer en fonction de votre cas :

  1. Vous avez simplement besoin de gérer des inscriptions, sans soumission d'abstracts
  2. Vous souhaitez gérer les inscriptions ainsi que les soumissions d'abstracts
    1. Vous souhaitez que les personnes s'inscrivent en saisissant directement toutes les options d'inscription avant ensuite de pouvoir soumettre des abstracts
      • Modifiez les dates de début et de fin des inscriptions
      • Modifiez les dates de début et de fin des soumissions
      • Communiquez l'adresse d'inscription : https://e-conferences.unil.ch/{your-conference-name}/registration

        Les personnes pourront désormais s'inscrire pendant toute la période d'ouverture des inscriptions.

        Une fois inscrits, les personnes pourront soumettre des abstracts depuis leur page personnel, pendant toute la période d'ouverture des soumissions.
    2. Vous souhaitez que les soumissions de résumés aient lieu avant les inscriptions
      • Modifiez les dates de début et de fin des inscriptions
      • Modifiez les dates de début et de fin des soumissions
      • Communiquez l'adresse de soumission d'abstract : https://e-conferences.unil.ch/{your-conference-name}/submission

        Les personnes pourront désormais soumettre des abstracts pendant toute la période d'ouverture des soumissions.

        Une fois la phase de soumission d'abstract terminée, vous devez faire une phase de review afin d'accepter ou refuser les abstracts. Seuls les personnes qui ont un abstract accepté pourront terminer leur inscription à l'étape suivante.

      • Communiquez l'adresse d'inscription : https://e-conferences.unil.ch/{your-conference-name}/registration

        Les personnes pourront s'inscrire durant toute la période d'ouverture des inscriptions.
        S'ils ont déjà soumis un abstract, ils devront finalisez leur inscription en cliquant sur le bouton "compte personnel" en haut du formulaire. S'ils n'ont pas soumis d'abstract, ils devront procédez à l'inscription en remplissant le formulaire.

Pour mieux visualiser les scénarios possibles, vous pouvez vous reporter au schéma disponible dans la section Fonctionnalités.

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