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Créer une conférence

Pour créer une conférence, rendez-vous dans le menu "Créer une nouvelle conférence" et remplissez le formulaire. Des infobulles sont disponibles en dessous de certains champs pour préciser quelques informations.

Veuillez bien saisir les informations dans les 2 langues lorsque demandé, cela est nécessaire afin de permettre aux utilisateurs d'afficher le formulaire dans les 2 langues. Si vous ne souhaitez pas faire de traduction, vous pouvez simplement copier le contenu d'une langue dans l'autre.

Vous trouvez les étapes selon les éléments du menu de gauche dans le formulaire et décrits ci-après :
menu : Conférence
  • Titre ou nom complet

    sera repris dans l'en-tête du site web 

  • Lieu où se tiendra la conférence
  • Adresse e-mail de contact

    pour que nous ayons une personne de contact en cas de nécessité.

    Différent de l'e-mail pour la correspondance dans le menu "E-mails"

  • Image

    seraIl reprises'agit de l'image qui apparaîtra dans l'en-têentête dude l'application, généralement la même image que sur le site web vitrine.  
    Merci de nous fournir l'image dans un format web (jpg, png, ...) et dans une qualité correcte (prévoir une largeur minimale de 1600px si vous souhaitez garder une bonne qualité sur tous les affichages).
    Une image par défaut sera utilisée si vous n'en spécifiez aucune.

  • Lien du site 

    - sera affiché dans les vignettes sur la page d'accueil 
    Il s’agit du site web vitrine de la conférence, sur lequel généralement vous placerez le lien vers le formulaire d'inscription.
    Cela peut être un site web hébergé à l'Université ou ailleurs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez demander à héberger un site Wordpress au Centre Informatique. Toutes les information sur les pages suivantes :
    Organisation de l'hébergement web à l'UNIL 
    Conditions pour l'hébergement d'un site web

  • Statut  

    Vous avez le choix entre :
    - Ouvert : votre conférence sera visible par tout le monde
    - Fermé : votre conférence n'est plus active
    - Brouillon : votre conférence est en construction et n'est pas encore disponible
    - Annulé : votre conférence est annulée (si vous voulez la supprimer, en faire la demande à helpdesk@unil.ch)

  • Inscriptions externes 

    cochez cette case si vous ne désirez ici qu'une page publicitaire qui redirigera vers le site à proprement parlé pour les inscriptions 

  • Mode d'authentification ( edu-ID et compte local,  seulement edu-ID,  aucun )

    Vous avez le choix entre :
    - Authentification obligatoire (compte edu-ID et local)
    - Authentification obligatoire (seulement edu-ID)
    - Authentification ignorée (sans compte)

  • veuillez tenir compte que ce mode pourra influer le choix d'options suivantes. 
    Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "inscription" - l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

    Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "paiement" - l'option "paiement direct après inscription" est automatiquement activée. Le participant doit payer au moment de l'inscription, n'ayant pas de compte pour revenir payer plus tard. 

  • Description - pour la page "publicitaire"

    sera affiché sur la page d'accueil de la conférence. Vous pouvez utilisez des variables spécifiques qui reprennent certains éléments de votre conférence.

  • Conditions

    seront affichées à la fin du processus d'inscription, les participants devront les accepter pour soumettre leur inscription.

menu : Horaires
  • Dates et horaires du ou des jours de la conférence
menu : Inscription
  • Dates de début et de fin des inscriptions  

    Les inscriptions seront possibles entre les dates de début et de fin

  • Statut d'inscription par défaut  

    Vous avez le choix entre :
    - en Validation
    - Validé

    Tant que le statut est "en Validation", les participants pourront toujours modifier leur inscription.

  • Inscription unique par participant  

    Si activé, un participant ne pourra s'inscrire qu'une seule fois à la conférence (une seule inscription par compte)
    Si vous choisissez dans le menu "conférence" - "authentification ignorée",  alors l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

  • Maximum de participants  

    Vous pouvez introduire le nombre maximum de participants à la conférence. 

  • Liste d'attente  

    Vous pouvez définir si, une fois le quota de participants atteint, vous désirez mettre les suivants en liste d'attente, que vous devrez gérer pour valider ou non leur participation.

  • Code d'invitation si besoin  

    Cette option sert à créer une conférence pour laquelle les participants ne peuvent s'inscrire que si vous leur avait fourni ce code.

  • Ce n'est pas un code de rabais ou d'inscription gratuite

  • Options d'inscriptions  

    Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire d'inscription :
    prénom, nom, e-mail, adresse, code postal, ville, pays.

    Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs :
    -  "texte" simple ou riche 
    -  "nombre" entier ou décimal 
    -  "date" avec ou sans heures 
    -  option oui/non par "bouton radio ou case à cocher" 
    -  "liste de valeur" à sélection unique ou multiple     
    -  "fichier" à uploader

    Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire"
    Vous pouvez activer/désactiver ses options, en cliquant sur  la case "Actif"
    Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"

Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions.
Si toutefois vous ne désirez plus un champ en particulier, qui contient déjà des données, vous pouvez simplement le désactiver. 

menu : Résumés
  • Dates de début et de fin des soumissions  

    Les soumissions d'article seront possibles entre les dates de début et de fin

  • Maximum d'abstracts par participant  

    Vous pouvez introduire le nombre maximum d'abstracts qu'un participant peu soumettre. 

  • Options de soumission    

    Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire de soumission :
    titre du résumé, contenu du résumé, liste des auteurs    . 
    Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs :
    -  "texte" simple ou riche 
    -  "nombre" entier ou décimal 
    -  "date" avec ou sans heures 
    -  option oui/non par "bouton radio ou case à cocher" 
    -  "liste de valeur" à sélection unique ou multiple 
    -  "fichier" à uploader

    Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire"
    Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"

menu : Paiement

Le paiement est disponible seulement lorsque nous avons pu créer de notre côté les items de paiement déterminés par le document e-paiement validé par le Service Financier (SF) voir le chapitre E-paiement

  • Date d'inscription anticipée

    Les inscriptions seront possibles jusqu'à cette date. Des tarifs doivent être précisés à ce sujet.

  • Mode de paiement acceptés  

    Vous avez le choix entre : 
    - Carte de crédit : notre plateforme permet d'effectuer des paiement par carte et crédite automatiquement votre fonds auprès du SF voir le chapitre E-paiement
    - Twint : il sera très prochainement possible de payer par le moyen de Twint 
    - Virement bancaire : notre plateforme affichera les données à utiliser pour effectuer un virement.
    Il vous incombe de demander au SF la liste des personnes ayant payer par ce moyen.
    - Facture : il vous incombe de créer et fournir des factures avec les données de paiement.
    - Sur place : il vous incombe de fournir les moyens - (carte-twint-cash) pour gérer les paiements sur place.

  • Paiement direct après l'inscription  

    Si vous choisissez dans le menu "conférence" l'option statut à "validation" et que vous  choisissez ici "paiement direct" alors vous devrez manuellement changer le statut à "validé" si un participant échoue la première fois à effectuer le paiement.

  • Activer le reçu de paiement  

    Activer la possibilité au participant de télécharger lui-même son attestation de paiement. 

  • Association des articles de paiement  

    Association des articles de paiement aux options d'inscription. 
    Chaque article de paiement sera attribué à l'inscription du participant en fonction de la ou des condition(s) définie(s)
    Si vous ne définissez aucune condition pour un article de paiement, il sera attribué par défaut

menu : E-mails
  • Adresses BCC  

    Si vous avez besoin de transférer les messages en copie à une ou plusieurs personnes de l'administration de la conférence par ex.

  • Modèles d'e-mails  

    Vous avez le choix d'activer/désactiver l'envoi de ces différents e-mails concernant les statuts d'avancement d'une inscription. 
    Vous pouvez également modifier le contenu de chaque e-mail. Vous avez à disposition certains champs qui reprennent des valeurs spécifiques à disposition pour élaborer votre courrier.
    - Confirmation d'inscription
    - Mise en liste d'attente
    - Validation d'inscription
    - Refus d'inscription
    - Confirmation de participation
    - Confirmation de soumission
    - Acceptation de soumission
    - Refus de soumission
    - Validation du paiement - lorsque vous passez le statut du participant à "payé", par ex. quand vous avez reçu la liste des personnes ayant payé par virement bancaire.

  • Paramètrage des e-mails  

    Dans le sujet et le contenu des e-mails, vous pouvez utiliser des constantes, dont le texte sera automatiquement remplacé lors de l'envoi de l'e-mail, voici quelques exemples de constantes utilisables :

    %PARTICIPANT_FIRSTNAME% : Prénom du participant
    %PARTICIPANT_LASTNAME% : Nom du participant
    %PARTICIPANT_EMAIL% : E-mail du participant
    %CONFERENCE_SHORTNAME% : Nom court de la conférence
    %CONFERENCE_TITLE% : Nom complet/titre de la conférence
    %CONFERENCE_LOCATION% : Lieu où se déroule la conférence
    %CONFERENCE_START_DATE% : Date de début de la conférence (format dd MMM yyyy)
    %CONFERENCE_END_DATE% : Date de fin de la conférence (format dd MMM yyyy)
    %CONFERENCE_WEBSITE_LINK% : Adresse web de la conférence 

menu : Adminstrateurs
  • Vous pouvez ajouter ici les personnes qui font partie des administrateurs ayant le droit de modifier les paramètres de la conférence
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