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Créer une boîte partagée depuis Gestion des groupes

Créer une boîte partagée

ATTENTION  seules les personnes membre du groupe creer_boite_partagee peuvent crééer une boîte partagée.

Voir les membres du groupe creer_boite_partagee

Gestion des groupes

  1. Accéder à l'Intranet de l'UNIL.
  2. Créer un groupe
    • Nom : nom affiché (displayName) de la boîte.
    • Nom abrégé : nom de la boîte, l’adresse email sera « nom_abrégé@unil.ch ».
    • remplir les autres champs.
    • Enregistrer.

ATTENTION  uniquement  pour les boîtes @bcu.unil.ch et @fors.unil.ch

            • Dans l'écran de création du groupe, il faut sélectionne le mot clé "BCU", respectivement "FORS" dans la catégorie "Liste externe" des mots-clés.

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Si ce mot-clé est sélectionné après avoir cliqué "Boîte partagée", l'adresse email sera @unil.ch.

Dans l’écran qui donne la description du groupe

  1. Cliquer « Modifier » pour les utilisations dans la section « Administration »
  2. Choisir « Email : Boîte partagée » ET « Autorisation d’accès : Oui ».
  3. Enregistrer.

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Ajouter les personnes devant accéder à la boîte

  1. Retour aux informations sur le groupe …
        -> dans la section « Membres », ajouter les personnes qui doivent accéder à la boîte partagée.
     

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

Retour aux informations sur le groupe …
    -> dans la section « Administration », cliquer sur « Synchroniser »
(suivant votre niveau d’accès le bouton se nomme « Déclencher »).


 
    
Remarques :
•    La boîte est disponible environ 45 minutes après.
•    L’application des droits d’accès aux membres peut nécessiter plusieurs heures (attendre peut-être le lendemain).
•    L’apparition de l’adresse email de la boîte partagée dans la GAL (annuaire intégré à Outlook) peut prendre plus d’un jour.

Ajout/retrait de l’accès à une boîte partagée pour un user

Depuis l’application de Gestion des groupes :
•    Rechercher le groupe correspondant à la boîte partagée.
•    Ajouter/retirer la personne comme membre du groupe.
•    Déclencher la synchronisation du groupe.

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

ATTENTION : L’application des droits d’accès modifiés peut nécessiter plusieurs heures.

Expiration d’une boîte partagée

Dans l’application de gestion des groupes, chaque groupe est créé avec une durée de validité de 1 an. A la fin de cette période, le groupe est expiré ; cela signifie que dans l’Active Directory, le LDAP et l’edu-ID le groupe ne contient plus aucun membre et que aucune personne n’a l’attribut unilMemberOf avec ce groupe.

Pratiquement, lorsque le groupe est expiré, l’accès à la boîte partagée n’est plus possible par les membres du groupe.

Un mois avant l’expiration du groupe, les administrateurs du groupe reçoivent un email d’avertissement. Ils ont la possibilité de prolonger d'un an la validité du groupe.

Suppression d’une boîte partagée

Pour supprimer une boîte partagée, il faut supprimer le groupe dans la Gestion des groupes.
La boîte est alors détruite automatiquement la nuit suivante.

Utilisation d'une boîte partagée

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement depuis Outlook:

Exemple d'utilisation de boîte partagée: créer un calendrier partagé

Une utilisation courante d'une boîte partagée est de créer un calendrier de groupe, qui est ensuite partagé des utilisateurs et utilisatrices ou des groupes.

Voici comment faire:

  1. Créer une boîte partagée. Nous conseillons un nom parlant, du style cal.<faculté>-<nomducalendrier> par exemple cal.ci-dssh-absences.
  2. Ajouter les personnes qui pourront vont gérer les accès au calendrier, et qui pourront ajouter/retirer les permissions sur le calendrier. Normalement, il s'agit qu'une poignée de personne qui administrent un calendrier.
  3. Ces personnes autorisées doivent ensuite ouvrir la boîte partagée dans leur navigateur.
  4. Partager le calendrier comme d'habitude avec les personnes devant voir/modifier le calendrier.

    • Pour le partage avec un groupe, il faut que le nom du groupe se termine par (groupe pour autorisation). Si ce n'est pas le cas, merci de contacter le helpdesk, en spécifiant que c'est pour la file Agenda

  5. Les personnes autorisées à ouvrir le calendrier suivent la marche à suivre habituel pour ouvrir le calendrier ainsi partagé.
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