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FAQ

Comment définir un répondeur automatique ?

Il faut configurer votre répondeur directement sur le client web OWA.

Pour ce faire:

  1. Connectez-vous à la plateforme OWA via votre navigateur à l’adresse: https://owa.unil.ch
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur “option"
    auto_1.png
     
  4. Dans options, choisissez “Réponses automatiques” dans l'arborescence sous "Courrier" et "Traitement automatique"

    owa_oof1.png
     
  5. Vous pouvez ensuite cocher l'option “Envoyer des réponses automatiques"

    owa_oof.png

    auto_4.png
  6. Attention sous Exchange il faut définir deux réponses: une pour les collaborateurs Unil et une pour le message provenant de l’extérieur. Pour ce faire cochez “Envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs externes"


    auto_5.png

N’oubliez pas de désactiver l’option à votre retour de vacance !

Comment faire une redirection ?

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

Concernant les employés, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL.

Il faut configurer la règle de redirection directement sur le client web OWA

Dans OWA, vous avez la possibilité de créer des règles de redirection pour trier automatiquement des emails dans des dossiers ou renvoyer l’email directement à une autre adresse. Il existe beaucoup de possibilité d'organisation, nous allons prendre l’exemple d’une redirection automatique d’un email venant d’une adresse.
 

  1. Sélectionnez le menu option via la roue crantée

    redirection1.png
  2. Sélectionnez “organiser la messagerie”
  3. Sous règle de la boite de réception, cliquez sur la croix pour rajouter une règle

    redirection2.png
     
  4. Pour effectuer une redirection cliquez sur “créer une règle pour les messages entrants"

    redirection3.png
  5. Ensuite sélectionnez "A été reçu de” sous “Lorsque le message arrive et…"

    redirection4.png
     
  6. Vous pouvez ensuite ajouter le nom de l’expéditeur qui verra ses messages être réexpédiés:

    redirection5.png

     
  7. Choisissez finalement vers quelle adresse l’email sera redirigé sous “Effectuer les opérations suivantes” —> “redirigé le message vers"

    redirection7.png
     
  8. Enregistrez la règle.

Comment afficher cci dans owa ?

  1. Dans l’application owa.unil.ch, cliquez sur nouveau message.
  2. Vous pouvez ensuite cliquer sur les ‘…’ juste après application:

    champcci_1.png
  3. Sélectionnez “afficher le champ Cci":

    champcci_2.png

Comment afficher les en-têtes d’un mail dans owa ?

Lorsque vous constatez la présence d’un email frauduleux sur votre boite emails (spam, fishing) et que vous désirez le signaler au Helpdesk pour améliorer le filtre anti-spam, il est nécessaire de nous signer les en-têtes du message.

Attention, il faut effectuer cette manipulation sur l’application web (OWA).

  1. Loguez-vous sur https://owa.unil.ch
  2. Sélectionnez l’email frauduleux
  3. Dans la barre d’option, cliquez sur les ...
  4. Sélectionnez “afficher les détails du message"
    détails_message_1-1.png
  5. Une fenêtre “pop-up” apparaît
  6. Copiez l’entièreté des détails que vous pourrez ensuite envoyer au Helpdesk à helpdesk@unil.ch

    détails_message_2.png

Finalement, vous pouvez supprimer l’email frauduleux.

Comment demander une confirmation de lecture ?

Web (OWA)

  1. Créez un nouveau message
  2. Cliquez sur les trois points de suspension
  3. Sélectionnez "afficher les options de messagerie"

    Envoyer_accuse_reception.jpg

     
  4. Cochez la confirmation que vous désirez
    • de lecture : la personne qui va recevoir votre courriel va pouvoir vous confirmer qu'elle a lu votre message (si elle utilise les applications décrites ci-dessus)
    • de réception : Exchange va vous donner une confirmation que le mail a bien été reçu par la personne à laquelle vous l'avez envoyé, mais vous ne saurez pas si celle-ci l'a lu ou pas

      Dialogue_accuse_reception.jpg

  5. Envoyez votre courriel

Windows

  1. Dans un nouveau message, sélectionnez "Options" et choisissez quelle confirmation vous désirez

    Demande_Outlook_accuse_reception.jpg
     
  2. Si vous désirez demander toujours des confirmations de lecture (possible seulement sur Outlook sur PC), sélectionnez "Fichier" --> "Options"
  3. Sous "Courrier", descendez jusqu'à "Suivi" et vous trouverez, comme le montre l'image, les deux options à cocher.

    Options_accuse_reception.jpg

Comment activer la confirmation automatique?

Web (OWA)

  1. Si vous désirez envoyer toujours des confirmations de lecture, sélectionnez "Options" --> "Paramètres"

    OWA_OPTIONS.jpg
     
  2. Sur la droite vous trouverez, comme le montre l'image, l'option à cocher.

    OWA_accuse_reception_auto.jpg

Windows

  1. Si vous désirez systématiquement envoyer des confirmations de lecture, sélectionnez "Fichier" --> "Options"
  2. Sous "Courrier", descendez jusqu'à "Suivi" et vous trouverez, comme le montre l'image, les deux options à cocher.

    Outlook_confirmation_automatique.jpg

Comment afficher tous ses emails ?

iPhone

Par défaut, la configuration d'Exchange sur iPhone n'affiche que les mails de la dernière semaine. Voici comment en afficher plus. PREREQUIS: avoir configuré son iPhone pour Exchange

  1. Aller dans Réglages
     
  2. Sélectionner Mails, Contacts, Calendriers

    iOS_1.png



     
  3.  Sélectionner son compte Exchange

    iOS_2.png
     
  4. Cliquer sur Emails à synchr.

    iOS_3.png

     
  5. Sélectionner une option dans la liste


    iOS_4.png
     
  6. Et voilà, le tour est joué!

C’est quoi la corbeille des corbeilles ?

La “corbeille des corbeilles” est une fonctionnalité Exchange qui permet de récupérer, dans une certaine mesure, des messages qui ont été vidés après suppression.

Attention cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez l’application web OWA ou Outlook. En effet, sur Apple Mail les éléments supprimés de la corbeille ne sont plus disponibles dans la “corbeille des corbeilles”.

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application web OWA.

  1. Sélectionnez la boite “Éléments supprimés”, si cette boite est vide mais vous pensez avoir un email que vous devez récupérer.
  2. Faites un click-droit et sélectionnez “récupérer les éléments supprimés…"

    corbeille_1.png
     
  3. Une fenêtre “pop-up” apparait et vous permet de sélectionner des emails supprimés et vidés que vous désirez récupérer.

    corbeille_2.png
     
  4. Cherchez l’email à récupérer, puis sélectionnez l’email et cliquez sur “récupérer"

    corbeille_3.png
     
  5. Validez

    corbeille_4.png

Attention en ce moment la fonction recherche ne marche pas correctement, il faut chercher l’email manuellement.

Je suis sur Linux, comment configurer ma messagerie ?

Le Ci vous conseille l'utilisation d'OWA (https://owa.unil.ch)

  1. Nous conseillons aux utilisateurs et aux utilisatrices travaillant sur Linux de passer par l'interface web owa.unil.ch. C'est la meilleure solution pour profiter de toutes les possibilités de ce système (mail, agenda, tâches, contacts). L'application Evolution semble prendre en charge les web services Exchange également mais nous ne l'avons pas testé.
  2. Si le quota de 5 Go à disposition ne suffit pas, nous les invitons à contacter notre help desk pour demander une extension dûment justifiée.
  3. Des paramètres génériques sont à disposition pour la configuration d'un logiciel de messagerie tiers en IMAP (gestion de la messagerie uniquement).
  4. Attention, seuls les logiciels mentionnés dans les pages de configuration d'Exchange du Ci sont officiellement supportés.

Une partie du texte de mon message arrive dans une pièce jointe

Certains de vos destinataires vous indiquent qu'ils n'ont pas reçu votre message en entier ou que la fin du message est dans une pièce jointe. Si ce cas vous parle, c'est que vous travaillez probablement sur un Mac avec le logiciel Mail.

Le problème vient du fait que notre serveur de messagerie Exchange reformate le message avant la réception. Dès qu'il voit un fichier attaché, il arrête de chercher du texte et considère tout ce qui suit comme des pièces jointes.

Pour contourner ce problème, procédez comme suit:

  1. Dans le logiciel Mail, cliquez sur Edition
  2. Cliquez ensuite sur Pièces jointes
  3. Cochez les options "Toujours envoyer des pièces jointes compatibles avec Windows" et "Veiller à toujours insérer les pièces jointes en fin de message".

FAQEx_Mail_attached_files.png

Comment vider sa poubelle automatiquement ?

Par défaut, nous n'effaçons aucun mail de votre compte de façon automatisée. Vos mails peuvent s'accumuler et réduire votre quota, notamment dans la poubelle. Vous pouvez configurer votre client de messagerie pour vider le dossier "Éléments supprimés" lorsque vous fermez votre client.

Web (OWA)

  1. connectez-vous à la plateforme OWA via votre navigateur à l’adresse: https://owa.unil.ch
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur “option"
    auto_1.png
     
  4. Dans Options, dans le menu de gauche, déroulez si besoin Courrier, Traitement automatique et cliquez sur Options des messages.
  5. Cocher l'option Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte et sauver en cliquant sur Enregistrer

vider_poubelle_OWA.png

Apple Mail

  1. Dans le menu Mail, sélectionnez Préférences
  2. Sélectionnez l'onglet Comptes
  3. Sélectionnez votre compte UNIL, et l'onglet Comportements des BAL
  4. Veillez à ce que l'option Stocker les messages supprimés sur le serveur soit cochée
  5. et dans le menu Effacer les messages supprimés, sélectionner À la fermeture de Mail

mail_corbeille.png

Outlook PC

  1. Dans le ruban d'Outlook, sélectionnez Fichier

Outlook_vider_poubelle_1.png

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Options

Outlook_vider_poubelle_2.png

  1. Dans Options avancées, cochez l'option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d'Outlook et validez en cliquant sur le bouton OK

Outlook_vider_poubelle_3.png

Thunderbird

  1. Dans le menu Options, sélectionnez Paramètres des comptes

vider_poubelle_tbird_1.png

  1. Pour votre compte UNIL, cliquez sur Paramètres du serveur et cochez Vider la corbeille en quittant

vider_poubelle_tbird_2.png

Stratégie de rétention: l'effacement planifié d'emails

Par défaut, aucun mail n'est effacé automatiquement de votre compte. Si vous souhaitez automatiquement effacer des emails, vous pouvez appliquer des stratégies de rétention dans OWA.

Les stratégies de rétention s'appliquent uniquement sur les dossiers personnels, que vous avez créés vous-mêmes, et non pas sur les dossiers système (Boîte de réception, Calendrier, Éléments effacés, Brouillons, Courrier indésirable, Éléments envoyés, etc.).

  1. connectez-vous à la plateforme OWA via votre navigateur à l’adresse: https://owa.unil.ch
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Faites un click droit sur le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer une stratégie de rétention
  4. Sélectionnez Attribuer une stratégie et la stratégie de votre choix. P. ex. si vous choisissez 1 Week Delete (7 jours), tous les messages reçus il y a plus de 7 jours contenus dans le dossier seront effacés

strategie_retention_OWA.png

Y a-t-il des limitations au niveau des envois ?

Oui, par défaut une adresse email utilisant le serveur SMTP de l'UNIL peut envoyer des mails à 200 destinataires par heure. C'est une limite nécessaire pour éviter qu'un compte compromis puisse envoyer des spams sans limitation. Si vous devez envoyer un nombre plus important de message, privilégiez une liste de distribution, ou contactez le helpdesk.

Comment retirer une adresse de ma liste des expéditeurs bloqués?

Dans certains cas, un utilisateur peut se retrouver sur votre liste d'expéditeurs bloqués. Cela a pour conséquence que les mails de ses expéditeurs sont mis dans le dossier Courrier indésirable.

Pour retirer une adresse de cette liste:

  1. Se loguer sur https://owa.unil.ch
  2. Aller dans les options en cliquant sur la roue crantée en haut à droite

    image-1587468827861.png

  3. Dans le menu de gauche, dérouler les options Courrier, Comptes et sélectionner Bloquer ou autoriser. Descendre jusqu'à Expéditeurs bloqués, sélectionner l'adresse à retirer, cliquer sur la poubelle, et cliquer sur Enregistrer en haut de la page.

    image-1587468857090.png

Comment effacer un compte email sur OS X?

Certaines versions d'Apple Mail sur d'anciens OS X sont boguées (surtout 10.10.5). Si un compte email n'existe plus, ou le mot de passe est faux, le client Apple Mail va envoyer des milliers, voir des millions de requêtes sur nos serveurs de messagerie. Dans ces cas-là, il faut soit mettre à jour l'OS X (recommandé, 10.10.5 n'est plus supporté depuis plusieurs années!), modifier le mot de passe ou retirer le compte si celui-ci est fermé.

Comment retirer son compte UNIL d'Apple Mail:

  1. Dans l’app Mail sur votre Mac, choisissez Mail > Préférences, puis cliquez sur Comptes.

  2. Sélectionnez un compte, puis cliquez sur le bouton Supprimer .

    Remarque : si le compte est utilisé par d’autres apps sur votre Mac, le système vous demande de supprimer le compte dans les Préférences Système Comptes Internet. Cliquez sur le bouton pour ouvrir Comptes Internet, puis décochez la case Mail pour le compte. Pour cesser d’utiliser le compte dans toutes les apps, veillez à ce que le compte soit sélectionné, puis cliquez sur le bouton Supprimer .