Boîte aux lettres partagée

Description du service

Voir aussi l'article concernant ce sujet sur le blog cu Centre informatique.

Une boîte aux lettres partagée (ou shared mailbox):

l'accès y est donné à un ensemble d'utilisateurs;
ces derniers y accèdent à partir de leur compte personnel (leur propre mot de passe);
aucun mot de passe n'y est associé;
aucune licence Microsoft n'est nécessaire pour une telle boîte.

Dorénavant, les boîtes partagées remplacent les comptes génériques qui étaient créés uniquement pour une boîte aux lettres non personnelle (par exemple secretariat.ci@unil.ch).

Les boîtes génériques seront prochainement migrées vers des boîtes partagées.

La création d'une boîte partagée est effectuée depuis la gestion des groupes (voir Boîte partagée depuis Gestion des groupes) :

adresse email de la boîte : nom_abrégé@unil.ch ;
utilisateurs ayant accès à la boîte : les membres du groupe.

Utilisation d'une boîte partagée

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

Outlook Web

Ouvrir outlook.office.com et se connecter avec son compte Unil personnel
Cliquer sur la pastille tout en haut à droite (vos initiales ou votre photo)
Choisir « Ouvrir une autre boîte aux lettres »
Introduire le nom de la boîte partagée et sélectionner la boîte dans le choix proposé
Cliquer sur « Ouvrir »

La boîte partagée s’ouvre dans un nouvel onglet. Si vous n’avez pas le droit d’accès à cette boîte partagée, un message d’erreur est affiché. Il faut alors vérifier avec le responsable de la boîte si vous avez vraiment l’accès. Le ou les responsables de la boîte sont les administrateurs du groupe correspondant (dont le nom abrégé est la partie gauche de l’adresse email).

Outlook for Windows

Lancer l'application Outlook et se connecter avec son compte personnel Unil si ce n'est pas déjà fait
Cliquer sur Fichier
Cliquer sur "Paramètres de compte"
Cliquer sur "Nouveau"
Introduire l'adresse email de la boîte partagée et cliquer sur Connexion
Dans l'écran de connexion, introduire votre adresse mail personnelle Unil et votre mot de passe, puis cliquer sur "Connexion"
Cliquer sur "Terminé", puis "Fermer"
Redémarrer Outlook

La méthode dans le bloc dépliant ci-dessous est incorrecte et à ne pas utiliser, et est conservée uniquement à titre d'archive.

Méthode INCORRECTE (ne pas utiliser)

Problèmes remontés:

Lors de la création d’un nouveau message, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte ne s’affiche pas par défaut dans la liste des expéditeurs potentiels du champ « De ». Il est néanmoins possible de l’ajouter manuellement.
Dans la gestion des signatures dans le client Outlook, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte n’est pas listée dans la liste des comptes pour lesquels il serait possible de définir une signature par défaut pour les nouveaux messages et transferts/réponses. Mais il est possible de créer une signature pour celle-ci, puis, à chaque message, de l’ajouter manuellement.

Démarrer Outlook
Cliquer sur Fichier
Cliquer sur « Paramètres de compte »
Sélectionner votre boîte personnelle UNIL et cliquer sur Modifier
Cliquer sur « Paramètres supplémentaires »
Sélectionner l’onglet « Avancé » et, au-dessous de « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires : », cliquer ajouter
Introduire le nom de la boîte partagée et cliquer "OK", "OK", "Suivant", "Terminé", et "Fermer"
Redémarrer l’application Outlook