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Messagerie

This documentation is available in english here.

Généralités

Si vous ne vous êtes pas connecté·exs à votre messagerie Unil depuis longtemps, et que vous rencontrez des problèmes avec les procédures se trouvant sur cette page, veuillez prendre connaissance de la migration à Exchange Online sur cette page. L'adresse owa.unil.ch n'est plus utilisée.

Cet article a récemment été mis à jour. Si vous y rencontrez des informations erronées ou datées, n'hésitez pas à nous contacter à helpdesk@unil.ch ou par téléphone pour que nous puissions les corriger.

Cet article a été mis à jour le 17 Mars 2023. Les informations qui s'y trouvent devraient être à jour, et vous pouvez les suivre pour vous connecter à votre boîte mail Unil.

Boîte Mail

Via le compte UNIL alloué aux personnes travaillant ou étudiant au sein de l'université, l'UNIL donne accès à une boîte mail personnelle. Celle-ci est habituellement au format prénom.nom@unil.ch, avec une numérotation incrémentée en cas de doublons. Depuis la migration à Exchange Online, les boîtes mail disposent de 100GB de stockage. Il ne devrait donc plus être nécessaire pour vous d'archiver vos mails. Votre boîte mail est synchronisée via Exchange Online, et vous pouvez donc y accéder depuis vos appareils autant via une application mail appropriée que par un navigateur internet.

Pour toute question, n'hésitez pas à consulter notre Foire aux Questions ou, s'il ne s'y trouve pas la réponse, nous contacter.

Fin d'études ou d'emploi

Les boîtes mail UNIL sont ouvertes tant que le compte correspondant l'est; comme le compte UNIL, elle est fermée à la fin des relations contractuelles ou d'études. Ainsi, si vous arrivez au terme de vos études ou de votre emploi, vous aurez six mois pour récupérer les données personnelles que vous souhaitez conserver et avertir les personnes communiquant avec vous via votre adresse UNIL avant la fermeture définitive de votre boite mail.

Accès via un navigateur web (Firefox, Safari, Edge, Chrome, ...)

Outlook Online

logo_owa.png

  1. Ouvrir la page outlook.office.com
  2. Se connecter en entrant son adresse mail UNIL puis son mot de passe
  3. Vous avez désormais accès à toutes les fonctionnalités offertes par votre compte Exchange, soit e-mails, calendriers, contacts, tâches, notes, etc.

Accès via une application (ordinateurs, tablettes, smartphones)

Apple-logo.png macOS

Le CI recommande l'utilisation d'Outlook plutôt que d'Apple Mail, particulièrement pour les personnes employées par l'UNIL. L'utilisation d'Apple Mail avec des grosses boîtes mail peut mener à des problèmes de corruption des données. Les instructions pour Apple Mail se trouvent néanmoins plus bas sur cette page.

Outlook

[Outlook] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendiers, etc.)

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

  1. Ouvrir Microsoft Outlook et entrer son adresse email @unil.ch au démarrage
  2. Une fenêtre de connexion s'ouvre et vous demande de saisir votre mot de passe UNIL
    • Si la connexion a déjà été faite sur un autre produit Microsoft (Excel, Word, etc), l'ajout de votre adresse personnelle se fera automatiquement sans passer par cette fenêtre.

      Capture d’écran 2023-03-06 à 10.24.44.png


  3. Une fois le mot de passe saisi, l'adresse est désormais ajoutée et configurée. La fenêtre suivante devrait alors s'afficher.
  4. Vous pouvez à présent configurer, si nécessaire, un compte supplémentaire en cliquant sur le bouton indiqué sur l'image ci-dessous.

    2.png
[Outlook] Configurer un second compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

  1. Ouvrir l'application Outlook
  2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Outlook puis Préférences...

    Capture d’écran 2022-11-30 à 15.11.47.png
  3. Cliquer sur la vignette Comptes

    3.png
  4. Cliquer sur le symbole +, puis Nouveau compte...

    4.png

  5. Suivre la procédure d'ajout d'un compte Exchange sur Outlook indiquée plus haut.
[Outlook] Ajouter une boîte mail partagée avec votre compte personnel

Cette procédure concerne uniquement les boîtes mails partagées plus récentes qui ne possèdent pas un mot de passe propre, mais sont plutôt accessibles via votre compte Unil personnel si la personne responsable de la boîte vous y a donné accès. Si vous voulez ajouter une boîte mail générique qui a son propre mot de passe, il faut suivre la procédure pour ajouter un second compte Exchange qui se trouve plus haut sur la page.

Il n'est pas possible d'ajouter une boîte mail partagée de ce type sur Apple Mail, mais uniquement sur Outlook.

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

  1. Ouvrir l'application Outlook
  2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Outlook, puis Préférences...

    Capture d’écran 2023-03-06 à 09.39.15.png

  3. Sélectionner votre compte personnel dans la barre verticale à gauche, puis cliquer sur Délégation et partage

    Capture d’écran 2023-03-06 à 09.41.09.png

  4. Ouvrir l'onglet Partagés avec moi et cliquer sur le + en bas de la zone blanche

    Capture d’écran 2023-03-06 à 09.42.44.png

  5. Chercher le nom de la boîte mail partagée (p.ex. pour boite-mail-partagee@unil.ch, chercher boite-mail-partagee) et double-cliquer dessus
  6. La boîte mail devrait désormais apparaître dans la fenêtre principale d'Outlook.

Si un message d'erreur apparaît lors de l'ajout de la boîte partagée, merci de vérifier avec la personne responsable de la boîte mail partagée si la permission vous ont bien été accordée, et patienter quelque temps avant de réessayer si cet accord de permission a été fait récemment. Si le problème persiste, merci de contacter le helpdesk.

[Outlook] Archiver ses mails

Il n'est malheureusement pas possible de faire cela sur Outlook for Mac. L'une des options est d'ajouter une boîte mail privée sur Outlook et de déplacer les mails de l'adresse Unil à l'adresse privée.

Apple Mail

[Apple Mail] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)


  1. Ouvrir l'application Mail
  2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Mail et puis Comptes...
  3. Cliquer sur Exchange

    mail_mac_00000.png

  4. Compléter les champs nom et adresse e-mail et cliquer sur Se connecter

    mail_mac_00001.png

  5. Cliquer sur Se connecter (et non Configurer manuellement, qui est obsolète depuis la migration à Exchange Online)

    Capture d’écran 2023-03-06 à 10.45.41.png


  6. Saisir le mot de passe du compte et cliquer sur Se connecter

    mail_mac_00003.png

  7. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et cliquez sur Terminé

    mail_mac_00004.png
[Apple Mail] Archiver ses mails sur macOS

Ces mails ne seront disponibles que sur la machine sur laquelle ils sont archivés, et ne seront donc plus synchronisés sur vos autres appareils ou les serveurs de l'UNIL.

  1. Ouvrir l'application Mail
  2. Cliquer sur le bouton + en bas à gauche de la fenêtre, puis sur Nouvelle boîte aux lettres...

    mail_new_bal_local.png
  1. Sous Emplacement sélectionner Sur mon Mac, sous Nom taper par exemple "Archives" et cliquer sur OK

    mail_name_new_bal.png
  1. Déplacer des mails ou des boîtes aux lettres de votre compte Exchange UNIL dans votre boîte aux lettres d'archives.

    Si vous déplacez plus de 1'000 mails vous risquez de perdre des données. Procédez par paquets de 1'000 mails. N'hésitez pas à appeler notre help desk en cas de doutes.

    mail_archives_mail.png

logoWin.pngWindows

Le Centre Informatique de l'Unil recommande l'utilisation d'Outlook sur vos ordinateurs Windows.

Outlook

[Outlook] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)
  1. Ouvrir Outlook
  2. Aller dans le menu Fichier, puis cliquer sur Ajouter un compte
  3. Compléter les champs Nom, Adresse de messagerie, Mot de passe et Confirmer le mot de passe
  4. Cliquer sur Suivant

    O2013_1-1.png

  5. Cliquer sur Terminer une fois la configuration automatique achevée
  6. Redémarrer Outlook

    O2013_2-1.png

  7. Au lancement d'Outlook, une fenêtre d'authentification apparaît, entrer le nom d'utilisateur·icex sous la forme ad\username et votre mot de passe
  8. Cocher la case pour retenir le mot de passe et cliquer sur OK

    O2013_3.png
[Outlook] Archiver ses mails sur Windows
  • Ouvrir Outlook
  • Aller dans l'onglet Fichier
  • Cliquer sur Paramètres du compte, puis à nouveau sur Paramètre du compte...

    creerPST1.png

  • Cliquer sur Fichiers de données, puis sur Ajouter...
  • Choisir un emplacement, entrer un nom de fichier, et cliquer sur OK

    creerPST2.png
  • Revenir sur votre messagerie
  • Faire un clic droit sur Fichier de données Outlook, puis sélectionner Nouveau dossier...

    outlook_new_bal1.png

  • Entrer le nom du dossier local, par exemple Archives
  • Déposer des mails ou des boîtes aux lettres dans ce dossier

    outlook_achives2.png

iOS (iPhone/iPad/iPod Touch)

Le Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec iOS, mais l'application Outlook fonctionne également.

apple-iphone13-mini.png

  • Fonctionnalités disponibles :
    • mail
    • calendrier
    • contacts
    • rappels
    • notes

Mail iOS Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

  1. Aller dans les Réglages
  2. Sélectionner Mail

    iOS1.png

  3. Appuyer sur Comptes

    iOS2.png

  4. Appuyer sur Ajouter un compte

    iOS3.png

  5. Sélectionner Microsoft Exchange

    iOS4.png

  6. Entrer votre adresse email @unil.ch ainsi qu'une description

    iOS5.png

  7. Sélectionner Se connecter

    iOS6.png

  8. Entrer à nouveau votre adresse email UNIL si le champ n'est pas prérempli, ainsi que votre mot de passe UNIL et continuer

    iOS7.png

  9. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer. Appuyer sur Enregistrer

    iOS8.png

Android

Le Ci recommande l'utilisation des applications natives Android (toutes les fonctionnalités d'Exchange ne sont pas disponibles). L'application Outlook fonctionne également.

  • Fonctionnalités disponibles
    • mail
    • calendrier
    • contacts
    • tâches : application tierce requise
    • notes : application tierce requise

Mail Android Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

  1. Ouvrir l'application Mail et naviguer jusqu'aux paramètres

    01.jpg

  2. Sélectionner Ajouter un compte

    02.jpg

  3. Sélectionner Exchange et Office 365 ou Microsoft 365 selon votre version d'Android

    03.jpg

  4. Compléter le champ Adresse e-mail avec votre adresse email @unil.ch, puis sélectionner Suivant (et non Configuration manuelle)

    04.jpg

  5. Insérer votre mot de passe UNIL

    05.jpg

  6. Appuyer sur Suivant

    06.jpg

  7. La configuration est terminée si vous utilisez une version récente d'Android.
  8. Sur certaines versions d'Android, on peut choisir la période de synchronisation :
    1. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées
    2. Appuyer sur Suivant

      E_Android6.png

    3. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur Activer (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil)

      E_Android8.png
Limitations d'Android & solutions

Android a pour l'instant les limitations suivantes par rapport à Exchange :

  • une seule couleur pour les calendriers
  • pas de support des tâches et des notes

L'application officielle Outlook comble certaines de ces lacunes.


Clients mail génériques

Ces informations sont destinées à des logiciels tiers ne supportant pas Exchange et ses fonctionnalités avancées (calendrier, contacts, tâches, notes).

  • Fonctionnalités disponibles
    • mail

Début 2023, Microsoft désactivera la "Basic Auth" pour des raisons de sécurité. Cela signifie que l'IMAP et le POP cesseront de fonctionner avec plusieurs clients de messagerie, à moins de supporter l’authentification OAuth2. Nous vous conseillons fortement de vous tourner vers Microsoft Outlook ou Apple Mail sur vos appareils. Si cela n'est pas possible, les procédures de configuration à suivre pour les clients supportant l'authentification OAuth2 se trouvent ci-dessous.

Communication de Microsoft sur les configurations IMAP/POP après le passage à OAuth2. Pour le SMTP, voir ci-dessous, rien ne change.

[Thunderbird et tièrces-parties] Ajouter une boîte mail Exchange



Veillez à bien activer les cookies sur votre client afin que l'authentification OAuth2 fonctionne. Pour ce faire :
    1. naviguer jusqu'à Paramètres > Vie privée et sécurité > Contenu Web
    2. activer l'option Accepter les cookies
    3. sous le menu Accepter les cookies tiers, sélectionner Toujours
Une fois cette procédure effectuée, configurez la boîte mail en IMAP ou POP comme indiqué ci-dessous.

Si les Messages envoyés n'apparaissent pas après le chargement des messages, essayez de vous envoyer un message à vous-même, cela devrait résoudre le problème.

IMAP
Screenshot_2023-03-06_11-47-04.png
Serveur IMAP

outlook.office365.com

Nom d'utilisateur IMAP

adresse mail Unil complète (nom.prenom@unil.ch)

Méthode d'authentification

OAuth2

Port

993
Sécurité

SSL/TLS

Si une erreur survient de type "User is authenticated but not connected" :
    1. Se rendre dans Paramètres > Général > Éditeur de configurations
    2. Entrer network.dns.dis dans la barre de recherche
    3. Activer la première option network.dns.disableIPv6 pour qu'elle affiche True

POP3

Nous vous rappelons que nous déconseillons une configuration POP et préconisant une configuration d'Outlook en mode Exchange sur macOS/Windows

Serveur POP3

outlook.office365.com

Username POP3

adresse mail Unil complète (nom.prenom@unil.ch)

Méthode d'authentification

OAuth2

Port

995
Sécurité

SSL/TLS

SMTP (envoi)

Screenshot_2023-03-06_11-48-04.png

Serveur SMTP

smtpauth.unil.ch

Username SMTP

nom d'utilisateur·icex (p.ex. nprenom pour Nom Prenom)

Méthode d'authentification

Normal password

Port

587
Sécurité

STARTTLS (ou SSL/TLS si l'option n'existe pas)


Mail UNIL avec votre messagerie privée

Utiliser le mail de l'UNIL avec votre messagerie privée

Pour les étudiant·exs uniquement!

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

La politique de sécurité du domaine expéditeur peut également explicitement interdire la redirection de ses messages. Dans ces cas, le message arrive dans votre boîte UNIL, mais sera rejeté par la destination finale.

Concernant les employé·exs, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL.

Rediriger les mails vers une autre adresse de messagerie
  1. Se connecter sur https://outlook.office.com avec les identifiants UNIL.
  2. Aller dans le menu Options

    E_transf1-1.png

  3. Dans Règles de boîte de réception, appuyer sur le +

    trans1.png

  4. Sélectionner Créer une règle pour les messages entrants...
  5. Nommer la règle, choisir Appliquer à tous les messages et Transférer le message à...

    trans2.png

  6. Entrer votre adresse de messagerie privée pour le transfert
  7. Cliquer sur Enregistrer
  8. Terminer en acceptant les avertissements