Boîte partagée depuis Gestion des groupes

Créer une boîte partagée

Gestion des groupes
    -> Créer un groupe
        -> Nom abrégé : nom de la boîte, l’adresse email sera « nom_abrégé@unil.ch ».
        -> remplir les autres champs.
        -> Enregistrer.

Retour aux informations sur le groupe …
    -> dans la section « Membres », ajouter les personnes qui doivent accéder à la boîte partagée.
 

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

Dans l’écran qui donne la description du groupe
    -> Cliquer « Modifier » pour les utilisations.
    -> Choisir « Email : Boîte partagée » ET « Autorisation d’accès : Oui ».
    -> Enregistrer.

Retour aux informations sur le groupe …
    -> dans la section « Administration », cliquer sur « Synchroniser »
(suivant votre niveau d’accès le bouton se nomme « Déclencher »).

 
    
Remarques :
•    La boîte est disponible environ 45 minutes après.
•    L’application des droits d’accès aux membres peut nécessiter plusieurs heures.heures (attendre peut-être le lendemain).
•    L’apparition de l’adresse email de la boîte partagée dans la GAL (annuaire intégré à Outlook) peut prendre plus d’un jour.

Ajout/retrait de l’accès à une boîte partagée pour un user

Depuis l’application de Gestion des groupes :
•    Rechercher le groupe correspondant à la boîte partagée.
•    Ajouter/retirer la personne comme membre du groupe.
•    Déclencher la synchronisation du groupe.

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

ATTENTION : L’application des droits d’accès modifiés peut nécessiter plusieurs heures.

Expiration d’une boîte partagée

Dans l’application de gestion des groupes, chaque groupe est créé avec une durée de validité de 1 an. A la fin de cette période, le groupe est expiré ; cela signifie que dans l’Active Directory, le LDAP et l’edu-ID le groupe ne contient plus aucun membre et que aucune personne n’a l’attribut unilMemberOf avec ce groupe.
Pratiquement, lorsque le groupe est expiré, l’accès à la boîte partagée n’est plus possible par les membres du groupe.

Un mois avant l’expiration du groupe, les administrateurs du groupe reçoivent un email d’avertissement. Ils ont la possibilité de prolonger d'un an la validité du groupe.

Suppression d’une boîte partagée

Pour supprimer une boîte partagée, il faut supprimer le groupe dans la Gestion des groupes.
La boîte est alors détruite automatiquement la nuit suivante.