Annexe 3: Outils informatiques du chef de projet

Liste non exhaustive des outils

Les outils informatiques suivants sont utiliséutilisés àà l’l’UNIL de manièmanière transverse :

Nom (et lien URL)	Description d’d’utilisation	Droits d’accèd’accès
Microsoft Teams	Plusieurs fonctions clefs de communication :  Un chat avec l’accèl’accès au rérépertoire des intervenants de l’l’UNIL Une VisioconféVisioconférence Une accessibilitéaccessibilité aux informations du calendrier de MS Outlook Une accessibilitéaccessibilité aux informations de MS OneDrive et des applications de la suite Office 365 Les rèrègles de ces fonctions sont dédécrites ci-aprèaprès : Une plateforme GED via MS SharePoint via les «« ééquipes »» pour le partage de documents et informations pendant la réréalisation du projet. Note : Il serait possible d’impléd’implémenter des processus de validation des livrables projet dans l’l’outil. Des canaux de communication de type «« news »»	Il faut un accèaccès àà MS Office 365 Pour les ééquipes, il faut avoir étéété autoriséautorisé àà l’accèl’accès de l’él’équipe
Microsoft Outlook	Deux fonctions principales : Gestion des courriels Gestion du calendrier	Il faut un accèaccès àà MS Office 365
Microsoft Office 365	RéRéalisation de documents et stockage de documents avec OneDrive	Il faut un accèaccès àà MS Office 365
GitHub	Gestion des cartes descriptives des demandes de dédéveloppement pour les ééquipes internes	Il faut travailler avec les ééquipes de dédéveloppement
ZenHub	Outil de visualisation Kanban sur la base des cartes GitHub.Ce dernier possèpossède des outils de workflow pour assurer l’l’automatisation des mises àà jour entre les Kanban.	Il faut travailler avec les ééquipes de dédéveloppement & les ééquipes projets
Orchestra	Outils de gestion de projet en ligne permettant principalement : La réréalisation du calendrier projet (GANTT) La gestion des ressources du projet La gestion des risques du projet Le lien avec les documents selon la MPRO Les rapports d’éd’état/Flash report des projets avec des vues selon les besoins (projet, programme, portfolio)	Il faut un compte SWITCHedu-ID Il faut travailler avec les ééquipes projets
GEDUNIL via Microsoft SharePoint	Gestion Electronique de Documents (GED) servant principalement pour l’l’archivage, notamment pour les documents projets àà la clôclôture du projet. Note : C’C’est un doublon du SharePoint des ééquipes dans MS Teams	Il faut un accèaccès àà MS Office 365 Pour les espaces de stockage, il faut avoir étéété autoriséautorisé àà l’accèl’accès.
Espace de démarche projet dans GEDUNIL	Un des espaces de la GEDUNIL donnants accès aux divers documents & modèles de la démarche projet de l’UNIL.	Il faut avoir été autorisé à l’accès de cet espace de stockage.
Unil.ch	Intranet et extranet de l’universitél’université de Lausanne comprenant les informations d’d’organisation de l’l’UNIL. Pour la partie projet, il faut se référéférer aux lien CI ainsi qu’qu’aux directives concernant le CI.	Extranet, accèaccès libre Intranet avec un compte SWITCHedu-ID
Wiki de l’l’UNIL	Contient les diffédifférentes documentations internes de l’l’UNIL comme des procéprocédures RH, maintenance informatique, contacts, et autres.	Extranet, accèaccès libre Intranet avec un compte SWITCHedu-ID
DoodleOu FramaDateOu Calendly	Pour la réréalisation de sondage de disponibilitédisponibilité pour les organisations de séséances avec de nombreux participants de diffédifférentes facultéfacultés.	Gratuit, avec une inscription en ligne Non gérégéré par l’l’UNIL
QTest Link	Outil de gestion des tests	TbC
Plug-in QTest	Plug-in de simplification de documentation de workflow de test ou de documentation de changements de l’l’existant.	Gratuit

Optimisation : Les rèrègles de documentation ne sont pas encore assez dédéfinies, des informations pourraient donc se dupliquer dans les ééquipes de Teams, GEDUNIL, Wiki UNIL et unil.ch mais aussi entre les modèmodèles des documents HermèHermès. Chacun doit donc garder cela àà l’l’esprit pour ne pas dupliquer l’l’information mais bien la lier.

Optimisation : Lors de l’arrivél’arrivé de nouveau participants, comme des renforts dans les ééquipes ou des externes, merci d’d’utiliser ce tableau pour les demandes de droits d’accèd’accès.

Orchestra

Les attentes de communication avec Orchestra, hors de la planification du projet, sont les suivantes :

• Enregistrement rérégulier, au plus tard hebdomadaire, des heures investies sur les projets par activitéactivité
• Enregistrement rérégulier, au plus tard avant une revue de projet, des statuts et donnédonnées des projets
• Pour les gestionnaires de projet, un rapport flash Hebdomadaire, donnant les informations sur le statut et l’él’évolution du projet

 

GEDUNIL SharePoint

L’L’utilisation de GEDUNIL est tolérétolérée en connexion lecteur réréseau.

Ce type de connexion crécrée cependant beaucoup de fichiers cachécachés liélié au systèsystème d’d’exploitation, de la machine connectéconnectés, qui se retrouvent alors dans l’l’espace de stockage. AprèAprès la dédéconnexion du lecteur réréseau, il faut nettoyer ces fichiers qui sont alors visible directement dans la version Web.

 

MS Outlook & MS Teams

La gestion des courriels doit se réréduire àà sa plus simple expression afin de respecter les consignes UNIL.

Le standard pour l’él’équipe projet est d’d’indiquer son lieu de travail journalier dans Outlook par le biais d’d’une tache sur la journéjournée & Dans MS Teams par le menu «« Set work location »».

Les réréunions personnelles sont typétypées «« out-of office »» et ils sont caractérisécaractérisés comme «« privéprivé »». PréPréciser dans le calendrier le lieu de travail. PréPréciser toute réréunion externe comme «« out-of office »» & privéprivée.