Annexe 3: Outils informatiques du chef de projet

Liste non exhaustive des outils

Les outils informatiques suivants sont utilisésutilisés àà l’l’UNIL de manièremanière transverse :

Nom (et lien URL)	Description d’d’utilisation	Droits d’accèsd’accès
Microsoft Teams	Plusieurs fonctions clefs de communication :  Un chat avec l’accèsl’accès au répertoirerépertoire des intervenants de l’l’UNIL Une VisioconférenceVisioconférence Une accessibilitéaccessibilité aux informations du calendrier de MS Outlook Une accessibilitéaccessibilité aux informations de MS OneDrive et des applications de la suite Office 365 Les règlesrègles de ces fonctions sont décritesdécrites ci-aprèsaprès : Une plateforme GED via MS SharePoint via les «« équipeséquipes »» pour le partage de documents et informations pendant la réalisationréalisation du projet. Note : Il serait possible d’implémenterd’implémenter des processus de validation des livrables projet dans l’l’outil. Des canaux de communication de type «« news »»	Il faut un accèsaccès àà MS Office 365 Pour les équipes,équipes, il faut avoir étéété autoriséautorisé àà l’accèsl’accès de l’équipel’équipe
Microsoft Outlook	Deux fonctions principales : Gestion des courriels Gestion du calendrier	Il faut un accèsaccès àà MS Office 365
Microsoft Office 365	RéalisationRéalisation de documents et stockage de documents avec OneDrive	Il faut un accèsaccès àà MS Office 365
GitHub	Gestion des cartes descriptives des demandes de développementdéveloppement pour les équipeséquipes internes	Il faut travailler avec les équipeséquipes de développementdéveloppement
ZenHub	Outil de visualisation Kanban sur la base des cartes GitHub.Ce dernier possèdepossède des outils de workflow pour assurer l’l’automatisation des mises àà jour entre les Kanban.	Il faut travailler avec les équipeséquipes de développementdéveloppement & les équipeséquipes projets
Orchestra	Outils de gestion de projet en ligne permettant principalement : La réalisationréalisation du calendrier projet (GANTT) La gestion des ressources du projet La gestion des risques du projet Le lien avec les documents selon la MPRO Les rapports d’état/d’état/Flash report des projets avec des vues selon les besoins (projet, programme, portfolio)	Il faut un compte SWITCHedu-ID Il faut travailler avec les équipeséquipes projets
GEDUNIL via Microsoft SharePoint	Gestion Electronique de Documents (GED) servant principalement pour l’l’archivage, notamment pour les documents projets àà la clôtureclôture du projet. Note : C’C’est un doublon du SharePoint des équipeséquipes dans MS Teams	Il faut un accèsaccès àà MS Office 365 Pour les espaces de stockage, il faut avoir étéété autoriséautorisé àà l’accès.l’accès.
Espace de démarche projet dans GEDUNIL	Un des espaces de la GEDUNIL donnants accès aux divers documents & modèles de la démarche projet de l’UNIL.	Il faut avoir été autorisé à l’accès de cet espace de stockage.
Unil.ch	Intranet et extranet de l’universitél’université de Lausanne comprenant les informations d’d’organisation de l’l’UNIL. Pour la partie projet, il faut se référerréférer aux lien CI ainsi qu’qu’aux directives concernant le CI.	Extranet, accèsaccès libre Intranet avec un compte SWITCHedu-ID
Wiki de l’l’UNIL	Contient les différentesdifférentes documentations internes de l’l’UNIL comme des procéduresprocédures RH, maintenance informatique, contacts, et autres.	Extranet, accèsaccès libre Intranet avec un compte SWITCHedu-ID
DoodleOu FramaDateOu Calendly	Pour la réalisationréalisation de sondage de disponibilitédisponibilité pour les organisations de séancesséances avec de nombreux participants de différentesdifférentes facultés.facultés.	Gratuit, avec une inscription en ligne Non gérégéré par l’l’UNIL
QTest Link	Outil de gestion des tests	TbC
Plug-in QTest	Plug-in de simplification de documentation de workflow de test ou de documentation de changements de l’l’existant.	Gratuit

Optimisation : Les règlesrègles de documentation ne sont pas encore assez définies,définies, des informations pourraient donc se dupliquer dans les équipeséquipes de Teams, GEDUNIL, Wiki UNIL et unil.ch mais aussi entre les modèlesmodèles des documents Hermès.Hermès. Chacun doit donc garder cela àà l’l’esprit pour ne pas dupliquer l’l’information mais bien la lier.

Optimisation : Lors de l’arrivél’arrivé de nouveau participants, comme des renforts dans les équipeséquipes ou des externes, merci d’d’utiliser ce tableau pour les demandes de droits d’accès.d’accès.

Orchestra

Les attentes de communication avec Orchestra, hors de la planification du projet, sont les suivantes :

• Enregistrement régulier,régulier, au plus tard hebdomadaire, des heures investies sur les projets par activitéactivité
• Enregistrement régulier,régulier, au plus tard avant une revue de projet, des statuts et donnéesdonnées des projets
• Pour les gestionnaires de projet, un rapport flash Hebdomadaire, donnant les informations sur le statut et l’évolutionl’évolution du projet

 

GEDUNIL SharePoint

L’L’utilisation de GEDUNIL est toléréetolérée en connexion lecteur réseau.réseau.

Ce type de connexion créecrée cependant beaucoup de fichiers cachéscachés liélié au systèmesystème d’d’exploitation, de la machine connectés,connectés, qui se retrouvent alors dans l’l’espace de stockage. AprèsAprès la déconnexiondéconnexion du lecteur réseau,réseau, il faut nettoyer ces fichiers qui sont alors visible directement dans la version Web.

 

MS Outlook & MS Teams

La gestion des courriels doit se réduireréduire àà sa plus simple expression afin de respecter les consignes UNIL.

Le standard pour l’équipel’équipe projet est d’d’indiquer son lieu de travail journalier dans Outlook par le biais d’d’une tache sur la journéejournée & Dans MS Teams par le menu «« Set work location »».

Les réunionsréunions personnelles sont typéestypées «« out-of office »» et ils sont caractériséscaractérisés comme «« privéprivé »». PréciserPréciser dans le calendrier le lieu de travail. PréciserPréciser toute réunionréunion externe comme «« out-of office »» & privée.privée.