Annexe 3: Outils informatiques du chef de projet
Liste non exhaustive des outils
Les outils informatiques suivants sont utilisés à l’UNIL de manière transverse :
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Nom (et lien URL) |
Description d’utilisation |
Droits d’accès |
| Microsoft Teams |
Plusieurs fonctions clefs de communication :
Les règles de ces fonctions sont décrites ci-après :
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| Microsoft Outlook |
Deux fonctions principales :
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Il faut un accès à MS Office 365 |
| Microsoft Office 365 | Réalisation de documents et stockage de documents avec OneDrive | Il faut un accès à MS Office 365 |
| GitHub | Gestion des cartes descriptives des demandes de développement pour les équipes internes | Il faut travailler avec les équipes de développement |
| ZenHub | Outil de visualisation Kanban sur la base des cartes GitHub.Ce dernier possède des outils de workflow pour assurer l’automatisation des mises à jour entre les Kanban. | Il faut travailler avec les équipes de développement & les équipes projets |
| Orchestra |
Outils de gestion de projet en ligne permettant principalement :
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| GEDUNIL via Microsoft SharePoint |
Gestion Electronique de Documents (GED) servant principalement pour l’archivage, notamment pour les documents projets à la clôture du projet. Note : C’est un doublon du SharePoint des équipes dans MS Teams |
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| Unil.ch | Intranet et extranet de l’université de Lausanne comprenant les informations d’organisation de l’UNIL. Pour la partie projet, il faut se référer aux lien CI ainsi qu’aux directives concernant le CI. |
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| Wiki de l’UNIL | Contient les différentes documentations internes de l’UNIL comme des procédures RH, maintenance informatique, contacts, et autres. |
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| DoodleOu FramaDateOu Calendly | Pour la réalisation de sondage de disponibilité pour les organisations de séances avec de nombreux participants de différentes facultés. |
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| QTest Link | Outil de gestion des tests | TbC |
| Plug-in QTest | Plug-in de simplification de documentation de workflow de test ou de documentation de changements de l’existant. | Gratuit |
Optimisation : Les règles de documentation ne sont pas encore assez définies, des informations pourraient donc se dupliquer dans les équipes de Teams, GEDUNIL, Wiki UNIL et unil.ch mais aussi entre les modèles des documents Hermès. Chacun doit donc garder cela à l’esprit pour ne pas dupliquer l’information mais bien la lier.
Optimisation : Lors de l’arrivé de nouveau participants, comme des renforts dans les équipes ou des externes, merci d’utiliser ce tableau pour les demandes de droits d’accès.
Orchestra
Les attentes de communication avec Orchestra, hors de la planification du projet, sont les suivantes :
- Enregistrement régulier, au plus tard hebdomadaire, des heures investies sur les projets par activité
- Enregistrement régulier, au plus tard avant une revue de projet, des statuts et données des projets
- Pour les gestionnaires de projet, un rapport flash Hebdomadaire, donnant les informations sur le statut et l’évolution du projet
GEDUNIL SharePoint
L’utilisation de GEDUNIL est tolérée en connexion lecteur réseau.
Ce type de connexion crée cependant beaucoup de fichiers cachés lié au système d’exploitation, de la machine connectés, qui se retrouvent alors dans l’espace de stockage. Après la déconnexion du lecteur réseau, il faut nettoyer ces fichiers qui sont alors visible directement dans la version Web.
MS Outlook & MS Teams
La gestion des courriels doit se réduire à sa plus simple expression afin de respecter les consignes UNIL.
Le standard pour l’équipe projet est d’indiquer son lieu de travail journalier dans Outlook par le biais d’une tache sur la journée & Dans MS Teams par le menu « Set work location ».
Les réunions personnelles sont typées « out-of office » et ils sont caractérisés comme « privé ». Préciser dans le calendrier le lieu de travail. Préciser toute réunion externe comme « out-of office » & privée.