Structure d'OLGAH: "Dossier" et "Elément"

Dans OLGAH, un ensemble de documents papier (= contenu d’un classeur, d’une boîte, d’une fourre, etc.) est appelé élément physique. Un document électronique est appelé élément électronique.

Chaque élément doit être rattaché à un dossier. Un dossier est un regroupement de un ou plusieurs éléments liés à une même activité.

L’ensemble des dossiers et éléments transférés aux archives à un instant T constitue un versement.

Exemple 1

Mon unité a mené un projet XY entre 2005 et 2007. Les documents de projets sont rangés dans les 3 classeurs ci-dessous.

Structure

Dans OLGAH, je crée 1 Dossier que je nomme "Projet XY (2005-2007)", dans lequel j'intègre 3 Éléments physiques que je nomme "Initialisation du projet XY", "Conception du projet XY" et "Réalisation et déploiement du projet XY".

Exemple 2

Mon unité traite régulièrement des demandes de bourses. Chaque année, les dossiers sont rangés alphabétiquement dans des boîtes comme ci-dessous.

Structure

Dans OLGAH, je crée un Dossier que je nomme "Bourses 2008", dans lequel j'intègre 2 Éléments physiques que je nomme "Bourses 2008 A-M" et "Bourses 2008 N-Z".