Fonctionnement général

Cette application est destinée à faciliter la gestion d'événements à l'UNILUNIL, en proposant une interface permettant de créer des événements, de gérer lales créationinscriptions et lade participationcontrôler àles ces événementsaccès via un système de billet électronique (e-ticket) contenant un QR code.

Les administrateurs peuvent ainsi créer des événements, puis les participants s'inscrire à ces événements afin d'obtenir leur billet électronique, qui pourra être scanné pour valider l'entrée.

L'application est générique, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leurleurs proprepropres événementnements en toute autonomie, avec les données d'enregistrement requises,requises propres à chaque événement, sans l'aide du Centre informatique.

Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique qui est auto-généré pour chaque événement en fonction des options d'inscription définies aulors niveaude la création de celui-ci, ce qui permet aux participants d'obtenir instantanément leur billet électronique pour l'événement.

Les billets électroniques peuvent ensuite être scannés via l'application web (menu "Scan QR code") ou l'application mobile dédiée, vous trouverez plus d'information sur la page Scan des tickets électroniques.

L'application est donc destinée à 2 types de public, les participants et les organisateurs d'événements.

Participants

Les participants ont seulement accès à la partie publique de l'application, qui permet de consulter la liste des événements et de s'inscrire aux événements.inscrire.

Toute personne, membre de l'UNIL ou non, peut accéder à cette liste et s'inscrire à un ou plusieurs de ces événements.

LesIl participantsy peuventa aussidifférentes manières d'accéder directementà aula formulaireliste d'des événements ou à l'inscription d'à un événement particulieren viaparticulier, suivant le lien directqui associéa été communiqué, pour plus d'information, voir Comment accéder à cet événement, par exemple https://events.unil.ch/e-ticket/register?event=1l'application , (1 étant l'identifiant de l'événement). Ce lien sera affiché dans la liste de vos événements dans la partie administration si vous souhaitez le communiquer directement.

L'identification durant le processus d'inscription est optionnelle.optionnelle, le participant peut choisir de s'inscrire à l'événement sans s'identifier.

Si vous avez besoin de restreindre votre public, vous pouvez pré-importer une liste de participants (depuis un fichier Excel ou directement depuis une campagne Salesforce), afin que seuls ceux-ci puissent confirmer leur inscription. Voir Créer un événement.

 

Si l'événement est complet et que la liste d'attente n'est pas activée pour l'événement, alors l'utilisateur ne pourra pas accéder au formulaire, un message lui indiquera que l'événement est complet (ce message peut être défini lors de la création de l'événement).

Si la liste d'attente est activée pour l'événement, l'utilisateur pourra remplir et envoyer le formulaire, puis :

• si l'événement n'est pas complet, il recevra son e-ticket par e-mail (contenant le QR code). Il lui sera aussi proposé d'ajouter l'événement à son calendrier (fichier ICS)
• si l'événement est complet, il recevra simplement un e-mail lui indiquant qu'il est placé sur liste d'attente, il ne recevra pas de e-ticket.

Le contenu de ces 2 e-mail est à définir lors de la création de l'événement.

Il est ensuite du ressort des administrateurs de l'événement de gérer la liste d'attente, et de renvoyer les e-tickets pour les personnes concernées.

Organisateurs

Les organisateurs d'événements ont accès en plus à la partie administrationadministration, leur permettant de créer et gérer des événements.

L'administrationVoir estComment accessibleaccéder à l'adresse suivante : https://events.unil.ch/e-ticket/managementapplication (oupour en cliquant sur le lien "admin" en haut à droite sur la page publique).l'accès.

Seuls les membres du personnel UNIL sont autorisés à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.

Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :

• Administration des inscriptions
• Administration des participants
• Administration des événements
• Scan de QR codes
• Fonctionnalité d'envoi de mailmails

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.