Fonctionnement général

Cette application est destinée à faciliter la gestion d'événements à l'UNIL, en proposant une interface permettant de créer des événements, de gérer les inscriptions et de contrôler les accès via un système de billet électronique (e-ticket) contenant un QR code (optionnel cependant, il est possible de ne pas envoyer de QR code).

L'application est générique, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leurs propres événements en toute autonomie, avec les données d'enregistrement requises propres à chaque événement, sans l'aide du Centre informatique.

Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique qui est auto-généré pour chaque événement en fonction des options d'inscription définies lors de la création de celui-ci, ce qui permet aux participants d'obtenir instantanément leur billet électronique pour l'événement.

Les billets électroniquesélectroniques, si activés, peuvent ensuite être scannés via l'application web (menu "Scan QR code") ou l'application mobile dédiée,, vous trouverez plus d'information sur la page Scan des tickets électroniques.

L'application est donc destinée à 2 types de public, les participants et les organisateurs d'événements. 

Si vous organisez une conférence pour lequellelaquelle vous souhaitez utiliser des fonctionnalités de e-paiement ou de soumissions d'abstracts, nous vous proposons l'utilisation d'une autre application dédiée "Conférences", veuillez vous référer à la documentation suivante : https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences 

Participants

Les participants ont seulement accès à la partie publique de l'application, qui permet de consulter la liste des événements et de s'inscrire.

Toute personne, membre de l'UNIL ou non, peut accéder à cette liste et s'inscrire à un ou plusieurs événements.

Il y a différentes manières d'accéder à la liste des événements ou à l'inscription à un événement en particulier, suivant le lien qui a été communiqué, pour plus d'information, voir Comment accéder à l'application.

Organisateurs

Les organisateurs d'événements ont accès en plus à la partie administration, leur permettant de créer et gérer des événements. Voir Comment accéder à l'application pour l'accès.

Seules les personnes ayant un compte Edu-ID affilié à l'UNIL sont autorisées à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.

Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :

• Administration des inscriptions : permet de gérer les inscriptions à un événement en particulier (voir les statuts, valider les tickets, gérer la liste d'attente, ajouter manuellement de participants, etc.)
  
• Administration des participants : permet de consulter les données et les inscriptions d'un participant en particulier 
  
• Administration des événements : permet de gérer les événements (voir / créer / modifier / dupliquer / supprimer)
  
• Scan de QR codes : Page permettant de charger une lecteur permettant de scanner un QR code. C'est cette page qu'il faut charger sur les tablettes pour scanner les QR codes si vous n'utilisez pas l'application mobile
  
• Fonctionnalité d'envoiOutil de mailsmailing : Permet simplement d'envoyer un e-mail aux participants d'un événement en fonction de leurs statuts (c'est un simple envoi "one-shot" depuis le serveur, vous n'aurez pas le mail dans votre boite d'envoi etc. Nous vous conseillons d'exporter la liste des participants et d'utiliser votre propre outil de mailing si vous souhaitez avoir des fonctionnalités statistiques/marketing pour votre envoi)
  

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.