Informations à fournir

Afin de vous proposer un prototype qui correspond au mieux à votre demande, nous aurons besoin des informations suivantes :

  • Nom, date et lieu du congrès
  • Adresse du site web vitrine
  • Adresse e-mail à utiliser pour les communications
  • Image d'en-tête
  • Mode de paiement acceptés
  • Liste des options d'inscription
  • Liste des options de soumission
  • Code d'invitation si besoin
  • Liste des personnes devant avoir accès à l'administration
  • Nombre de participants attendus (afin que nous estimions la charge)
  • Date d'ouverture souhaitée pour les inscriptions et les soumissions d'abstracts
  • Toute autre information que vous jugerez utiles

Vous devrez également remplir une demande d’accès au service de e-paiement et la transmettre au service financier. Nous ne pourrons pas configurer la plateforme de e-paiement sans leur validation. Vous trouverez plus d'informations sur la page E-paiement.

Tout ajout/modification/suppresion d'options payantes doit être annoncé au service financier. Nous ne pourrons apporter de modification à la configuration de la plateforme de e-paiement sans l'aval du service financier

Ci dessous quelques détails supplémentaires pour certains des points mentionés.

Nom du congrès

Afin de définir une adresse web pour le congrès, qui sera du type www.conference.unil.ch/nomducongres-registration, un nom concis doit lui être attribué.

Pour les événements ponctuels généralement le nom concis est formé par la concaténation d'une abréviation du titre du congrès et de l'année d'organisation (par exemple event2019). Pour un événement récurrent, le nom concis ne doit pas contenir l’année, afin de pouvoir renouveler l'application toutes les x années sans changer l’adresse d’accès.

Il est aussi conseillé de garder le même nom concis si vous avez déjà un site web vitrine correspondant (de type www.unil.ch/nomducongres).

Quelques exemples :

Titre du congrès Dates Nom attribué
9th International Conference on PhD Education 03 au 05 avril 2014 orpheus2014
Symposium adolescence

07 juin 2018 (récurrente tous les ans)

sympados
48th European Mathematical Genetics Meeting 16 et 17 avril 2020 emgm2020

Site web vitrine

Il sagit du site web vitrine de la conférence, sur lequel généralement vous placerez le lien vers le formulaire d'inscription.

Cela peut être un site web hébergé à l'Université ou ailleurs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez demander à héberger un site Wordpress au Centre Informatique, plus d'information sur la page suivante : https://www.unil.ch/ci/offre-conditions-ouverture-site-web.

Dans un soucis de cohérence, merci si possible d'utiliser le même nom concis pour le site web et l'application d'inscription

Adresse e-mail

Il s'agit de l'adresse e-mail qui sera utilisée pour les communications depuis le site.

Cela doit impérativement être une adresse e-mail UNIL valide.

Vous pouvez utiliser votre adresse UNIL personnelle, mais si vous avez beaucoup de participants nous conseillons l’utilisation d’une adresse e-mail générique liée à la conférence (de type conferencename@unil.ch). Si vous n’en avez pas vous pouvez en demander la création en utilisant les formulaires disponibles en bas de la page suivante : https://www.unil.ch/ci/home/menuinst/catalogue-de-services/authentification-et-comptes/compte-informatique/documentation/formulaires.html

Image d'en-tête

Il s'agit de l'mage qui apparaitra dans l'entête de l'application, généralement la même image que sur le site web vitrine.

Merci de nous fournir l'image dans un format web (jpg, png, ...) et dans une qualité correcte (prévoir une largeur minimale de 1200px si vous souhaitez garder une bonne qualité sur tous les affichages).

Si vous n'en avez pas nous pouvons en mettre une par défaut.

Options de paiement

Par défaut, vous pouvez choisir d'accepter les paiements par carte bancaire ou virement bancaire. Si les 2 types de paiement sont proposés alors le participant pourra choisir sa méthode de paiement lors de l'inscription.

Pour plus d'information sur la procédure de e-paiement, veuillez vous référer à la page E-paiement.

Nous n'avons pas la possibilité de générer des factures, mais si vous êtes capable de les générer de votre côté (et de les communiquer aux participants), alors nous pouvons sans problème ajouter cette option de paiement.

Liste des options d'inscription

Il s'agit de la liste complète des options d'inscription, payantes ou non.Elle viendrons s'ajouter aux informations personnelles déjà demandées dans le formulaire d'inscription.

Exemple d'options d'inscription :

  • Statut : étudiant / professionnel
  • Diner de gala : oui / non
  • Si diner de gala, nom de la personne accompagnante : texte
  • Participation au workshop : oui / non

Liste des options de soumission

Il s'agit de la liste complète des options pour la soumission d'abstract. Par défaut seul le titre et le contenu de l'abstract sont demandés.

Exemple d'options de soumission :

  • Mots-clés : texte, maximum 5
  • Type de présentation : poster / talk

Merci aussi de nous indiquer la restriction du nombre de mots (minimum et maximum) pour le contenu de l'abstract (par défaut 500).

Nous pouvons si nécéssaire ajouter la possiblité de joindre un fichier, en ajout ou remplacement de la saisie du contenu de l'abstract dans l'éditeur WYSIWYG. Cela peut être nécéssaire si l'ajout d'images ou de formules mathématiques complexes est autorisé dans les abstracts (ce qui n'est pas géré par l'éditeur WYSIWYG). Toutefois dans ce cas il ne sera plus possible de générer automatiquement un livre des abstracts.

Code d'invitation

Le code d'invitation permet par défaut d'obtenir l'inscription gratuite.

Si vous avez-vous besoin d’un code d’invitation merci de nous fournir un code.

Accès à l'interface d'administration

Merci de nous indiquer toutes les personnes qui doivent avoir accès à l'interface d'administration (adresses e-mail). Les accès doivent leur être ouvert individuellement de notre côté.

Une personne au minimum doit être désignée pour assurer ces tâches d'administration du congrès. Les membres du comité de sélection des résumés doivent généralement également avoir accès à cette partie de l'application. Ces personnes doivent posséder un compte informatique central à l'UNIL et doivent être introduites par le Ci dans la liste de contrôle d'accès à cette partie de l'application.

Seuls les personnes ayant un accès valide SWITCHaai peuvent obtenir un accès.