Étape 4: Demander le versement

Rappel: le versement doit contenir l’ensemble des dossiers à archiver, qui contiennent eux-mêmes un ou plusieurs éléments physiques et/ou électroniques. Si des dossiers ont été créés en dehors du versement, il est nécessaire de les rattacher au versement.

Trouver le versement à soumettre à UNIRIS

Les versements qui n’ont pas encore été soumis à UNIRIS se trouvent dans le menu de Suivi.

• Pour trouver le versement à soumettre, suivre le chemin suivant: Menu -> Suivi -> Liste des versements.

• Cliquer ensuite sur le numéro du versement concerné:

La partie Critères de recherche permet de filtrer la liste des versements qui apparaît en-dessous, soit par numéro du versement, par Unité versante ou par État du versement.

Les différents états du versement sont les suivants:

Marche à suivre

1.Vérifier les dossiers contenus dans le versement ainsi que les éléments physiques et électroniques contenus dans ces dossiers.

Afin de s’assurer que l’ensemble des dossiers créés ont bien été rattachés au versement,

• aller dans Menu -> Suivi -> Liste des dossiers à verser,
• cliquer sur le bouton « Filtrer » en haut à droite,
• si le filtre « Dans un versement » contient le résultat « Non », cela signifie qu’un ou plusieurs dossiers (nombre entre parenthèse) n’ont pas été rattachés au versement. Dans ce cas, voir l’article Rattacher un dossier à un versement.

Les règles de base pour qu’un versement soit accepté sont les suivantes:

• • un versement doit contenir plusieurs dossiers: un versement doit contenir l’ensemble des archives produites ou reçues par l’unité pendant un minimum d’un an.
  • un versement ne doit pas contenir de documents éliminables
  • la date de fin d’un versement doit être supérieure à 10 ans
  • les intitulés et les descriptions des dossiers et des éléments doivent être explicites en-dehors de votre service (attention aux sigles notamment)
  • les intitulés et les descriptions ne doivent pas être identiques.

2.Soumettre le versement aux archives, qui se traduit sur OLGAH par « demander le versement ».

Suite du processus

La demande de versement est créée. Le statut du versement devient « à valider ».

Une demande de validation apparaît chez le profil archiviste (UNIRIS) qui peut accepter ou refuser ce versement.

Le versement est accepté: son statut passe de « à valider » à « validé ». Le profil producteur reçoit une notification par e-mail lui demandant de contacter UNIRIS pour organiser un transfert vers les locaux des archives.

Le versement est refusé: son statut passe de « à valider » à « créé », ce qui signifie que le versement est ré-ouvert. Le profil producteur reçoit une notification par e-mail lui indiquant que « Malheureusement, certains éléments ont été jugés non conformes aux directives sur les archives ». Il est invité à joindre UNIRIS pour revoir ce versement.

Prochaine étape

Une fois le versement passé à l’état « validé », il est pris en charge par UNIRIS. Il sera enlevé des locaux d’origine pour être conditionné et placé dans les locaux d’archives. A la fin du processus, l’état du versement sera « clôturé ».

Finaliser le versement