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FAQ

Cette page n'est plus à jour. Les procédures qui s'y trouvent concernent la plateforme owa.unil.ch, qui est désormais complètement obsolète, ayant été remplacée par outlook.office.com. Le centre informatique s'excuse du dérangement.

Comment vérifier le quota de sa boîte aux lettres ?

Sur les applications Mail et Outlook sur MacOS, il n'est pas possible d'obtenir le quota de sa boîte aux lettres. Il faut alors passer par owa.unil.ch ou outlook.office.com

Depuis owa.unil.ch 

se rendre dans les options -> Général -> Mon Compte -> "Utilisation de la boîte à lettres"

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Depuis outlook.office.com 

Depuis la roue dentée -> "Afficher tous les paramètres d'Outlook" -> Général -> Stockage

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Comment définir un répondeur automatique ?

Il faut configurer votre répondeur directement sur le client web OWA.Outlook Online.

Pour ce faire:

  1. Connectez-vous à la plateforme OWAOutlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://owa.unil.choutlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur “option"Afficher tous les paramètres d'Outlook"

    auto_1.pngimage.png


     
  4. Dans options, choisissez “Réponses automatiques” dans l'arborescence sous "Courrier" et "Traitement automatique"

    owa_oof1.png
     
  5. Vous pouvez ensuite cocheractiver l'option “Envoyer des réponses automatiques"automatiques activées"

    owa_oof.pngimage.png



    auto_4.png
  6. Attention sous Exchange il faut définir deux réponses: une pour les collaborateurs Unil et une pour le message provenant de l’extérieur. Pour ce faire cochez “Envoyer des réponses automatiqueshors auxde expéditeursvotre externes"organisation"


    auto_5.png

    image.png


N’oubliez pas de désactiver l’option à votre retour de vacance ou de configurer une date de fin !

Comment faire une redirection/transfert de mail ?

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

Concernant les employés, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL.

Nous ne pouvons pas garantir que tous les mails arrivant sur votre boîte UNIL soient transférés vers une boîte mail externe: tout dépend du contenu, ou de l'adresse d'origine d'un message ainsiou quede la politique de sécurité du domaine d'origine.

Il faut configurer la règle de redirection/transfert de mail directement sur le client web OWA.Outlook Online.

Dans OWA,Outlook Online, vous avez la possibilité de créer des règles pour trier automatiquement des emails dans des dossiers ou renvoyer/transférer l’email directement à une autre adresse. Il existe beaucoup de possibilités d'organisation, nous allons prendre l’exemple d’un transfert automatique d’un email venant d’une adresse.
 

  1. Sélectionnez le menu option via la roue crantée en haut à droite et sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"

    redirection1.png

    image.png

  2. Sélectionnez “organiser la messagerie”Courrier”
  3. Sous règle de la boite de réception, cliquez sur la croix pour rajouter une règle

    redirection2.png
     
  4. Pour effectuer une redirection cliquez surSélectionnezcréerTransfert” uneet règle pour les messages entrants"

    redirection3.png
  5. Ensuite sélectionnezcochez "A été reçu de” sous “LorsqueActiver le message arrive et…"

    redirection4.png
     
  6. Vous pouvez ensuite ajouter le nom de l’expéditeur qui verra ses messages être réexpédiés:

    redirection5.png

     
  7. Choisissez finalement vers quelle adresse l’email sera redirigé sous “Effectuer les opérations suivantes” —> “Transférer, rediriger ou envoyer" —> "Transférer le message à..."transfert"

    image-1644570747593.pngimage.png


    Nous

  8. vous
  9. Enregistrezconseillons lad'également règle.cocher "Conserver une copie des messages transférés".

     

Comment afficher cci dans owaoutlook online ?

  1. Dans l’application owa.unil.choutlook.office.com, cliquez sur nouveau message.
  2. Vous pouvez ensuite cliquer sur les ‘…’'Cci' juste après application::

    champcci_1.png

    image.png


  3. SélectionnezVous “afficherpouvez également configurer pour que le champ Cci":s'affiche toujours dans les options:

    champcci_2.png

    image.png

Comment afficher les en-têtes d’un mail dans owaoutlook online ?

Il est maintenant conseillé d'envoyer les spams et phishing reçu directement en tant que pièces jointes à helpdesk@unil.ch plutôt que les entêtes

Lorsque vous constatez la présence d’un email frauduleux sur votre boite emails (spam, fishing)phishing) et que vous désirez le signaler au Helpdesk pour améliorer le filtre anti-spam, il est nécessaire de nous signer les en-têtes du message.

Attention, il faut effectuer cette manipulation sur l’application web (OWA)Outlook Online).

  1. Loguez-vous sur https://owa.unil.choutlook.office.com
  2. Sélectionnez l’email frauduleux
  3. Dans la barre d’option, cliquez sur les ...
  4. Sélectionnez “afficher les détails du message"
    détails_message_1-1.png
  5. image.png

  6. Une fenêtre “pop-up” apparaît
  7. Copiez l’entièreté des détails que vous pourrez ensuite envoyer au Helpdesk à helpdesk@unil.ch

    détails_message_2.png

Finalement, vous pouvez supprimer l’email frauduleux.

Comment demander une confirmation de lecture ?

Web (OWA)Outlook Online)

  1. Créez un nouveau message
  2. Cliquez sur les trois points de suspension

    image.png


  3. Sélectionnez "afficherAfficher les options dedes messagerie"messages..."

    Envoyer_accuse_reception.jpg

     
  4. Cochez la confirmation que vous désirez
    • de lecture : la personne qui va recevoir votre courriel va pouvoir vous confirmer qu'elle a lu votre message (si elle utilise les applications décrites ci-dessus)
    • de réception : Exchange va vous donner une confirmation que le mail a bien été reçu par la personne à laquelle vous l'avez envoyé, mais vous ne saurez pas si celle-ci l'a lu ou pas

      Dialogue_accuse_reception.jpg

      image.png

      Aucune garantie que ces options soient fiables, cela dépend, entre autre, du service de messagerie utilisé par votre correspondant-e ou si iel confirme l'accusé ou non

  5. Envoyez votre courriel

Windows

  1. Dans un nouveau message, sélectionnez "Options" et choisissez quelle confirmation vous désirez

    Demande_Outlook_accuse_reception.jpg
     
  2. Si vous désirez demander toujours des confirmations de lecture (possible seulement sur Outlook sur PC), sélectionnez "Fichier" --> "Options"
  3. Sous "Courrier", descendez jusqu'à "Suivi" et vous trouverez, comme le montre l'image, les deux options à cocher.

    Options_accuse_reception.jpg

Comment activer la confirmation automatique?

Web (OWA)Outlook Online)

  1. Si vous désirez envoyer toujours des confirmations de lecture, sélectionnez "Options"la -->roue "Paramètres"crantée en haut à droite et sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"

    OWA_OPTIONS.jpg

    image.png

  2. Sur la droite vous trouverez, comme le montre l'image, l'option à cocher.

    OWA_accuse_reception_auto.jpg

    image.png


Windows

  1. Si vous désirez systématiquement envoyer des confirmations de lecture, sélectionnez "Fichier" --> "Options"
  2. Sous "Courrier", descendez jusqu'à "Suivi" et vous trouverez, comme le montre l'image, les deux options à cocher.

    Outlook_confirmation_automatique.jpg

Comment afficher tous ses emails ?

iPhone

Par défaut, la configuration d'Exchange sur iPhone n'affiche que les mails de la dernière semaine. Voici comment en afficher plus. PREREQUIS: avoir configuré son iPhone pour Exchange

  1. Aller dans Réglages
     
  2. Sélectionner Mails, Contacts, Calendriers

    iOS_1.png



     
  3.  Sélectionner son compte Exchange

    iOS_2.png
     
  4. Cliquer sur Emails à synchr.

    iOS_3.png

     
  5. Sélectionner une option dans la liste


    iOS_4.png
     
  6. Et voilà, le tour est joué!

C’est quoi la corbeille des corbeilles ?

La “corbeille des corbeilles” est une fonctionnalité Exchange qui permet de récupérer, dans une certaine mesure, des messages qui ont été vidés après suppression.

Attention cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez l’application web OWAOutlook Online ou Outlook. En effet, sur Apple Mail les éléments supprimés de la corbeille ne sont plus disponibles dans la “corbeille des corbeilles”.

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application web OWA.Outlook Online.

  1. Sélectionnez la boite “Éléments supprimés”, si cette boite est vide mais vous pensez avoir un email que vous devez récupérer.s"
  2. FaitesCliquez un click-droit et sélectionnezsurcupérer lesdes éléments supprimés…s de ce dossier…"

    corbeille_1.png

    image.png


     
  3. UneSélectionnez fenêtreensuite “pop-up”les apparait et vous permet de sélectionner des emails supprimés et vidés que vous désirez récupérer.

    corbeille_2.png
     
  4. Cherchez l’emailmessages à récupérer, puis sélectionnez l’emailrer et cliquez sur “récupérer""Restaurer".

    corbeille_3.png

    image.png


     
  5. Validez

    corbeille_4.png

Attention en ce moment la fonction recherche ne marche pas correctement, il faut chercher l’email manuellement.

Je suis sur Linux, comment configurer ma messagerie ?

Le Ci vous conseille l'utilisation d'OWAOutlook Online (https://owa.unil.ch)outlook.office.com)

  1. Nous conseillons aux utilisateurs et aux utilisatrices travaillant sur Linux de passer par l'interface web owa.unil.choutlook.office.com. C'est la meilleure solution pour profiter de toutes les possibilités de ce système (mail, agenda, tâches, contacts). L'application Evolution semble prendre en charge les web services Exchange également mais nous ne l'avons pas testé.
  2. Si le quota de 5 Go à disposition ne suffit pas, nous les invitons à contacter notre help desk pour demander une extension dûment justifiée.
  3. Des paramètres génériques sont à disposition pour la configuration d'un logiciel de messagerie tiers en IMAP (gestion de la messagerie uniquement).
  4. Attention, seuls les logiciels mentionnés dans les pages de configuration d'Exchange du Ci sont officiellement supportés.

Une partie du texte de mon message arrive dans une pièce jointe

Certains de vos destinataires vous indiquent qu'ils n'ont pas reçu votre message en entier ou que la fin du message est dans une pièce jointe. Si ce cas vous parle, c'est que vous travaillez probablement sur un Mac avec le logiciel Mail.

Le problème vient du fait que notre serveur de messagerie Exchange reformate le message avant la réception. Dès qu'il voit un fichier attaché, il arrête de chercher du texte et considère tout ce qui suit comme des pièces jointes.

Pour contourner ce problème, procédez comme suit:

  1. Dans le logiciel Mail, cliquez sur Edition
  2. Cliquez ensuite sur Pièces jointes
  3. Cochez les options "Toujours envoyer des pièces jointes compatibles avec Windows" et "Veiller à toujours insérer les pièces jointes en fin de message".

FAQEx_Mail_attached_files.png

Comment vider sa poubelle automatiquement ?

Par défaut, nous n'effaçons aucun mail de votre compte de façon automatisée. Vos mails peuvent s'accumuler et réduire votre quota, notamment dans la poubelle. Vous pouvez configurer votre client de messagerie pour vider le dossier "Éléments supprimés" lorsque vous fermez votre client.

Web (OWA)Outlook Online)

  1. connectez-vous à la plateforme OWAOutlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://owa.unil.choutlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur “option"
    auto_1.png
     
  4. Dans Options, dans le menu de gauche, déroulez si besoin Courrier, Traitement automatique et cliquez sur Options des messages.
  5. Cocher l'option Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte et sauver en cliquant sur Enregistrer

vider_poubelle_OWA.png

Apple Mail

  1. Dans le menu Mail, sélectionnez Préférences
  2. Sélectionnez l'onglet Comptes
  3. Sélectionnez votre compte UNIL, et l'onglet Comportements des BAL
  4. Veillez à ce que l'option Stocker les messages supprimés sur le serveur soit cochée
  5. et dans le menu Effacer les messages supprimés, sélectionner À la fermeture de Mail

mail_corbeille.png

Outlook PC

  1. Dans le ruban d'Outlook, sélectionnez Fichier

Outlook_vider_poubelle_1.png

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Options

Outlook_vider_poubelle_2.png

  1. Dans Options avancées, cochez l'option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d'Outlook et validez en cliquant sur le bouton OK

Outlook_vider_poubelle_3.png

Thunderbird

  1. Dans le menu Options, sélectionnez Paramètres des comptes

vider_poubelle_tbird_1.png

  1. Pour votre compte UNIL, cliquez sur Paramètres du serveur et cochez Vider la corbeille en quittant

vider_poubelle_tbird_2.png

Stratégie de rétention: l'effacement planifié d'emails

Par défaut, aucunles mailmails n'estdu dossier "Éléments supprimés" sont effacé automatiquementaprès de30 votre compte.jours. Si vous souhaitez automatiquement effacer des emails,emails d'autres dossiers, vous pouvez appliquer des stratégies de rétention dans OWA.Outlook Online.

Les stratégies de rétention s'appliquent uniquement sur les dossiers personnels, que vous avez créés vous-mêmes, et non pas sur les dossiers système (Boîte de réception, Calendrier, Éléments effacés, Brouillons, Courrier indésirable, Éléments envoyés, etc.).

  1. connectez-vous à la plateforme OWAOutlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://owa.unil.choutlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Faites un click droit sur le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer une stratégie de rétention
  4. Sélectionnez Attribuer une stratégie et la stratégie de votre choix. P. ex. si vous choisissez 1 Week Delete (7 jours), tous les messages reçus il y a plus de 7 jours contenus dans le dossier seront effacés

strategie_retention_OWA.png

Y a-t-il des limitations au niveau des envois ?

Oui, par défaut une adresse email utilisant leles serveurservice SMTPExchange Online est limité. Vous trouverez ces limites sur la page officielle de l'UNIL peut envoyer des mails à 200 destinataires par heure.Microsoft. C'est une limite nécessaire pour éviter qu'un compte compromis puisse envoyer des spams sans limitation. Si vous devez envoyer un nombre plus important de message, privilégiez une liste de distribution, ou contactez le helpdesk.

Comment retirer une adresse de ma liste des expéditeurs bloqués?

Dans certains cas, un utilisateur peut se retrouver sur votre liste d'expéditeurs bloqués. Cela a pour conséquence que les mails de ses expéditeurs sont mis dans le dossier Courrier indésirable.

Pour retirer une adresse de cette liste:

  1. Se loguer sur https://owa.unil.choutlook.office.com
  2. Aller dans les options en cliquant sur la roue crantée en haut à droite

    image-1587468827861.png

  3. Dans le menu de gauche, dérouler les options Courrier, Comptes et sélectionner Bloquer ou autoriser. Descendre jusqu'à Expéditeurs bloqués, sélectionner l'adresse à retirer, cliquer sur la poubelle, et cliquer sur Enregistrer en haut de la page.

    image-1587468857090.png

Comment effacer un compte email sur OS X?macOS?

Certaines versions d'Apple Mail sur d'anciens OS X sont boguées (surtout 10.10.5). Si un compte email n'existe plus, ou le mot de passe est faux, le client Apple Mail va envoyer des milliers, voir des millions de requêtes sur nos serveurs de messagerie. Dans ces cas-là, il faut soit mettre à jour l'OS X (recommandé, 10.10.5 n'est plus supporté depuis plusieurs années!), modifier le mot de passe ou retirer le compte si celui-ci est fermé.

Comment retirer son compte UNIL d'Apple Mail:

  1. Dans l’app Mail sur votre Mac, choisissez Mail > Préférences, puis cliquez sur Comptes.

  2. Sélectionnez un compte, puis cliquez sur le bouton Supprimer .

    Remarque : si le compte est utilisé par d’autres apps sur votre Mac, le système vous demande de supprimer le compte dans les Préférences Système Comptes Internet. Cliquez sur le bouton pour ouvrir Comptes Internet, puis décochez la case Mail pour le compte. Pour cesser d’utiliser le compte dans toutes les apps, veillez à ce que le compte soit sélectionné, puis cliquez sur le bouton Supprimer .