2.5 Phase de clôture
Cette phase permet de tirer le bilan du projet et clore les activités résiduelles.
Selon HERMES, la fin du projet comprend toujours une phase de clôture. Celle-ci offre une structure pour terminer un projet de manière systématique, avec un contrôle qualité du projet et des livrables, ainsi qu’un bilan du déroulement du projet.
Les tâches et jalons clés
Préparer la clôture du projet
La préparation de la clôture du projet se déroule généralement en deux temps.
1. Rétrospective du projet
Il s’agit de collecter et documenter les expériences acquises de l’équipe de projet dans une optique d’amélioration continue. Le résultat de cette rétrospective permet de compléter l’évaluation finale du projet.
2. Évaluation finale du projet
Il s’agit de tirer le bilan du projet en termes d’objectifs, de délais, de coûts, de ressources, et d’expériences acquises. Les travaux résiduels sont également indiqués, ainsi que ceux qui devront être éventuellement réalisés hors projet. L’évaluation finale du projet constitue la base de la décision concernant la clôture du projet.
Tâche HERMES: Préparer la clôture du projet
COPIL de fin de phase
La séance du COPIL de fin de phase est organisée par le ou la Chef·fe de projet et réunit tous les membres du Comité de pilotage du projet. Le but de la séance est de valider les points de contrôle afin de prendre une décision sur la clôture du projet, et ainsi permettre la dissolution de l’organisation de projet.
Tâche HERMES : Décider de la clôture du projet
Traitement du reste à faire
Selon les décisions prises lors du COPIL de clôture, certaines actions résiduelles sont encore réalisées, le cas échéant planifiées par le ou la Chef·fe de projet sous forme de travaux de maintenance.
Clôture administrative
Ces travaux purement administratifs sont réalisés par le ou la Chef·fe de projet et visent à clore et à archiver le dossier du projet (PPM, livrables, etc.).
L'implication du métier
En phase de clôture, le métier a pour tâche principale d’assurer que l’exploitation de la solution au sein de son organisation soit pleinement opérationnelle. Autrement dit, il doit avoir intégré le résultat du projet dans son quotidien.
Il participe également à la rétrospective et à l’évaluation finale du projet qui permettent de tirer des expériences précieuses sur le déroulement du projet, et qui fait partie intégrante de l’amélioration continue des équipes de projet.