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La présente politique concerne le traitement par l’UNIL, en particulier le CSE, de vos données personnelles collectées dans le cadre de la captation des cours et lors de l’évaluation des enseignements (validation, examens), que ce soit en tant qu’utilisateur de Zoom ou de participant aux cours en présentiel. Elle est datée du 13/10/2020.
La présente politique n’a trait qu’aux données traitées par l’Université. Le recours à Zoom implique toutefois également l’acceptation par l’utilisateurs des conditions d’utilisation (https://zoom.us/fr-fr/terms.html) et de la politique en matière de confidentialité (https://zoom.us/fr-fr/privacy.html) de Zoom, documents dont nous vous invitons à prendre connaissance.
La version de Zoom utilisée est la version 5.2.2, qui inclut un chiffrement GCM-AES.256 offrant une protection accrue des données. Pour de plus amples informations : https://zoom.us/docs/doc/Zoom-Security-White-Paper.pdf.
En l’absence d’accord, veuillez-vous abstenir de recourir aux services de Zoom. Tout accès et utilisation de votre part seront interprétés comme une acceptation de cette politique.
Zoom propose une fonctionnalité qui permet à l’enseignant d’enregistrer ses cours. Dans l’optique de permettre d’assurer aux étudiants un suivi aussi optimum que possible, le recours à cette fonctionnalité est vivement recommandée, mais elle n’est pas obligatoire. A supposer que l’enseignant souhaite y recourir, elle n’est autorisée qu’à la condition d’avoir lieu de manière locale sur le disque dur de l’ordinateur utilisé par l’enseignant pour dispenser son cours (option « enregistrer sur l’ordinateur »).
L’enregistrement d’un cours au moyen de l’option cloud est interdite. Si elle devait néanmoins intervenir, l’utilisateur est seul responsable des risques encourus et répond de tout préjudice qui pourrait résulter pour l’UNIL d’un enregistrement des cours sur l’option cloud proposée par Zoom (option « enregistrer sur le cloud »), qu’il s’engage par la présente à indemniser en cas de violation de cette interdiction.
1. Données personnelles collectées
Lorsque vous créez un profil utilisateur puis vous connectez à Zoom, les données personnelles suivantes sont obtenues par le biais de SWITCHaai :
a. prénom;
b. nom de famille;
c. adresse de courriel;
d. institution (Université ou Haute Ecole d’appartenance);
e. appartenance aux groupes UNIL;
f. photo de profil (facultatif)
Certaines utilisations de Zoom peuvent nécessiter la diffusion en directe dans une salle virtuelle de votre image et/ou de votre voix, voire de celles de tiers intervenant dans le cadre de la dispense d’un cours (étudiants ou intervenants) par l’intermédiaire d’un système de captation se trouvant sur votre ordinateur, tablette ou smartphone ou au moyen d’un autre appareil prévu à cet effet, ainsi que de supports visuels (diapositives, textes, etc.) présents sur votre ordinateur, tablette ou smartphone par l’intermédiaire de l’option de partage d’écran (« Contenu »), ce dans le but d’atteindre les objectifs visés au point 2.
Une telle utilisation peut être rendue nécessaire dans le cadre de la dispense des enseignements et des évaluations y relatives (examens et validations).
Si vous refusez de partager le Contenu lors de l’utilisation de Zoom dans le cadre des évaluations (examens et validations), vous ne pourrez pas y prendre part.
Si vous ne souhaitez pas partager le Contenu lors de l’utilisation de Zoom dans le cadre de réunions, de conférences ou de certains enseignements, vous avez la possibilité de désactiver votre webcam et votre microphone. A supposer que la prise de captation se fasse dans le cadre de la dispense d’un cours donné en présentiel, certaines de vos données personnelles, comme votre voix, sont susceptibles d’être enregistrées lors de toute intervention que vous pourriez avoir dans ce cadre.
2. Buts du traitement
- Attribuer les accès aux salles virtuelles ;
- Permettre d’échanger avec d’autres participants ;
- Permettre de présenter des supports visuels;
- Identifier et valider votre participation aux événements en ligne;
- Permettre la captation et le suivi des cours pour les étudiants.
Ces différents traitements sont justifiés par une base légale ou par l’accomplissement de tâches publiques de l’UNIL (obtention de crédits ECTS).
3. Partage des données
A Zoom/administrateurs UNIL :
a. prénom;
b. nom de famille;
c. adresse de courriel;
d. institution (Université ou Haute Ecole d’appartenance);
e. appartenance aux groupes UNIL (uniquement à Zoom);
f. photo de profil (si renseignée) (uniquement aux administrateurs UNIL)
Aux propriétaires des salles virtuelles Zoom de l’UNIL et autres participants présents dans les mêmes salles virtuelles que vous :
a. prénom;
b. nom de famille;
c. image ;
d. voix ;
e. photo de profil (si renseignée) ;
f. supports visuels ;
Ces données sont utilisées dans les buts précités et ne sont en aucun cas vendues à des tiers (p. ex. marketing).
L’UNIL peut être amenée à divulguer vos données personnelles dans le cadre d’une procédure civile, pénale ou administrative, à la demande d’une autorité ou pour se conformer à une obligation légale.
4. Localisation et protection de vos données
Toutes les données envoyées vers et depuis la plateforme sont chiffrées et ne sont donc pas accessibles lors de leur transit.
Les données personnelles traitées au moment de la prise de captation des cours sont hébergées à l’UNIL.
Les données personnelles traitées au moment de la création d’un compte sur Zoom sont susceptibles d’être stockées dans les centres de données de Zoom sis aux Etats-Unis d’Amérique, transfert auquel vous avez expressément consenti en créant votre compte et auquel il vous est toujours possible de renoncer en clôturant votre compte. En cette hypothèse, vous comprenez qu’il ne vous sera cependant le cas échéant plus possible de recourir aux services de Zoom.
5. Demandes d’accès, modification ou suppression des données
Envoyer un courriel à : elearning@unil.ch
Votre photo de profil peut être librement modifiée ou supprimée dans votre profil.
6. Durée de conservation
Vos données personnelles sont conservées par l’UNIL :
a. aussi longtemps que l’accès aux événements (enseignement, évaluations, réunions, etc.) auxquels vous êtes inscrits le nécessite, et;
b. pour les personnes immatriculées auprès de l’UNIL, tout au plus un an après la date de votre exmatriculation;
c. pour le personnel de l’UNIL, tout au plus un an après l’expiration de vos rapports de travail avec l’UNIL ;
d. pour les personnes qui ne sont pas immatriculées auprès de l’UNIL, après une période d’inutilisation de la plateforme Zoom d’une année.
Les données personnelles faisant l’objet d’une procédure administrative, civile ou pénale, produite à la demande d’une autorité ou pour se conformer à une obligation légale de la part de l’UNIL peuvent, le cas échéant, être conservée pour une durée plus longue.
7. Contact
Centre de Soutien à l’Enseignement
Bâtiment Anthropole
Bureau 2126
Université de Lausanne
1015 Lausanne
elearning@unil.ch