Skip to main content

Programmer une réunion depuis l'application Bureau

Vous pouvez aussi créer une réunion Zoom très simplement depuis Moodle.
Pour ce faire voyez cette page : "Utiliser Zoom depuis Moodle"

Pour créer une réunion, vous avez trois solutions : soit via la page web de Zoom (unil.zoom.us), soit via l'application bureau, soit via votre page de cours Moodle.

Se rendre dans l'onglet "Programmer" de l'application Bureau

Pour créer une réunion depuis l'application Bureau de Zoom, vous avez deux options: 

  • Cliquez sur le bouton «Programmer» depuis la page d'Accueil de l'application. 
  • Cliquez sur le bouton «+» depuis l'onglet Réunions de l'application. 

image-1607426987579.png

image-1607427011523.png

Attribuer le privilège de programmation

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Web de Zoom (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

image-1606404021146.png

Déterminer les paramètres de la réunion:

Si vous souhaitez activer une option «Inscription obligatoire» à la réunion - qui vous permet de transmettre un lien renvoyant les potentiel·le·s participant·e·s vers un formulaire d'inscription (personnalisable) et d'approuver automatiquement ou manuellement les demandes d'inscription - il est nécessaire de programmer la réunion depuis l'application Web de Zoom. Suivez les étapes mentionnées ici: Programmer une réunion depuis l'application Web

    Si vous souhaitez activer une option « Pré-attribution de salles de discussion» - vous permettant de créer des sous-salles de réunion à l'avance et avant de démarrer la réunion principale - il est nécessaire de programmer la réunion depuis l'application Web de Zoom. Suivez les étapes mentionnées ici: Programmer une réunion depuis l'application Web

    Paramètres de base:

    image-1607427109714.png

    image-1607427122789.png

    • Donnez un titre à votre réunion
    • Déterminez si la réunion sera non périodique (à une date et heure fixe) ou bien périodique
      • Si vous sélectionnez l'option périodique, vous pourrez déterminer la récurrence de la réunion ou choisir l'option "aucune heure fixée". 

    Les réunions non périodiques ont une durée de vie de 30 jours, alors que les réunions périodes ont une durée de vie de 365 jours. 

    • Choisissez le type d'ID de réunion qui sera attribué: l'ID de réunion automatique est un numéro créé et attribué aléatoirement. L'ID de réunion personnelle correspond au numéro de votre salle de réunion personnelle. 

    Pour les évaluations en ligne, et pour les enseignements en ligne, nous vous recommendons d'utiliser l'ID de réunion automatique, afin d'éviter toute intrusion ou toute perturbation durant vos évaluations ou cours en ligne. 

    Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un « ID créé automatiquement » et un « ID de réunion personnelle », comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez « Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion ». L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                     

    Paramètres de sécurité:
    image-1607427348816.png
    • Définissez un code secret (optionnel) qui sera demandé lorsque les participant·e·s essaient de rejoindre la salle de réunion. 
    • Activez la salle d'attente (optionnel) pour valider l'entrée des participant·e·s, un par un, dans la salle de réunion. 

    Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options avancées de salle d'attente" vous permettant  - entre autres -  d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion:image-1607007179302.pngimage-1607007149495.png

    Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez personnaliser le message et l'apparence de la salle d'attenteimage-1607007205776.png

    Paramètres avancés de la réunion:

    image-1607427411150.png

    • Autoriser les participants à se joindre à tout moment: Permet aux participant·e·s de rejoindre la réunion avant vous ou votre arrivée.
    • Couper le micro des participants à l'entrée: Les participant·e·s auront leur micros désactivés dès leur entrée dans la réunion 
    • Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer: Cochez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs soient requis de s'authentifier à leur compte Zoom sur un domaine spécifique.

    Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les personnes ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.       image-1606406365828.pngimage-1606406346578.png

    Vous pouvez toutefois activer une option «Identifier les participants invités à la réunion» pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participants en surbrillance.image-1606406539507.png

    • Enregistrer automatiquement la réunion: choisissez ici l'enregistrement local de la réunion, l'enregistrement sur le Cloud n'étant pas autorisé à l'UNIL (cf. Politique de confidentialité ZOOM UNIL). 
    Ajouter des co-animateurs:

    image-1607427776761.png

    • Autres animateurs possibles: Pour finir, ajoutez les personnes qui vont participer à la réunion en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch; ...) Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

    Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

    Partager l'invitation: 

    Avant la réunion:

    Une fois tous les paramètres définis, vous allez pouvoir enregistrer votre réunion. Vous arriverez sur la page ou vous pourrez partager le lien de cette dernière. Vous avez également la possibilité de l'enregistrer dans un agenda en ligne.

    Pour partager le lien, vous devez copier l'invitation et la transmettre aux futurs participant·e·s. Rendez-vous dans l'onglet Réunions de l'application Bureau, puis dans «Prochain», cliquez sur le titre de la réunion en question, puis sur le bouton «Copier l'invitation»: 

    image-1607427817747.png

    L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à votre réunion des personnes qui n’auraient pas l'application Bureau de Zoom, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                image-1606405094404.png

    Durant la réunion:

    Si vous êtes en réunion et que qu'un·e participant·e voudrait vous rejoindre mais n'a pas eu le lien, vous pouvez y avoir accès rapidement pendant la réunion, en haut à gauche de votre écran, grâce à l'icône information «i» :

    oartage-info-room.jpg