OnlyOffice

Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.

OnlyOffice est une application web open source intégrée à SWITCHdrive qui vous permet de créer et d’éditer des fichiers Microsoft Office directement depuis votre navigateur. C'est avant tout un outil de collaboration. Vous continuez à utiliser Microsoft Office installé sur votre ordinateur pour travailler au quotidien, et utilisez OnlyOffice pour les projets menés en collaboration.

Utiliser OnlyOffice

Depuis l’interface web de SWITCHdrive, ouvrir un document vous redirige automatiquement vers l’interface d’OnlyOffice.

OnlyOffice embarque toutes les fonctionnalités classiques d’une suite bureautique comme Microsoft Office, mais certaines fonctionnalités avancées ne sont pas supportées (macros VBA, manipulation de tableaux croisés dynamiques limitée à la mise en forme…).

OnlyOffice se base sur le même format de fichiers que la suite Office de Microsoft (OOXML). Il est donc parfaitement compatible avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. En revanche, les fichiers LibreOffice ne sont pas complètement supporté. Vous pouvez les ouvrir, mais vous ne pouvez pas les modifier. Vous avez la possibilité de les convertir avec OnlyOffice. La situation est identique si vous avez encore de vieux fichiers Office (fichier actuel : .docx, ancien .doc). L’application crée un nouveau fichier au format qui lui convient. Toutefois, il faut rester vigilant. Il se peut que des informations (format, mise en page, etc.) soient perdues lors de la conversion.

Créer un nouveau document

Depuis l'interface web de SWITCHdrive, allez dans le dossier où vous voulez créer un document. Cliquez sur l'icône "+" en haut de la page pour ouvrir le menu. Choisissez le type de document que vous voulez créer : document, feuille de calcul ou présentation.

Choisir l'une de ces options affichera l'interface d'OnlyOffice où vous pourrez commencer à éditer votre document.

Collaborer avec OnlyOffice

En partageant un fichier sur SWITCHdrive avec d’autres personnes, vous leur permettez aussi de le modifier avec OnlyOffice.

Plusieurs personnes peuvent travailler sur le fichier en même temps. OnlyOffice vous montre les modifications en temps réel et le nom des personnes qui travaillent sur le document.

Si vous comptez utiliser cette fonctionnalité avec vos collègues, il est impératif d’éditer les documents uniquement depuis OnlyOffice. En effet, si un membre du groupe modifie le fichier en local sur son ordinateur pendant que vous travaillez depuis un navigateur, vos modifications pourraient être perdues.

Il est possible de commenter des passages et d’activer le suivi des modifications pour mieux suivre l’évolution du document. L’application intègre aussi un chat qui vous permet de discuter avec les personnes travaillant sur le document.