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FAQ

Cette page n'est plus à jour. Les procédures qui s'y trouvent concernent la plateforme owa.unil.ch, qui est désormais complètement obsolète, ayant été remplacée par outlook.office.com. Le centre informatique s'excuse du dérangement.

Comment vérifier le quota de sa boîte aux lettres ?

Depuis la migration vers Exchange Online, les quotas ont fortement augmenté et un

Sur les applications Mail et Outlook sur MacOS, il n'est pas possible d'obtenir le quota de sa boîte aux lettres. Il faut alors passer par outlook.office.com

Depuis outlook.office.com 

Depuis la roue dentée -> "Afficher tous les paramètres d'Outlook" -> Général -> Stockage

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Comment définir un répondeur automatique ?

Il faut configurer votre répondeur directement sur le client web Outlook Online.

Pour ce faire:

  1. Connectez-vous à la plateforme Outlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"

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  4. Dans options, choisissez “Réponses automatiques” dans l'arborescence sous "Courrier" et "Traitement automatique"

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  5. Vous pouvez ensuite activer l'option “Réponses automatiques activées"

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  6. Attention sous Exchange il faut définir deux réponses: une pour les collaborateurs Unil et une pour le message provenant de l’extérieur. Pour ce faire cochez “Envoyer des réponses hors de votre organisation"


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N’oubliez pas de désactiver l’option à votre retour de vacance ou de configurer une date de fin !

Comment faire une redirection/transfert de mail ?

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

Concernant les employés, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL.

Nous ne pouvons pas garantir que tous les mails arrivant sur votre boîte UNIL soient transférés vers une boîte mail externe: tout dépend du contenu, de l'adresse d'origine d'un message ou de la politique de sécurité du domaine d'origine.

Il faut configurer la règle de redirection/transfert de mail directement sur le client web Outlook Online.

Dans Outlook Online, vous avez la possibilité de créer des règles pour trier automatiquement des emails dans des dossiers ou renvoyer/transférer l’email directement à une autre adresse. Il existe beaucoup de possibilités d'organisation, nous allons prendre l’exemple d’un transfert automatique d’un email venant d’une adresse.
 

  1. Sélectionnez le menu option via la roue crantée en haut à droite et sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"

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  2. Sélectionnez “Courrier”
  3. Sélectionnez “Transfert” et cochez "Activer le transfert"

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    Nous vous conseillons d'également cocher "Conserver une copie des messages transférés".

     

Comment afficher cci dans outlook online ?

  1. Dans l’application outlook.office.com, cliquez sur nouveau message.
  2. Vous pouvez ensuite cliquer sur les 'Cci' :

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  3. Vous pouvez également configurer pour que le champ s'affiche toujours dans les options:

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Comment afficher les en-têtes d’un mail dans outlook online ?

Il est maintenant conseillé d'envoyer les spams et phishing reçu directement en tant que pièces jointes à helpdesk@unil.ch plutôt que les entêtes

Lorsque vous constatez la présence d’un email frauduleux sur votre boite emails (spam, phishing) et que vous désirez le signaler au Helpdesk pour améliorer le filtre anti-spam, il est nécessaire de nous signer les en-têtes du message.

Attention, il faut effectuer cette manipulation sur l’application web (Outlook Online).

  1. Loguez-vous sur https://outlook.office.com
  2. Sélectionnez l’email frauduleux
  3. Dans la barre d’option, cliquez sur les ...
  4. Sélectionnez “afficher les détails du message"

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  5. Copiez l’entièreté des détails que vous pourrez ensuite envoyer au Helpdesk à helpdesk@unil.ch

Finalement, vous pouvez supprimer l’email frauduleux.

Comment demander une confirmation de lecture ?

Web (Outlook Online)

  1. Créez un nouveau message
  2. Cliquez sur les trois points de suspension

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  3. Sélectionnez "Afficher les options des messages..."
  4. Cochez la confirmation que vous désirez
    • de lecture : la personne qui va recevoir votre courriel va pouvoir vous confirmer qu'elle a lu votre message (si elle utilise les applications décrites ci-dessus)
    • de réception : Exchange va vous donner une confirmation que le mail a bien été reçu par la personne à laquelle vous l'avez envoyé, mais vous ne saurez pas si celle-ci l'a lu ou pas

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      Aucune garantie que ces options soient fiables, cela dépend, entre autre, du service de messagerie utilisé par votre correspondant-e ou si iel confirme l'accusé ou non

Windows

  1. Dans un nouveau message, sélectionnez "Options" et choisissez quelle confirmation vous désirez

    Demande_Outlook_accuse_reception.jpg
     
  2. Si vous désirez demander toujours des confirmations de lecture (possible seulement sur Outlook sur PC), sélectionnez "Fichier" --> "Options"
  3. Sous "Courrier", descendez jusqu'à "Suivi" et vous trouverez, comme le montre l'image, les deux options à cocher.

    Options_accuse_reception.jpg

Comment activer la confirmation automatique?

Web (Outlook Online)

  1. Si vous désirez envoyer toujours des confirmations de lecture, sélectionnez la roue crantée en haut à droite et sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"

    image.png

  2. Sur la droite vous trouverez, comme le montre l'image, l'option à cocher.

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Windows

  1. Si vous désirez systématiquement envoyer des confirmations de lecture, sélectionnez "Fichier" --> "Options"
  2. Sous "Courrier", descendez jusqu'à "Suivi" et vous trouverez, comme le montre l'image, les deux options à cocher.

    Outlook_confirmation_automatique.jpg

Comment afficher tous ses emails ?

iPhone

Par défaut, la configuration d'Exchange sur iPhone n'affiche que les mails de la dernière semaine. Voici comment en afficher plus. PREREQUIS: avoir configuré son iPhone pour Exchange

  1. Aller dans Réglages
     
  2. Sélectionner Mails, Contacts, Calendriers

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  3.  Sélectionner son compte Exchange

    iOS_2.png
     
  4. Cliquer sur Emails à synchr.

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  5. Sélectionner une option dans la liste


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  6. Et voilà, le tour est joué!

C’est quoi la corbeille des corbeilles ?

La “corbeille des corbeilles” est une fonctionnalité Exchange qui permet de récupérer, dans une certaine mesure, des messages qui ont été vidés après suppression.

Attention cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez l’application web Outlook Online ou Outlook. En effet, sur Apple Mail les éléments supprimés de la corbeille ne sont plus disponibles dans la “corbeille des corbeilles”.

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application web Outlook Online.

  1. Sélectionnez la boite “Éléments supprimés"
  2. Cliquez sur “Récupérer des éléments supprimés de ce dossier…"

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  3. Sélectionnez ensuite les messages à récupérer et cliquez sur "Restaurer".

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Je suis sur Linux, comment configurer ma messagerie ?

Le Ci vous conseille l'utilisation d'Outlook Online (https://outlook.office.com)

  1. Nous conseillons aux utilisateurs et aux utilisatrices travaillant sur Linux de passer par l'interface web outlook.office.com. C'est la meilleure solution pour profiter de toutes les possibilités de ce système (mail, agenda, tâches, contacts).
  2. Des paramètres génériques sont à disposition pour la configuration d'un logiciel de messagerie tiers en IMAP (gestion de la messagerie uniquement).

Une partie du texte de mon message arrive dans une pièce jointe

Certains de vos destinataires vous indiquent qu'ils n'ont pas reçu votre message en entier ou que la fin du message est dans une pièce jointe. Si ce cas vous parle, c'est que vous travaillez probablement sur un Mac avec le logiciel Mail.

Le problème vient du fait que notre serveur de messagerie Exchange reformate le message avant la réception. Dès qu'il voit un fichier attaché, il arrête de chercher du texte et considère tout ce qui suit comme des pièces jointes.

Pour contourner ce problème, procédez comme suit:

  1. Dans le logiciel Mail, cliquez sur Edition
  2. Cliquez ensuite sur Pièces jointes
  3. Cochez les options "Toujours envoyer des pièces jointes compatibles avec Windows" et "Veiller à toujours insérer les pièces jointes en fin de message".

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Web (Outlook Online)

  1. connectez-vous à la plateforme Outlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur “option"
    auto_1.png
     
  4. Dans Options, dans le menu de gauche, déroulez si besoin Courrier, Traitement automatique et cliquez sur Options des messages.
  5. Cocher l'option Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte et sauver en cliquant sur Enregistrer

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Apple Mail

  1. Dans le menu Mail, sélectionnez Préférences
  2. Sélectionnez l'onglet Comptes
  3. Sélectionnez votre compte UNIL, et l'onglet Comportements des BAL
  4. Veillez à ce que l'option Stocker les messages supprimés sur le serveur soit cochée
  5. et dans le menu Effacer les messages supprimés, sélectionner À la fermeture de Mail

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Outlook PC

  1. Dans le ruban d'Outlook, sélectionnez Fichier

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  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Options

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  1. Dans Options avancées, cochez l'option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d'Outlook et validez en cliquant sur le bouton OK

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Thunderbird

  1. Dans le menu Options, sélectionnez Paramètres des comptes

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  1. Pour votre compte UNIL, cliquez sur Paramètres du serveur et cochez Vider la corbeille en quittant

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Stratégie de rétention: l'effacement planifié d'emails

Par défaut, les mails du dossier "Éléments supprimés" sont effacé après 30 jours. Si vous souhaitez automatiquement effacer des emails d'autres dossiers, vous pouvez appliquer des stratégies de rétention dans Outlook Online.

Les stratégies de rétention s'appliquent uniquement sur les dossiers personnels, que vous avez créés vous-mêmes, et non pas sur les dossiers système (Boîte de réception, Calendrier, Éléments effacés, Brouillons, Courrier indésirable, Éléments envoyés, etc.).

  1. connectez-vous à la plateforme Outlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Faites un click droit sur le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer une stratégie de rétention
  4. Sélectionnez Attribuer une stratégie et la stratégie de votre choix. P. ex. si vous choisissez 1 Week Delete (7 jours), tous les messages reçus il y a plus de 7 jours contenus dans le dossier seront effacés

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Y a-t-il des limitations au niveau des envois ?

Oui, par défaut une adresse email utilisant les service Exchange Online est limité. Vous trouverez ces limites sur la page officielle de Microsoft. C'est une limite nécessaire pour éviter qu'un compte compromis puisse envoyer des spams sans limitation. Si vous devez envoyer un nombre plus important de message, privilégiez une liste de distribution, ou contactez le helpdesk.

Comment retirer une adresse de ma liste des expéditeurs bloqués?

Dans certains cas, un utilisateur peut se retrouver sur votre liste d'expéditeurs bloqués. Cela a pour conséquence que les mails de ses expéditeurs sont mis dans le dossier Courrier indésirable.

Pour retirer une adresse de cette liste:

  1. Se loguer sur https://outlook.office.com
  2. Aller dans les options en cliquant sur la roue crantée en haut à droite

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  3. Dans le menu de gauche, dérouler les options Courrier, Comptes et sélectionner Bloquer ou autoriser. Descendre jusqu'à Expéditeurs bloqués, sélectionner l'adresse à retirer, cliquer sur la poubelle, et cliquer sur Enregistrer en haut de la page.

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Comment effacer un compte email sur macOS?

Certaines versions d'Apple Mail sur d'anciens OS X sont boguées (surtout 10.10.5). Si un compte email n'existe plus, ou le mot de passe est faux, le client Apple Mail va envoyer des milliers, voir des millions de requêtes sur nos serveurs de messagerie. Dans ces cas-là, il faut soit mettre à jour l'OS X (recommandé, 10.10.5 n'est plus supporté depuis plusieurs années!), modifier le mot de passe ou retirer le compte si celui-ci est fermé.

Comment retirer son compte UNIL d'Apple Mail:

  1. Dans l’app Mail sur votre Mac, choisissez Mail > Préférences, puis cliquez sur Comptes.

  2. Sélectionnez un compte, puis cliquez sur le bouton Supprimer .

    Remarque : si le compte est utilisé par d’autres apps sur votre Mac, le système vous demande de supprimer le compte dans les Préférences Système Comptes Internet. Cliquez sur le bouton pour ouvrir Comptes Internet, puis décochez la case Mail pour le compte. Pour cesser d’utiliser le compte dans toutes les apps, veillez à ce que le compte soit sélectionné, puis cliquez sur le bouton Supprimer .