J'organise une conférence avec plusieurs orateurs et salles

I. Espace de conférence 1

La création d'une "équipe" vous permet de créer un espace où il vous est notamment possible de stocker des fichiers accessibles à tous ses membres et à tenir des visioconférences avec une ou plusieurs salles. 

1. Créer une équipe 

Depuis l'onglet "Equipes" de Microsoft Teams, cliquez sur "Voir toutes vos équipes" au bas de la liste des équipes, puis choisir "Créer une équipe", puis sélectionner le modèle "Autre".

A l'invite du type d'équipe, choisissez l'option "Equipe privée". Donnez alors à votre équipe un nom (p.ex. "Groupe de réflexion sur ..."), puis validez en cliquant sur "Créer".

A l'invite proposant d'ajouter des membres à l'équipe, déclinez en cliquant sur "Ignorer".

2. Ajouter des membres

Accédez au nom de l’équipe et sélectionnez Autres options > Ajouter un membre .

Ajoutez des participants en tapant leur nom ou leur adresse email. Quand vous avez terminé d’ajouter des membres, sélectionnez Ajouter.

3. Rôles 

--> Possible d'attribuer les rôles de membres ou propriétaire, puis dans les salle d'attribuer le rôle de présentateur

II. Espace de conférence 2

Une autre possibilité pour la création d'une conférence consiste à passer par le bouton "Réunions" qui se situe soit à gauche de votre écran teams ou soit dans les trois petits points en bas à gauche de votre écran. Dans ce deuxième cas, vous pouvez faire un clique droit sur le bouton et cliquer sur "Épingler" avant de le retrouver directement sur votre écran lors de votre prochaine connexion. Une fois arrivé sur cette page, vous pouvez programmer des réunions de diverses sortes grâce à "Nouvelle Réunion". Vous pouvez alors remplir toutes les informations sur le nom de l'événement, l'horaire, la périodicité et les adresses emails des participant·es dont la participation est obligatoire.

Après avoir enregistré les paramètres de votre réunion, vous pouvez vous rendre de nouveau sur l'événement dans votre calendrier pour spécifier plusieurs éléments. Vous pouvez vous rendre sur "Options de réunion" pour donner des rôles plus spécifiques ou pour régler la participation en autorisant ou non la caméra par exemple. Pour le cas des rôles plus spécifiques, si vous ne souhaitez pas que les participant·es puissent partager leur écran alors il faudra le spécifier dans l'événement avant son déroulement. Toujours dans "Autres options", il faudra vous rendre dans "Rôles" puis "Qui peut présenter" afin de choisir les personnes qui pourront partager leur écran pendant l'événement.

Une fois l'événement crée, vous pouvez copier le numéro de réunion et le code secret pour l'envoyer aux personnes invitées. Elle pourront alors se connecter en se rendant en ligne sur le site internet de teams ou alors sur l'application dans le bouton "Réunions" en cliquant sur "participer avec un ID". Il est aussi possible de partager le lien de la réunion en vous rendant sur la flèche à côté de "Participer à la réunion" puis sur "Copier le lien de participation".

III. Vidéoconférence-s

1. Créer l'espace de conférence 

Pour créer un espace de réunion réutilisable et accessible à tous facilement nous vous renvoyons à la page dédiée. 

--> Cet espace serait un peu le lobby de la conférence et depuis ce lobby les gens iraient dans les différentes sous-salles pour suivre les présentations des intervenants 

2. Sous-salles 

Dans l'optique ou vous souhaitez organiser une conférence avec plusieurs intervenants et plusieurs salles il est possible de créer des sous-salles à votre salle de réunion principale : 

1. Cliquez sur salles dans la barre supérieure. 

2. Choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer (jusqu’à 50).
   

3. Choisissez comment vous souhaitez affecter les participants : automatiquement, manuellement, choix par les participants.

4. Sélectionnez Créer des salles.

3. Gestion des salles 

A. Affecter les gens 

Soit de façon manuelle :

1. Sélectionnez Affecter des participants. 

2. Choisissez les étudiants à placer dans une salle pour petit groupe en cochant les cases à gauche de leur profil.

3. Répétez les deux premières étapes jusqu’à ce que chaque étudiant ait été affecté à une salle.

4. Sélectionnez Confirmer.
   

Soit de façon automatique : 

Une fois les personnes affectées vous pourrez ouvrir les différentes salles : 

1. Cliquez sur salles dans la barre supérieure. 
2. Cliquez sur Ouvrir les salles afin toutes les déverrouiller simultanément ou glissez votre curseur sur l'une des salles, ouvrez le menu à l'aide de , puis cliquez sur ouvrir la salle.

B. Annonces

Une fois que les salles pour petits groupes ont démarré, envoyez des annonces pour partager des mises à jour ou des invites de temps.

1. Cliquez sur Salles dans la barre supérieure. 

2. Sélectionnez  

3. Tapez votre annonce, puis sélectionnez Envoyer.
   

C. Fermer les salles

Fermer les salles individuellement :

1. Cliquez sur Salles dans la barre supérieure. 
2. Glissez le curseur jusqu'à la salle que vous souhaitez fermer, cliquez sur puis sélectionnez Fermer la salle. 

Pour fermer les salles en même temps :

1. Cliquez sur salles dans la barre supérieure.
2. Cliquez sur Fermer.

4. Enregistrer 

1. Dans la barre supérieure, cliquez sur Autres  

2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Enregistrer et transcrire 
   
   

   
   Vous pouvez ensuite depuis ce menu : démarrer ou arrêter l'enregistrement, démarrer ou arrêter la transcription ainsi que l'afficher. 

Pour enregistrer automatiquement la réunion : Autres > Paramètres > Options de la réunions > Enregistrement et transcription (ces paramètres ne sont pas répliqués dans les sous-salles)

5. Présenter un Powerpoint Live

Si vous êtes déjà en réunion sur Teams, cliquez sur Partager, puis dans la section PowerPoint Live, sélectionnez le fichier PowerPoint que vous souhaitez présenter. Si le fichier n’apparaît pas dans la liste, utilisez l’option Parcourir OneDrive ou Parcourir mon ordinateur pour le retrouver. 

Lorsque vous utilisez PowerPoint Live sur un Mac, la présentation s’affiche automatiquement en plein écran. Il est également possible de mettre en évidence certaines personnes, comme le présentateur ou un intervenant à distance (par exemple, un directeur de thèse), afin qu’elles apparaissent visiblement pour tous les participants tout au long de la réunion.

- Faire un clic droit sur la miniature de la personne puis cliquez sur mettre en évidence pour tout le monde. 

Enfin, Teams permet d’activer un espace de questions-réponses, idéal pour recueillir les réactions ou interrogations des participants en temps réel, sans interrompre le déroulement de la présentation.

• Pour l'activer : Autres > Paramètres > Options de la réunion > Participation > Q&R

6. Présenter un Powerpoint en mode classique 

Le défaut principal de la méthode ci-dessus est que, dans le cas où vous souhaiteriez à la fois partager quelque chose en ligne et sur un projecteur à des personnes présentes dans la salle, vous ne pourrez alors pas voir vos slides en mode présentateur. C'est pour cela que cette alternative peut s'avérer intéressante pour que ni les individus présents dans votre réunion teams, ni les individus présents physiquement ne puissent voir vos notes ou les slides suivantes.

Pour ce faire, vous pouvez ouvrir votre Powerpoint de façon habituelle dans votre ordinateur et ensuite cliquer sur "Partager" dans la réunion Teams. Vous pourrez alors choisir plusieurs vues dont une d'elles vous permettra d'avoir la vue présentateur.