Téléphoner avec Teams

Les fonctionnalités de téléphonies sont disponibles depuis les applications Teams (Windows, Mac, Linux, iOS, Android) et depuis les navigateurs Google Chrome et Microsoft Edge.

Depuis le menu de Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

• Faire de votre ordinateur votre téléphone UNIL
• Faire de votre appareil mobile (smartphone et tablette) votre téléphone UNIL (sans révéler votre numéro)
• Ajouter un collègue à un appel pour obtenir son expertise sur un sujet
• Consulter et transférer un appel vers un autre service plus compétent pour répondre à une question
• Eviter d’être dérangé par des appels ou notifications en dehors de vos heures de travail
• Faire sonner simultanément les 2 téléphones d’un secrétariat
• Dévier automatiquement ses appels vers sa messagerie après 30 sec si vous ne pouvez pas répondre
• Faire patienter en musique un appelant le temps de chercher la réponse à sa demande.

Activer votre téléphone UNIL sur Teams

Pour activer votre numéro de téléphone UNIL dans Teams, vous pouvez remplir ce formulaire en ligne.

Passer un appel

Le pavé de numérotation peut être utilisé comme un téléphone classique pour appeler un numéro de téléphone.

Pour composer un numéro à partir de Teams :

1. Aller dans l'onglet
2. Entrer le numéro de la personne que vous voulez joindre à l’aide du pavé de numérotation situé sur la gauche.
3. Cliquez ensuite sur Appeler  .  

Pour accéder à votre pavé de numérotation pendant un appel, accédez à vos contrôles d’appel et sélectionnez pavé de numérotation .

Répondre à un appel

Lorsque quelqu’un vous appelle, vous recevez une notification qui vous permet d’accepter ou de refuser l’appel.

• Sélectionnez Accepter avec l’audio  répondre avec l’audio uniquement.

• (Uniquement si l'appelant utilise aussi Teams pour téléphoner) Sélectionnez Accepter avec la vidéo   pour accepter l’appel et activer la vidéo également.

• Sélectionnez Refuser l  pour refuser l’appel.

Activer la sonnerie des appels sur les haut-parleurs

Si vous utilisez un casque et que vous ne l'avez pas toujours sur les oreilles, vous pouvez configurer Teams pour que la sonnerie lors d'appel retentisse aussi sur les haut-parleurs de votre ordinateur. Pour cela, il faut :

• Appuyer sur votre photo de profil en haut à droite de Teams
• Aller dans Gérer le compte, puis Appareils
• Modifier le paramètre Sonnerie complémentaire en sélectionnant vos haut-parleurs

Transférer un appel

Transférez un appel en utilisant le nom d'une personne uniquement si vous savez qu'elle utilise Microsoft Teams. 

Pour transférer un appel : 

1. Dans votre fenêtre d'appel, appuyer sur Autres actions , puis.

2. Taper le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel.

   • Si c'est un numéro de l'UNIL et que la personne utilise aussi Teams pour téléphoner, vous pouvez activer la sonnerie en l’absence de réponse. Cette réponse vous rappelle si le destinataire ne répond pas.

3. Pour terminer, appuyer sur Transférer.

Consulter puis transférer

Si vous souhaitez consulter une personne avant de lui transférer un appel, suivez ces étapes :

1. Au cours d’un appel, appuyer Autres actions pour ,  puis .

2. Taper le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel.

3. Lorsque vous êtes prêt, appuyer sur Consulter.

Mettre un appel en attente

Les personnes en attente (vous compris) ne pourront pas voir ou entendre d’autres personnes de l’appel.
Toute personne entendra de la musique lorsqu’elle est mise en attente.

1. Pour mettre un appel en attente, appuyer sur Autres actions , puis appuyer .
2. Pour continuer l'appel, appuyer sur

Ajouter des personnes à un appel

Ajoutez une personne à un appel en utilisant son nom uniquement si vous savez qu'elle utilise Microsoft Teams. 

Avec Teams, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs personnes à un appel en cours :

1. Dans votre fenêtre d'appel, appuyer sur pour afficher la liste des participants
2. Taper le numéro de téléphone de la personne (ou son nom si cette personne utilise aussi Teams) que vous souhaitez ajouter à l'appel

   

3. Un message audio vous informe lorsque la personne rejoint l'appel

Dévier son téléphone

Pour dévier son téléphone :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentaires

   
   

3. Appuyer sur Transférer mes appels et sélectionner où dévier vos appels (messagerie ou vers un autre numéro)

   

   
   

4.  La déviation est activée, fermer simplement la fenêtre en appuyant sur

Désactiver la déviation

Après avoir désactivé la déviation, les paramètres de déviation des appels sans réponse doivent être reconfigurés.

Pour retirer la déviation de votre téléphone :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Transférer vers ..., puis sélectionner Ne pas transférer

   

Dévier les appels sans réponse

Il est impératif d'avoir paramétré une déviation pour les appels sans réponse, afin que vos appels soient convenablement déviés lorsque vous n'êtes pas connecté sur Teams.

Pour configurer une déviation automatique des appels sans réponse après X secondes :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentaires
3. Sélectionner la destination pour la déviation Si sans réponse
4. Sélectionner la durée de sonnerie avant de dévier l'appel

Gérer sa messagerie vocale

Paramétrer sa messagerie vocale

Pour modifier les paramètres de sa messagerie :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentaires
3. Appuyer sur Configurer la messagerie vocale
   
   
4. Définir le comportement et la langue de votre messagerie vocale
   
5. Poursuivre les étapes ci-dessous en fonction de ce que vous souhaitez modifier 
   

   
   

Enregistrer ou modifier un message d'accueil ou d'absence

Message audio

Pour enregistrer un message audio personnalisé :

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Appuyer sur
3. Un appel vers votre messagerie démarre, appuyer sur la touche 2 pour accéder au menu d'enregistrement du message d'accueil ou d'absence
4. Suivre les instructions et appuyer sur les touches adéquates pour enregistrer ou modifier votre message d'accueil ou d'absence.

Message de synthèse vocale

Pour utiliser un message de synthèse vocale personnalisé :

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Taper votre message d'accueil ou d'absence
   

   

3. Appuyer sur pour terminer

Configurer un message d'absence

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Sélectionner quand votre message d'absence doit être lu
   • Nous vous recommandons d'utiliser l'option réponse automatique Outlook, ainsi votre message d'absence sera automatiquement utilisé lorsque vous configurez une réponse automatique sur votre email UNIL
     

     

3. Appuyer sur pour terminer

Ecouter ses messages vocaux

Lorsque vous avez un nouveau message vocal, vous recevrez également ce message par email sur votre adresse UNIL.

La possibilité d'écouter ses messages vocaux depuis l'onglet  en appuyant sur n'est pas disponible.

Pour écouter vos messages vocaux :

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Appuyer sur
3. Un appel vers votre messagerie démarre, appuyer sur la touche 1 pour écouter vos messages

Limiter les notifications sur mobile

Si vous utilisez Teams sur votre téléphone portable, vous pouvez limiter les notifications et sonneries en dehors de vos heures de travail.

1. Ouvrir l'application Teams sur votre téléphone
2. Appuyer sur votre image ou vos initiales en haut à gauche de votre écran
3. Appuyer sur Notifications
   

   

4. Sous Bloquer les notifications, appuyer sur Pendant la période de pause
   
   
5. Paramétrer ensuite des Heures de déconnexion et des Jours de déconnexion

Gérer un numéro de service avec Teams

Sur demande à helpdesk@unil.ch et dans certains cas, des numéros de téléphone de services/secrétariats peuvent être configurés sur Teams avec un menu et une file d'attente et pouvant être utilisés par plusieurs personnes.

Accéder à l'onglet Appel de la file d'attente

Un numéro de service avec file d'attente est lié à un canal d'une équipe Teams permettant ainsi de partager l'accès à ce numéro à tous les membres de cette équipe automatiquement.

1. Sélectionner le canal de votre équipe Teams avec lequel est associé le numéro de service
2. Appuyer sur l'onglet Appels

   

Accepter ou refuser de répondre aux appels du numéro de service

Vous avez la possibilité de définir si vous acceptez ou refusez de répondre aux appels du numéro de service. Ceci est particulièrement utile dans le cas où cette responsabilité est partagée et "tourne" entre plusieurs personnes. Vous pouvez donc modifier ce paramètre au début et à la fin de votre "tour".

Depuis les paramètres du compte

1. Appuyer sur vos initiales (ou avatar) en haut à droite de la fenêtre Teams, puis sur Gérer le compte

   

2.  Sélectionner Appels
3.  Sélectionner l'onglet correspondant à la file d'attente et cocher ou décocher pour accepter ou refuser les appels des numéros de service
   

   

4. Les appels provenant d'un numéro de service sont indiqués sur la notification d'appel

   

Depuis l'onglet Appels du canal associé au numéro de service

Vous pouvez aussi modifier ce paramètre directement depuis l'onglet Appel dans le canal associé au numéro de service.

1. Aller sur le canal de l'équipe Teams associé au numéro de service
2. Accéder à l'onglet Appels
3. Cocher ou décocher la case à côté de votre nom pour accepter ou refuser de répondre aux appels du numéro de service.

Passer un appel avec le numéro de service

Afin d'éviter de dévoiler votre numéro de téléphone direct, vous pouvez émettre un appel avec le numéro de service.

1. Accéder à l'onglet Appels de la file d'attente
2. Composer le numéro de téléphone à appeler avec le pavé numérique
3. Appuyer sur à droite du bouton Appeler
4. Sélectionner Appeler comme ....

Enregistrer un message vocal pour le numéro de service

Pour enregistrer un message audio dans un format compatible avec Teams, veuillez télécharger et installer le logiciel Audacity

Pour enregistrer un nouveau message audio, il faut :

1. Brancher un micro (ou utiliser le micro intégré)
2. S'installer dans un endroit silencieux
3. Ouvrir l'application Audacity
4. Une fois prêt à s'enregistrer, appuyer sur le bouton Enregistrement

   

5. A la fin de votre message, appuyer sur Arrêt

   

6. Pour écouter votre message, appuyer sur Lecture
7. Pour recommencer l'enregistrement, appuyer sur le X à gauche de Piste audio et reprendre à l'étape 4.

   

8. Exporter votre enregistrement au format MP3 depuis le menu Fichier->Exporter->Exporter en MP3

   
   

   

   
   
   
9. Inscrire un nom et Enregistrer le fichier (laisser les autres options par défaut).

   

Configurer les messages d'accueil du numéro de services

Seuls les responsables du numéros de service peuvent configurer les messages d'accueil

Pour modifier les messages d'accueil (heures d'ouvertures, heures de fermeture et jours de fermeture) du numéro de service, il faut :

1. Appuyer sur vos initiales (ou avatar) en haut à droite de la fenêtre Teams, puis sur Gérer le compte

   

2.  Aller dans le menu Appels, puis sélectionner la ligne du service

   

3. Modifier les options de messages d'accueil pour les heures d'ouverture, de fermeture ou des jours fermés (vacances et fériés). Vous pouvez utiliser l'option de Voix de synthèse en inscrivant du texte ou utiliser un message vocale enregistré et appuyer sur Enregistrer