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Planifier ou rejoindre une réunion

Depuis le menu image-1629289250160.20.45.png  Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

  • Consulter votre calendrier et planifier une réunion, afin de pouvoir réunir plusieurs personnes de l'UNIL et/ou des externes pour échanger sur un sujet
  • Rejoindre directement une réunion en ligne en sélectionnant l'événement dans votre calendrier
  • organiser un webinaire, afin de présenter un sujet à des participants (max. 1'000 )
  • organiser un événement en direct, afin d'organiser une conférence (max. 10'000)

Planifier une réunion

  1. Appuyer sur le menu image-1629289250160.20.45.png

  2. Sélectionner Nouvelle réunion.

  3. Saisir un titre pour la réunion et entrer un emplacement.

    Une réunion en ligne est créée par défaut.

  4. Sélectionner une heure de début et de fin et ajouter des détails si nécessaire.

  5. Entrer les noms dans la zone Inviter des personnes pour les ajouter à la réunion.

    Remarque : Pour inviter une personne de l’extérieur de l'organisation, saisir son adresse e-mail. Elle recevra une invitation à participer en tant qu’invité, même si elle ne dispose pas de Microsoft Teams.

  6. Vérifier la disponibilité des invités dans la liste Participants et, si nécessaire, choisir une heure suggérée ou sélectionner l’assistant de planification pour afficher d’autres heures de disponibilité dans la vue du calendrier.

  7. Sous l’option Sélectionner un canal pour la réunion, sélectionner la flèche de déroulement pour gérer les paramètres de confidentialité de la réunion :

    • Pour que la réunion reste privée, sélectionner Aucun.

    • Sélectionner un canal pour ouvrir la réunion aux membres d’une équipe et les y inviter automatiquement

Rejoindre une réunion

Pour rejoindre une réunion, il faut :

  • Appuyer sur le lien transmis par l'organisateur
  • Choisir une des options suivantes :
    • Si vous possédez un compte Microsoft Teams, Télécharger l'application ou Lancer maintenant
    • Si vous n'avez pas de compte, Participer sur le web à la place

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Organiser un webinaire

Pour afficher les sous-titres en français, appuyer sur le bouton image-1629289674576.27.38.png et séléctionner Français

Grâce aux webinaires Microsoft Teams, vous pouvez inscrire vos participants, exécuter des présentations interactives et analyser les données sur les participants pour obtenir des réunions plus performantes.

  1. À partir du Calendrier image-1629708643965.50.34.png, sélectionner la flèche à côté de Nouvelle réunion > Webinaire. image-1629709332255.png

  2. Sélectionner Exigez l'inscription et l’audience souhaitée.

La planification d’un webinaire a deux parties : 

  • Une page de détails pour les présentateurs et les organisateurs.

  • Un formulaire d’inscription pour les participants.

Détails pour les présentateurs et les organisateurs

  1. Ajouter un titre et les présentateurs requis.

  2. Ajouter l’heure souhaitée pour la participation des présentateurs. Elle doit inclure le temps nécessaire pour préparer le webinaire.

  3. Ajouter des notes pour les présentateurs et les organisateurs.

  4. Pour personnaliser le formulaire d’inscription, sélectionner Afficher le formulaire d’inscription.

Formulaire d’inscription pour les participants

Ces détails du formulaire seront visibles par tous les contacts invités au webinaire.

  1. Ajouter un titre et l’heure de début du webinaire pour les participants. 

  2. Ajouter des détails sur le webinaire.

  3. Ajouter le nom et une brève biographie sur le ou les intervenants.

  4. Il est possible de Charger une image qui servira en tant que bannière graphique sur le formulaire.

  5. Le formulaire d’inscription dispose de quelques champs fixes. Sélectionner Ajouter un champ pour en ajouter d’autres. 

  6. Sélectionner Copier le lien d’inscription pour l’utiliser dans les invitations et les promotions du webinaire.

  7. Sélectionner Enregistrer, puis examinez le formulaire d’inscription.

  8. Fermer le formulaire d’inscription, puis sélectionner Envoyer pour envoyer l’invitation aux présentateurs et aux organisateurs. 

Organiser un événement en direct

Une fois l’événement en direct planifié, assurez-vous d’apporter toute modification depuis Microsoft Teams. Ne modifiez pas cet événement dans Outlook.

Les événements en direct Teams sont une extension des réunions Teams qui vous permettent de créer des événements en ligne pour de grands groupes, en ayant plus de contrôle sur la vidéo, les interactions et la création de rapports.

  1. Pour créer un événement en direct dans Teams, sélectionner Réunions Bouton Réunions sur le côté gauche de l’application, puis Nouvelle réunion.

  2. Dans la partie supérieure de la boîte de dialogue, sélectionner Nouvelle réunion > Nouvel événement en direct.

  3. Ajouter le titre, la date et l’heure de la réunion, ainsi que d’autres détails.

  4. Dans la zone Inviter des personnes à votre groupe d’événements, ajouter les noms des personnes qui doivent présenter et créer l’événement.

  5. Sélectionner Suivant.

  6. Sous Autorisations pour les événements en direct, choisir qui peut participer à votre événement en direct.

  7. Effectuer des sélections sous Comment envisagez-vous de produire votre événement?

  8. Sélectionner Planifier.

  9. Sélectionner Obtenir un lien de participation pour copier le code unique. Il s’agit du lien que à publier ou à envoyer à celles et ceux qui assistent à l’événement.

Trucs & Astuces

Pour afficher les sous-titres en français appuyer sur le bouton image-1629289674576.27.38.png et séléctionner Français

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