Accessibilité des archives
Dans une politique de transparence l’Université est attachée à ce que ses archives soient aussi ouvertes que possible aux chercheurs dans le cadre des obligations légales en matière d’archivage.
Les accès possibles selon les profils définis sont les suivants:
- le profil chercheur a accès aux archives librement accessibles. Les chercheur·se·s qui ont besoin de consulter des archives soumises à un délai de protection doivent obtenir une autorisation spéciale du service producteur.
- le profil producteur a accès aux archives publiques et aux archives sous protection de son propre service, et des services qui lui sont affiliés.
- le profil archiviste et assistant-archiviste ont accès à l’intégralité des archives, publiques ou sous protection.
Protection normale
Durant trente ans après la clôture des dossiers seule l’autorité qui a produit les archives (faculté, service…) y a accès. Les tiers (autres services et personnes privées) doivent faire une demande de dérogation motivée, soumise au producteur, qui n’est pas tenu d’y répondre favorablement.
Les documents qui étaient librement accessibles lorsqu’ils étaient dans l’unité le restent après versement aux archives (brochures, affichettes, certaines circulaires…).
Les archives sont librement communicables après un délai de protection ordinaire de 30 ans.
Protection spéciale
Les documents contenant des données personnelles sensibles sont frappés d’un délai de protection spécial:
« Le délai est de 10 ans après la date du décès de la personne concernée, respectivement de 100 ans après la naissance si la date du décès est inconnue et ne peut pas être déterminée sans entraîner un travail disproportionné. Si ni la date du décès ni celle de la naissance ne peut être retrouvée, le délai expire après 100 ans à compter de l’ouverture du dossier. Dans tous les cas, le délai de protection spécial ne peut être inférieur au délai ordinaire. (Loi du 14 juin 2011 sur l’archivage, art. 12) »
Il peut arriver qu’un intérêt public ou privé prépondérant s’oppose à la consultation d’une archives. Dans ce cas l’Université de Lausanne peut restreindre ou interdire l’accès pour une durée limitée au-delà du délai de protection.