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Ré-ouvrir un dossier étudiant·e déjà archivé

Un·e étudiant·e souhaite reprendre une formation après plus de dix ans en dehors de l'UNIL. Son dossier se trouve à UNIRIS, comment procéder ?

Explications

Les dossiers d'étudiant·e·s sont archivés dans OLGAH au moment de leur transfert aux archives, 10 ans après leur clôture. Le processus standard consiste à exporter les dossiers depuis SylviaAcad. (modifier le lien !)

Lorsqu'une personne revient se former dans la même faculté après le délai de 10 ans, le dossier archivé à UNIRIS est restitué à la faculté et complété avec les documents de la nouvelle formation.

Marche à suivre

Pour demander la restitution d'un dossier d'étudiant·e, le processus est le suivant:

1. Aller dans Menu -> Rechercher des éléments,

2. Chercher le dossier en utilisant soit:

  • la recherche simple: entrer par exemple le N° d'archive Sylvia ou le nom et prénom de la personne dans la barre de recherche (encadré rouge) et lancer la recherche;
Recherche_etudiant
Recherche d'un dossier d'étudiant·e
  • la recherche avancée: cliquer sur Recherche avancée (encadré vert) pour combiner plusieurs critères de recherche.
    • cliquer sur l'onglet Personne (encadré violet), entrer les données de l'étudiant·e et cliquer sur Filtrer.
Recherche_avancee_etudiant
Recherche avancée: "Personne"

Note: le critère de recherche Id. personne correspond au PerNum de l'étudiant·e, soit "PN" suivi de 9 chiffres.


3. Dans la liste de résultats, cocher la case du dossier à restituer et cliquer sur Actions -> Demander la restitution des éléments;

Demande_restitution
Recherche: demander la restitution


4. Compléter le formulaire de demande de restitution:

  • Commentaire du demandeur: indiquer brièvement la raison pour laquelle le dossier doit être restitué;
  • Demandeur: le champ est complété automatiquement avec le nom et prénom de l'utilisateur·trice;
  • Destinataire: le champ est complété automatiquement avec le nom et prénom de l'utilisateur·trice. Si le dossier doit être envoyé à une autre personne, entrer son nom et prénom.
  • Adresse d'expédition: si l'adresse du/de la destinataire ne s'affiche pas automatiquement, cliquer sur "..." et sélectionner l'adresse proposée dans la liste.
Formulaire_demande_restitution
Formulaire de demande de restitution


Une fois la demande de restitution validée, UNIRIS se charge de faire parvenir le dossier demandé.