Les 3 âges des archives
Un document naît archive, il ne le devient pas. C’est sa fonction qui évolue au fil du temps selon ce qu’on appelle le cycle de vie des documents. Les premières fonctions principales d’un document sont administrative (gestion) et juridique (preuve). On parle de valeur primaire de l’archive et d’archives courantes. Au fil du temps ces valeurs diminuent: les archives sont alors considérées comme intermédiaires. Lorsque la valeur primaire est épuisée un pourcentage réduit de documents ou dossiers a développé une valeur secondaire répondant à une nouvelle utilité reposant sur la fonction patrimoniale (témoignage). Il s’agit d’archives définitives qui font l’objet d’une conservation historique. Tout le reste est éliminé par des archivistes professionnels.
Les archives courantes (documents actifs)
Cet âge correspond au moment de la création des documents et des dossiers. Il dure tant que ceux-ci sont immédiatement utiles aux affaires qui ont nécessité leur création.
- Les documents ont une forte valeur administrative et juridique.
- La durée d’une archives courante va de sa création à la clôture du dossier.
- Les lieux de conservation sont les bureaux de l’unité concernée.
Les archives intermédiaires (documents semi-actifs)
Lorsque les documents et dossiers cessent d’être d’usage régulier parce que les affaires qu’ils concernent sont terminées, leur conservation s’organise dans un dépôt. Ils y subissent un premier traitement archivistique. Leur valeur de gestion est décroissante; c’est l’usage et les durées d’utilité administrative ou légale qui régissent la conservation de ces documents.
- Les valeurs administrative et légale s’épuisent mais l’unité a encore besoin occasionnellement des documents (par exemple les dossiers du personnel ayant récemment quitté l’unité, le budget de l’année précédente…)
- La plupart des dossiers ont une durée intermédiaire de 10 ans à partir de leur clôture.
- Le lieu de conservation est en général la cave de l’unité concernée.
Les archives définitives (documents inactifs)
Au terme de leur conservation administrative, certains documents ont pris une valeur patrimoniale; ils sont désignés sous le terme d’archives définitives. Tous les autres auront été détruits, par l’application d’un plan d’éliminations basé sur un calendrier de conservation.
- Les dossiers ont perdu leur valeur administrative ou juridique. 10% d’entre eux ont acquis une valeur patrimoniale et sont conservés à UNIRIS. C’est un personnel professionnel qui est en mesure de déterminer cette valeur historique.
- Les dossiers ont plus de 10 ans (plus de 5 ans pour les dossiers d’examens).
- Le lieu de conservation est désormais dans les Archives de l’UNIL (UNIRIS).