Littérature grise

Définition

Sous la dénomination «littérature grise» est regroupé un ensemble de documents imprimés non édités et non diffusés par des canaux commerciaux.

Il s’agit d’un ensemble flou, irrégulier et variable de documents imprimés qui témoignent de l’activité et du développement de l’unité, entrant dans la compétence des archives tout en se rapprochant d’autres genres publiés, donc connus des bibliothèques, comme les actes de congrès, les thèses, les rapports de recherche, les publications gouvernementales, etc.

Cadre

La littérature grise englobe les documents imprimés par l’unité qui échappent au circuit commercial de l’édition et ne font pas l’objet d’un dépôt légal en bibliothèque; il s’agit notamment des affiches, brochures, dépliants, journaux réalisés par l’unité, plaquettes de présentation, rapports d’activité, programmes de cours, règlements, etc.

Le traitement décrit ci-dessous ne concerne pas les documents imprimés pour lesquels des procédures de versement existent déjà (thèses de doctorat et mémoires de master).

Application

CONSERVATION: les unités doivent conserver un exemplaire de chacun des imprimés définis précédemment.

COLLECTE: l’unité conserve un exemplaire de chaque nouvel imprimé. Les documents sériels (brochure d’accueil, programme des cours…) font l’objet d’une obligation de versement et réclament une attention particulière. La collecte des documents ponctuels (invitation à une leçon inaugurale, affiche d’une conférence, etc.) est laissée à l’appréciation de l’unité.

PAPIER ou NUMERIQUE: Les documents sont fournis dans leur format natif. C’est le format papier qui est privilégié si les deux existent.

CLASSEMENT: deux types de classement peuvent être appliqués parallèlement en fonction de la masse d’imprimés, de leurs tailles et des meubles de rangement dans l’unité: un classement par format et un classement chronologique inverse.

ELIMINATION: les imprimés reçus pour information ou en guise de documentation, de même que les doublons des imprimés produits par l’unité, peuvent être éliminés comme des papiers de corbeille.

VERSEMENT A UNIRIS: compte tenu de la pérennité brève des documents de littérature grise il est recommandé aux unités de procéder à un versement annuel. Il n’y a aucune description à faire sur OLGA ou ailleurs.